Come comprimere un documento Word in 7 semplici modi

Ci sono diversi modi per comprimere documenti Word. Per quanto apparentemente superfluo, ridurre le dimensioni di un file di Microsoft Word ha invece tanti vantaggi, che si apprezzano soprattutto in caso di documenti particolarmente complessi ed elaborati (come ad esempio quelli caratterizzati da immagini), spesso associati a contesti produttivi e professionali.

Questa pratica evita, in primo luogo, una certa lentezza nel caricamento del documento e agevola di conseguenza il lavoro dei computer meno performanti.

Ma ci sono pure tanti altri elementi positivi di cui tenere conto, come condividere velocemente file Word pesante tramite e-mail e l'eliminazione di sgradevoli problematiche di arresti anomali e malfunzionamenti vari che potrebbero danneggiare il file o renderne difficoltosa la sua apertura. 

Alla luce di quanto premesso, in questo articolo vedremo quindi come si fa a comprimere un documento Word grazie ad alcuni metodi particolarmente efficaci, tra cui la compressione delle immagini, che rappresenta di certo il rimedio classico e più conosciuto dagli utenti.

E visto che siamo in tema di scrittura, vi consigliamo di leggere il nostro approfondimento su come installare nuovi font su Windows e Mac, una pratica quest'ultima che potrebbe tornarvi molto utile per arricchire e rendere ancor più personalizzabile il vostro documento Word. 

• Come comprimere documento Word con immagini
• Come comprimere immagini documento Word
• Come salvare documento Word in PDF
• Come salvare documento Word in RTF
• Come comprimere file Word online
• Come incorporare file nei documenti Word
• Altre Impostazioni

Uno dei principali motivi per cui si ha un file Word pesante è la presenza di immagini. In questi casi, è possibile comprimere una o parte di esse per rendere più leggero il documento e agevolare di conseguenza l'apertura, la consultazione e la condivisione. Il consiglio è di provare a comprimere un'immagine alla volta, così da ottenere un buon bilanciamento tra peso e qualità grafica.

Non sapete come comprimere un documento Word con immagini? Non preoccupatevi, è semplicissimo.

Tutto quello che bisogna fare è aprire ovviamente il file Word su cui volete intervenire e individuate una o più immagini di grandi dimensioni. Cliccate su una di esse con il tasto sinistro del mouse per sbloccare una nuova sezione della barra multifunzione in alto denominata "Formato immagine".

A questo punto, premete sull'opzione appena citata e pigiate sulla voce "Comprimi immagini", che si trova nel menu sottostante. Vediamo adesso cosa modificare nella nuova finestra di dialogo. 

Regolate innanzitutto le opzioni di compressione, apponendo la spunta o deselezionando alle voci "Applica solo a questa immagine" ed "Elimina aree ritagliate delle immagini": nel primo caso, potrete estendere le impostazioni di compressione a tutte le immagini presenti all'interno del documento.

Impostate adesso la risoluzione dell'immagine in base alle vostre esigenze. Potrete scegliere tra una delle seguenti opzioni:

• Alta fedeltà: si tratta della massima risoluzione disponibile, a discapito ovviamente della dimensione del documento. Se il file è troppo pesante, vi suggeriamo di non selezionare questa opzione;
• HD: assicura un buon bilanciamento tra qualità e dimensioni del file, in quanto assicura una discreta visualizzazione delle immagini su tutti i display in alta risoluzione (HD);
• Stampa: le immagini avranno una qualità accettabile anche in caso di stampa del documento Word;
• Web: opzione molto consigliata per chi utilizza un proiettore;
• Posta elettronica: ideale per chi desidera condividere il documento tramite e-mail;
• Usa risoluzione predefinita: ritornerete alle impostazioni di fabbrica dell'immagine

Un altro suggerimento per comprimere un documento Word è inserire le immagini dalla scheda Inserisci della barra multifunzione. Infatti, una bad practice che ha come effetto quello di rendere un file Word pesante è copiare e incollare l'immagine (estrapolata sul web mediante l'apposito tasto "Copia immagine", oppure dall'hard disk del computer) direttamente nel documento.

Perché parliamo di cattiva abitudine? Perché questo secondo metodo ha diversi svantaggi. Infatti, l'immagine potrebbe perdere la sua compressione originale, ma anche aggiungere altri dati o addirittura cambiare la tipologia di file, con la conseguenza finale di incrementare eccessivamente le dimensioni del documento.

Invece, è preferibile utilizzare l'apposita opzione Inserisci per evitare spiacevoli conseguenze. Pertanto, per inserire un'immagine su Word bisogna fare in questo modo. Dalla schermata principale del documento, cliccate sulla sezione "Inserisci" che si trova nella barra multifunzione in alto e successivamente premete su "Immagini"; nel menu a tendina, scegliete l'opzione più appropriata a seconda della posizione del file che volete inserire nel documento:

• Questo dispositivo: per caricare l'immagine direttamente dall'hard disk del PC;
• Immagini online: potrete utilizzare, in questo caso, il motore di ricerca Bing per estrapolare una immagine online

Inoltre, è sempre bene inserire immagini non troppo pesanti, in quanto fotografie ad alta risoluzione hanno come effetto l'incremento delle dimensioni del file Word. 

Ci sono tanti modi per ridimensionare le immagini: potete utilizzare, ad esempio, uno dei tanti programmi di modifica delle immagini per PC, come ad esempio Adobe Photoshop, oppure un servizio online.

Nel secondo caso, citiamo ad esempio IloveIMG, una piattaforma gratuita ed efficace.

