Come colorare le righe di Excel in modo alternato: guida passo per passo

La potenza di Excel si manifesta anche nella gestione di un numero elevato di righe e di colonne in base alle proprie esigenze. Si tratta di una possibilità che presenta anche un'altra faccia della medaglia ovvero la difficoltà di lettura dei fogli Excel troppo fitti. In realtà bastano piccoli accorgimenti visivi per aggirare il problema. In particolare, una delle soluzioni più strategiche per rendere più leggibili i fogli Excel è utilizzare due colori alternati.

Detto in termini pratici, differenziare le righe pari e dispari per il colore di sfondo. In questo modo diventa più facile scorrere i valori senza perdere di vista la riga di partenza. Più semplice a dirsi che a farsi, almeno all'apparenza perché esiste una soluzione molto rapida per colorare le righe di Excel in modo alternato.

• Perché colorare le righe di Excel
• A cosa serve la Formattazione condizionale di Excel
• Come sfruttare la Formattazione condizionale di Excel
• L'utilità della Formattazione condizionale di Excel
• Colorare le righe di Excel in modo alternato: la procedura

La necessità di andare alla ricerca di una soluzione aggiuntiva per colorare le righe di Excel in modo alternato nasce da una evidenza.

La proposta di Excel per visualizzare le righe con colori alternati presenta alcuni limiti evidenti. In pratica, la funzione Formatta come tabella presente nel software per la produttività personale consente di eseguire l'operazione in modo agile e veloce. Ma con un problema non di secondo piano: cambia il formato della selezione da semplici dati a Tabella.

Questa modifica impatta sull'esperienza d'uso ovvero nel caso in cui si presenti la necessità di aggiornare più volte i dati inseriti. In buona sostanza, si snatura il nostro foglio. La soluzione alternativa fa riferimento alla Formattazione condizionale, una funzionalità di Excel più lineare.

La Formattazione condizionale di Excel fissa una serie di regole in base alle quali l'utente può cambiare l'aspetto di celle, righe o colonne. All'interno delle condizioni è così possibile usare qualsiasi funzione di Excel in grado di restituire un risultato logico ovvero vero o falso.

Fra le numerose funzioni che il software made della società di Redmond mette a disposizione ci sono quelle che permettono di controllare lo stato del foglio stesso o di sue parti. In pratica permette di lavorare con i cosiddetti metadati del foglio. Per far un esempio concreto, con la funzione Rif.Riga, l'utente può ottenere il numero di riga corrente. Ma come fare sfruttarlo per formattare le celle considerando che dobbiamo usare una funzione con un risultato vero o falso?

Ricordando che un numero pari è divisibile per due senza resto, mentre un numero dispari è divisibile per due con un resto di 1, riusciamo a capire come sfruttare la Formattazione condizionale di Excel. La funzione Resto di Excel serve a ottenere il resto di una divisione in numero intero. Quando il numero ordinale di una riga è pari, il resto della sua divisione per due è 0. Al contrario, nel caso di una riga dispari, non può che essere 1.

Arrivati a questo punto, dovendo usare per la formattazione condizionale una condizione Vera, diventa possibile impostare la formula: =Resto(Rif.Riga();2)=0 che si rivela di conseguenza vera per le righe pari e in parallelo l'equivalente =Rest(Rif.Riga();2)=1 per le righe dispari.

L'utilità della Formattazione condizionale di Excel è presto detta: risponde a più condizioni e quindi consente di usare questa soluzione anche in altri contesti, come l'identificazione dei massimi e dei minimi. Va da sé che non è possibile far convivere due formattazioni sul colore di sfondo, ma si tratta comunque di una soluzione strategica per formattare le righe alterne mantenendo la natura del foglio Excel. Dopodiché, al contrario di quanto avviene con la formattazione come tabella, è possibile applicarla al foglio, per poi inserire i risultati in un secondo momento.

Come fare allora a colorare le righe di Excel in modo alternato? Innanzitutto selezionare l'intero foglio Excel facendo clic sull'angolo in alto a sinistra fra la colonna A e la riga 1.

Dopodiché aprire il menu Formattazione condizionale e scegliere Nuova regola. Arrivati a questo punto, nella finestra che si apre scegliere Utilizza una formula per determinare le celle da formattare e nello spazio Formatta i valori inserire =Resto(Rif.Riga(); 2)=0 e poi fare clic su Formato. Nella finestra successiva spostarsi sulla scheda Riempimento e scegliere un colore di sfondo. Dopo aver fatto clic su OK si atterra sulla schermata principale. Fare di nuovo clic su OK per confermare la scelta. L'anteprima consente di capire l'aspetto, ma la formula viene verificata solo alla conferma ed eventuali errori sono restituiti in una finestra. Tutte le righe pari del foglio Excel sono così formattate.

Va da sé come sia possibile fare la stessa cosa su una selezione più ridotta del foglio di calcolo e non solo sull'intero foglio. Infine, non restare che ripetere la procedura usando la formula =Resto(Rif.Riga();2)=1 così da formattare le celle dispari.

Una sola raccomandazione: scegliere un colore di sfondo per il formato che renda la tabella Excel il più leggibile possibile.