Come attivare e personalizzare il risponditore automatico su Gmail

Il risponditore automatico è una funzionalità molto comoda per rispondere in automatico alle mail quando non si ha accesso diretto. Ecco come attivarlo e personalizzarlo
SmartWorld team
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Come attivare e personalizzare il risponditore automatico su Gmail

Il risponditore automatico via email, conosciuto anche come "out-of-office reply" o "autoresponder", è una funzione utilizzata per inviare automaticamente una risposta predefinita ai mittenti quando si riceve un'email mentre si è fuori dall'ufficio o dalla sede di lavoro, e in generale temporaneamente non disponibile.

Questa funzione è utile per comunicare a chi invia una mail che la risposta potrebbe subire ritardi, e fornisce allo stesso tempo informazioni importanti sul periodo di assenza o su come contattare qualcun altro in tua assenza. Ormai la stragrande maggioranza dei servizi di posta elettronica forniscono l'opzione risponditore automatico: vediamo come attivarlo e personalizzarli su Gmail.

Indice

A cosa serve il risponditore automatico

Il risponditore automatico, come anticipato, è una funzione che viene utilizzato soprattutto per questioni lavorative, ed è comunemente utilizzato in diverse situazioni:

  • Periodi di ferie: Quando si è in vacanza o fuori dall'ufficio per un certo periodo, si può impostare un risponditore automatico per informare gli invianti che si è appunto in ferie, e che la risposta potrebbe subire ritardi.
  • Assenze temporanee: se si è temporaneamente fuori dall'ufficio per impegni personali o professionali, si può utilizzare il risponditore automatico per comunicare la propria temporanea indisponibilità
  • Emergenze o eventi straordinari: in caso di eventi straordinari come disastri naturali, interruzioni di servizio o altre emergenze, il risponditore automatico può rivelarsi molto utile per comunicare che si potrebbe essere difficilmente raggiungibile e fornire informazioni basilari alle persone che inviano le mail.
  • Invii di massa: il risponditore automatico può essere utilizzato anche per inviare risposte automatiche quando si riceve una grandi quantità di email da invii di massa, come per esempio da newsletter o promozioni

Come attivare il risponditore automatico su Gmail

Per attivare il risponditore automatico su Gmail e inviare automaticamente un messaggio predefinito via mail quando si è fuori dall'ufficio o temporaneamente indisponibile, bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al proprio account Gmail sul browser web
  • Nella pagina principale di Gmail, fare clic sull'icona dell'ingranaggio (Impostazioni) nell'angolo in alto a destra della schermata
  • Nel menu a discesa, selezionare "Vedi tutte le impostazioni"
  • Accedere alla scheda "Generali", che dovrebbe essere la prima scheda nella parte superiore delle impostazioni
  • Scorrere verso il basso fino a trovare la sezione "Risponditore automatico fuori sede"
  • Selezionare l'opzione "Attiva risponditore automatico fuori sede"
  • Specificare la data di inizio e la data di fine per il periodo in cui si desidera attivare il risponditore automatico. Su può anche lasciare la data di fine vuota se si vuole attivarlo indefinitamente, fino a quando si decide di disattivarlo manualmente
  • Scrivere il messaggio che si vuole inviare a chi manda email durante il periodo di assenza. Questo messaggio sarà la risposta automatica. Si possono includere informazioni come la data di ritorno prevista, chi contattare in assenza o qualsiasi altra informazione rilevante
  • Si può anche scegliere se si vuole inviare il risponditore automatico solo a persone all'interno della propria azienda o organizzazione, o anche a mittenti esterni selezionando le opzioni relative
  • Fare clic sul pulsante "Salva modifiche" nella parte inferiore della pagina per applicare le impostazioni e attivare il risponditore automatico

In questo modo il risponditore automatico è attivo su Gmail, e invierà automaticamente il messaggio predefinito agli invianti quando si riceve un'email durante il periodo impostato.

È importante ricordare di disattivare il risponditore automatico manualmente quando si torna disponibile per rispondere alle email in modo diretto.

