Come condividere un file Excel

Microsoft Excel rappresenta il compagno di lavoro o di studio quotidiano per milioni di utenti. Abbiamo spesso parlato delle sue potenzialità, della sua semplicità di utilizzo e delle enormi opportunità che offre nel campo della rappresentazione ed elaborazione dei dati.

Tra le tante peculiarità di Excel troviamo anche quella di condividere un file. La condivisione di un file Excel può essere utile per tanti motivi. Con gli ultimi aggiornamenti Excel si è evoluto sempre di più, al punto da offrire nuovi strumenti per la condivisione di gruppo e online dei file Excel.

In questa guida andremo a vedere come condividere un file Excel. Descriveremo quindi la procedura da seguire per condividere online un file Excel, per condividerlo con colleghi o compagni di studio senza OneDrive, e per condividere Excel su una rete locale.

• Come condividere un foglio Excel online
• Come condividere un file Excel per lavorare contemporaneamente
• Come condividere un file Excel senza OneDrive
• Come condividere un file Excel in sola lettura
• Come condividere un file Excel in rete locale

Torniamo a occuparci di Excel dopo aver visto nel dettaglio come fare grafici, come unire celle e come creare menu a tendina.

Ora andiamo a vedere come condividere un file Excel.

In questo paragrafo vedremo come è possibile condividere un foglio Excel online. Questa procedura permette di generare un link di condivisione del foglio Excel, in modo che si possa accedere al foglio Excel anche dal web.

La condivisione di un foglio Excel online è compatibile con l'accesso al foglio condiviso da parte di chiunque, e anche con la possibilità di condividere il foglio Excel in sola lettura. Ci occuperemo di questa procedura in un paragrafo successivo.

La condivisione di un foglio Excel online è relativamente semplice. Per iniziare sarà chiaramente necessario aprire il foglio Excel che si intende condividere. Dopo averlo aperto e salvato nella sua forma finale per essere condiviso, dovrete cliccare sul collegamento Condividi che trovate in alto a destra. Successivamente dovrete accettare di caricare il file su OneDrive, assegnare un nome al file e infine digitare gli indirizzi email dei destinatari.

In questo modo tutti coloro che sono stati inseriti come destinatari della condivisione riceveranno il link nella loro casella di posta per accedere al documento ed eventualmente modificarlo online.

Se siete tra coloro che non intendono usare del tutto Excel, ovvero se magari non avete del tutto Excel installato sul vostro PC o se non potete usare un PC per lavorare su Excel, allora vi sarà utile usare Excel online.

Excel infatti è anche disponibile su browser web. Per accedervi basta recarsi a questo indirizzo e accedere con il proprio account Microsoft per usarlo. In questo modo è possibile salvare e condividere file Excel online alla stessa maniera che abbiamo descritto proprio qui sopra.

È importante sottolineare che, nel caso in cui utilizziate Excel online, tutti i file creati e condivisi verranno sincronizzati con il cloud OneDrive.

Condividere un file Excel permette anche di lavorare al foglio contemporaneamente da parte di diversi utenti.

La procedura che abbiamo visto al paragrafo precedente è proprio quella che vi serve per condividere un foglio Excel per lavorarci contemporaneamente.

Per essere certi di poter lavorare contemporaneamente al foglio Excel con tutti i destinatari della condivisione, accertatevi che durante la condivisione l'opzione Consenti modifica sia selezionata. Questa opzione è abilitata di default, quindi durante il procedimento di condivisione non dovrete abilitarla voi.

Una volta condiviso il file Excel sarà possibile accedervi e lavorarci simultaneamente come mostrato dall'esempio che trovate qui sotto. Ogni attività di ogni utente inserito nella condivisione sarà contrassegnata da un riquadro di colore diverso apposto alla cella in cui si trova l'utente stesso.

Andiamo ora a vedere come condividere un file Excel senza OneDrive. Questa procedura permette di condividere un foglio Excel con altri utenti senza che questi effettuino l'accesso al loro account OneDrive. Quindi in questo modo è possibile lavorare contemporaneamente a un foglio Excel anche senza avere un account OneDrive, addirittura non è nemmeno necessario avere Excel installato sul PC.