Per utilizzarla è sufficiente entrare nella homepage del servizio e cliccare sul tasto "Comprimi immagine" posizionato nella barra in alto. Pigiate adesso, nella schermata successiva, sul tasto "Seleziona immagini" per caricare appunto l'immagine che volete comprimere (dev'essere già salvata sul PC), quindi premete su "Comprimi immagini" e salvate il nuovo file a dimensioni ridotte.

Una pratica comune per ridurre le dimensioni di un file Word è salvare i documenti in PDF. Si tratta, infatti, di un accorgimento molto efficace per mantenere intatta la leggibilità del documento, garantendo per converso un peso un po' più contenuto.

Per salvare un documento Word in PDF non occorre scaricare alcun programma esterno. È sufficiente aprire il file che si vuole comprimere e cliccare sulla voce "File" nella barra multifunzione in alto, dopodiché premere su "Salva con nome". Selezionate, a questo punto, il percorso di destinazione del documento da convertire cliccando dapprima su "Sfoglia" e, dopo aver dato un nome al file, individuate dal menu a tendina l'estensione "PDF" in "Salva come...".

Premete sul bottone "Salva" per confermare il tutto.

In modo non molto dissimile a quanto visto poc'anzi, vediamo adesso come salvare il documento come file RTF (Rich Text Format), un formato multipiattaforma per documenti testuali.

Infatti, un "trucco" che è possibile adottare per comprimere documenti Word è quello di salvare il file con estensione .RFT, riaprire il documento così creato e salvarlo nuovamente in formato Word. Questa pratica permette di "alleggerire" le dimensioni del documento e pertanto può tornare utile in determinati casi, soprattutto per quei documenti più semplici che devono essere condivisi tramite e-mail.

Per prima cosa, bisogna salvare un documento Word come file .RFT. La procedura è praticamente la stessa che abbiamo visto a proposito dei documenti in formato PDF. È sufficiente quindi aprire il documento di interesse e cliccare sulla voce "File" nella barra multifunzione in alto, dopodiché premere su "Salva con nome".

Selezionate, a questo punto, il percorso di destinazione del documento da convertire in formato RFT, cliccando dapprima su "Sfoglia" e, dopo aver dato un nome al file, individuate dal menu a tendina l'estensione "RFT" in "Salva come...".

Premete sul bottone "Salva" e il gioco è fatto. O meglio, la prima parte del suggerimento.

Adesso chiudete tutto e riaprite il programma Microsoft Office, selezionando dalla barra multifunzione in alto la sezione "Apri": nella successiva schermata, pigiate su "Sfoglia" e individuate il percorso del file RFT precedentemente salvato. 

Dopo aver aperto questo file, bisogna convertirlo nuovamente come documento Word. Ancora una volta, cliccate sul "File" nella barra multifunzione in alto, dopodiché premete su "Salva con nome". Selezionate quindi il percorso di destinazione del documento da convertire in formato (.docx), cliccando dapprima su "Sfoglia" e, dopo aver rinominato il file, individuate dal menu a tendina l'estensione "Documento di Word (.docx)" in "Salva come...". 

Se i consigli esposti finora non hanno portato grossi benefici, è meglio tentare la via dei siti di compressione. Su Internet, infatti, sono disponibili alcuni strumenti per comprimere file Word (e non soltanto questi, ma anche più in generale documenti Office, file PDF e immagini).

I vantaggi di utilizzare queste piattaforme sono molteplici: non occorre scaricare alcun programma esterno, ma è sufficiente piuttosto collegarsi alla pagina principale del servizio e seguire una procedura piuttosto intuitiva; inoltre, queste piattaforme non prevedono registrazioni o esborsi, essendo appunto gratuite.

Vi suggeriamo, nel mare magnum di proposte, WeCompress. L'unica accortezza, però, è prestare attenzione alla dimensione del documento, considerato che il servizio supporta fino fino a una dimensione massima di 50 megabyte.

Premesso ciò, vediamo come comprimere documenti Word online. Collegatevi innanzitutto su WeCompress e pigiate sul bottone (+) posizionato al centro, quindi selezionate il file in formato .doc o .docx sul vostro computer. Attendete che la piattaforma elabori il documento, dopodiché eseguite il download del file compresso cliccando sul relativo bottone.

Nell'elaborazione di un documento Word complesso bisogna prestare attenzione a una cosa: incorporare oggetti, come ad esempio un foglio di lavoro Excel, contribuisce ad aumentare le dimensioni del file.

Piuttosto, è preferibile convertire un oggetto incorporato in un'immagine. Per farlo è sufficiente selezionare l'oggetto e premere Ctrl + Maiusc + F9. Per convertire invece tutti gli oggetti incorporati in altrettante immagini, premete innanzitutto Ctrl + A per selezionarli tutti e poi successivamente Ctrl + Maiusc + F9 per ultimare la procedura.

Un ultimo consiglio da seguire per comprimere i documenti Word di grandi dimensioni è quello di prediligere gli stili anziché la formattazione manuale. Per applicare uno stile è sufficiente selezionare il contenuto a cui applicare uno stile e fare clic su uno stile nel gruppo di stili nella scheda "Home" nella barra multifunzione. 

Evitate, inoltre, di includere caratteri speciali, che possono contribuire invece ad appesantire il documento. Aprite il documento di interesse, selezionate la sezione "File" nella barra multifunzione in alto e cliccate successivamente su "Opzioni", che costituisce l'ultima voce della schermata. 

Nella nuova schermata, selezionate a sinistra la categoria "Salvataggio" e, nella sezione "Fedeltà in caso di condivisione", deselezionate l'opzione "Incorpora caratteri nel file".

Se la sopracitata voce è già deselezionata, potete provare ad abilitarla, a patto di mettere la spunta su "Incorpora solo i caratteri utilizzati nel documento (indicato per ridurre le dimensioni del file)".