Come disattivare il risponditore automatico su Gmail

Per disattivare il risponditore automatico su Gmail e interrompere l'invio automatico del messaggio predefinito agli invianti, è quindi necessario seguire questi passaggi:

  • Accedere al proprio account Gmail sul browser web
  • Nella pagina principale di Gmail, fare clic sull'icona dell'ingranaggio (Impostazioni) nell'angolo in alto a destra della schermata
  • Nel menu a discesa, selezionare "Vedi tutte le impostazioni"
  • Accedere alla scheda "Generali", che dovrebbe essere la prima scheda nella parte superiore delle impostazioni
  • Scorrere verso il basso fino a trovare la sezione "Risponditore automatico fuori sede"
  • Selezionare l'opzione "Disattiva risponditore automatico fuori sede"
  • Fare clic sul pulsante "Salva modifiche" nella parte inferiore della pagina per applicare le impostazioni e disattivare il risponditore automatico
  • Una volta completati questi passaggi, il risponditore automatico su Gmail sarà disattivato e gli invianti non riceveranno più il messaggio predefinito quando inviano un'email

Ovviamente, come nel caso opposto, il risponditore automatico rimarrà disattivato finché non viene riattivato manualmente seguendo i passaggi per attivarlo.

Come personalizzare il risponditore automatico

Quando si imposta un risponditore automatico, come già anticipato, si può personalizzare il messaggio da inviare agli invianti e specificare la durata della sua attivazione. Inoltre, si può scegliere di inviare il risponditore automatico solo a contatti interni dell'organizzazione o anche a mittenti esterni. Vediamo allora nel dettaglio i passaggi da seguire per personalizzare il risponditore automatico di Gmail:

Per personalizzare il risponditore automatico su Gmail e creare un messaggio che si adatti alle esigenze specifiche durante l'assenza o indisponibilità, bisogna seguire questi passaggi:

  • Accedere al proprio account Gmail sul browser web
  • Nella pagina principale di Gmail, fare clic sull'icona dell'ingranaggio (Impostazioni) nell'angolo in alto a destra della schermata
  • Nel menu a discesa, selezionare "Vedi tutte le impostazioni"
  • Accedere alla scheda "Generali", che dovrebbe essere la prima scheda nella parte superiore delle impostazioni
  • Scorrere verso il basso fino a trovare la sezione "Risponditore automatico fuori sede"
  • Selezionare l'opzione "Attiva risponditore automatico fuori sede".
  • Specificare la data di inizio e la data di fine per il periodo in cui si desidera che resti attivo il risponditore automatico. Come detto, si può anche lasciare la data di fine vuota se si vuole attivarlo a tempo indefinito, fino a quando si decide di disattivarlo manualmente
  • Ora è possibile passare a personalizzare il messaggio del risponditore automatico. Nella casella di testo fornita, scrivere quindi il messaggio che si vuole inviare agli invianti durante il periodo di assenza. Si possono includere informazioni come la data di ritorno prevista, chi contattare in propria assenza, il motivo del periodo di indisponibilità o qualsiasi altra informazione rilevante o che si vuole fornire
  • Con la barra degli strumenti dell'editor si può formattare il testo, aggiungere link, utilizzare elenchi puntati, grassetti e corsivi, per rendere il messaggio più chiaro e professionale

Selezionare anche l'opzione "Invia risponditore automatico solo a persone della mia organizzazione" se si desidera che solo le persone all'interno del proprio dominio di posta elettronica ricevano la risposta automatica.

Se si vuole inviarla anche a mittenti esterni, lasciare questa opzione deselezionata

Fare clic sul pulsante "Salva modifiche" nella parte inferiore della pagina per applicare le impostazioni e personalizzare il risponditore automatico

Ora il risponditore automatico su Gmail è personalizzato secondo le proprie preferenze, e gli invianti riceveranno il messaggio predefinito quando inviano un'email durante il periodo impostato. È sempre importante ricordarsi di disattivare il risponditore automatico manualmente quando si torna disponibile per rispondere alle email in modo diretto, seguendo i passaggi già illustrati per disattivarlo.

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