La procedura per condividere un foglio Excel senza OneDrive è molto semplice, l'unico requisito è che la persona che effettua la condivisione carichi il file su OneDrive. Per i destinatari della condivisione invece non è necessario OneDrive o Excel, possono accedere al foglio e lavorarci contemporaneamente anche da qualsiasi browser web.

Per condividere un foglio Excel senza OneDrive basta aprire il file che si intende condividere, cliccare sulla finestra Condividi in alto a destra, poi scegliere Copia link e successivamente selezionare Copia appurandosi che sia selezionata l'opzione Chiunque possiede il link può accedere e modificare il file.

Una volta condiviso il link appena copiato, tutti coloro che vi accederanno potranno aprire e modificare il foglio Excel anche in contemporanea. Le modifiche effettuate da ogni utente verranno mostrate in tempo reale a tutti coloro che hanno l'accesso al foglio Excel.

La condivisione di un foglio Excel per come l'abbiamo visto finora permette a tutti coloro che ricevono l'accesso al file di visualizzarlo e modificarlo.

Excel però permette anche di condividere un foglio in sola lettura. Questo significa che tutti coloro che lo riceveranno potranno esclusivamente visualizzarne il contenuto, senza apportare modifiche.

Condividere un foglio Excel in sola lettura potrebbe essere utile nel caso in cui si deve condividere il proprio lavoro con un gran numero di persone e soprattutto nel caso in cui si intende soltanto mostrare il proprio lavoro, senza richiedere modifiche.

I passaggi che dovete seguire per condividere un file Excel in sola lettura sono molto semplice e analoghi a quelli visti nei paragrafi precedenti per la condivisione classica.

Dunque, andiamo a vedere come condividere un foglio Excel in modalità sola lettura. Per prima cosa dovrete aprire il file Excel che intendete condividere in sola lettura, poi cliccare sull'opzione Condividi in alto a destra, scegliere Condividi e successivamente cliccare sulla freccia che si trova alla destra di Chiunque abbia il collegamento può modificare, poi scegliete Può visualizzare dal menu a tendina, confermate con Applica e infine inserite gli indirizzi email o i nomi dei destinatari della condivisione.

La stessa procedura di condivisione del file Excel può essere effettuata per coloro che non intendono usare OneDrive per accedervi. Per fare questo basta che scegliate l'opzione Copia link all'interno del menu Condividi di Excel, cliccare sulla freccia che si trova alla destra di Chiunque abbia il collegamento può modificare, poi scegliete Può visualizzare dal menu a tendina, confermate con Applica e infine copiare il link da condividere in sola lettura. 

Se avete l'esigenza di condividere un foglio Excel su una rete locale, magari sulla rete casalinga o su quella di lavoro, questa è la procedura che fa al caso vostro. Con Excel è infatti possibile condividere fogli anche su rete locale, questa opzione di condivisione permette di avere una maggiore sicurezza visto che potranno accedere al file Excel soltanto coloro che sono fisicamente connessi alla rete locale.

Andiamo quindi a vedere come condividere un foglio Excel su una rete locale. Vi sono alcune operazioni preliminari da fare: cliccate sul menu File, poi Opzioni, e selezionate la voce Barra di accesso rapido nel pannello di destra della nuova finestra che si è aperta.

Quindi, recatevi nel menu a tendina Scegli comandi da e scegliete l'opzione Tutti i comandi.

A questo punto, scorrete l'elenco nel riquadro sottostante fino a individuare la voce Condividi cartella di lavoro (legacy), selezionatela e cliccate sul pulsante Aggiungi posto a fianco. Ripetete la stessa operazione per le funzioni Revisioni (legacy), Proteggi condivisione (legacy), Confronta e unisci cartelle di lavoro (legacy). Al termine cliccate sul pulsante OK situato in basso a destra.

A questo punto dovreste vedere le nuove opzioni aggiunte nella barra degli strumenti di Excel, ovvero quella che si trova sopra al foglio. Quindi siete pronti a condividere il file Excel su rete locale. Per farlo dovrete cliccare su Proteggi e condividi cartella di lavoro, quindi apporre il segno di spunta nella casella per il rilevamento automatico delle modifiche e, nel caso fosse necessario, assegnare una password al documento. Infine, non vi rimane che cliccare sul pulsante OK per completare la condivisione nel percorso della vostra rete locale.