Come condividere file su Google Drive, da Android, iPhone e PC

Alessandro Nodari
Alessandro Nodari
Come condividere file su Google Drive, da Android, iPhone e PC

Essendo parte dell'ecosistema Google e grazie ai generosi 15 GB che offre gratuitamente ai propri utenti, Google Drive è uno dei servizi di archiviazione cloud più popolari. 

Una delle sue caratteristiche più interessanti riguardano le possibilità di collaborazione, fondamentali sia in ambito lavorativo che personale. Andiamo quindi a vedere come condividere file su Google Drive, sia da computer che da telefono, Android oppure iPhone, perché questa è sicuramente una delle operazioni più usate quando lavorate usando la piattaforma. 

Ma prima di analizzare questo aspetto del servizio vi ricordiamo il nostro approfondimento su come scaricare file da Google Drive e quello su come liberare spazio su Google Drive.

LEGGI ANCHE: Come condividere file online

Indice

Come condividere file su Google Drive

Condividere un file con Google Drive è una procedura molto semplice, che può essere fatta da computer o telefono, sia verso altri utenti Google Drive che verso persone che non utilizzano il servizio, ovvero tramite link (come vedremo nel capitolo successivo).

Sappiate che la prima cosa di cui avete bisogno è un account Google, che otterrete creando un indirizzo email Google e che vi permette di avere 15 GB di spazio gratuiti su Google Drive, e successivamente potrete caricare dei file o delle cartelle sul servizio per condividerli con chi desiderate.

Per chi ha bisogno di più spazio, può sottoscrivere i piani a pagamento Google One, che partono da 100 GB a 1,99 euro al mese (in offerta a 0,49 euro al mese per tre mesi nel momento in cui stiamo scrivendo) o 19,99 euro l'anno, 200 GB a 2,99 euro al mese (in offerta a 0,75 euro al mese per tre mesi) o 29,99 euro l'anno, e 2 TB a a 9,99 euro al mese (in offerta a 2,49 euro al mese per tre mesi) o 99,99 euro l'anno.

Quando condividete una cartella con qualcuno, questa persona può, a seconda delle vostre scelte, visualizzare, modificare o commentare il file e, se avete condiviso una cartella e ha effettuato l'accesso con il suo account Google, organizzare, aggiungere e modificare i file all'interno della cartella, oltre ad aggiungerne di nuovi, oppure solo visualizzare i file, sia singoli che all'interno delle cartelle.

Tenete presente inoltre che l'utilizzo dello spazio di archiviazione viene attribuito alla persona che ha caricato il file e non al proprietario della cartella.

Tutto questo però vuol dire che se state cercando di sapere come condividere un file con Google Drive senza account, non è possibile farlo, ma potete al limite condividere un file con Google Drive con qualcuno senza account, come vedremo. 

Chiariti questi aspetti, andiamo a vedere come collaborare con un altro utente Google Drive invitandoli direttamente al vostro file o cartella. 

Da computer

Per condividere un file su Google Drive da computer, andate sulla pagina del servizio e cliccate sul pulsante Vai a Drive. Adesso quello che appare dipende dalla vostra situazione. Se sul browser avete già effettuato l'accesso con uno o più account Google, vi verrà chiesto di sceglierne uno, inserite la password relativa e cliccate su Avanti.

Altrimenti cliccate su Utilizza un altro account o, se non avete mai effettuato l'accesso, apparirà un campo vuoto in cui dovrete inserire la vostra email.

Fatelo e cliccate su Avanti, per poi inserire la password di accesso e cliccare su Accedi. In alternativa, se non avete un account Google, dovrete crearne uno per condividere un file su Google Drive.

Per farlo, cliccate su Crea un account, selezionate la voce che meglio vi identifica e seguite le istruzioni a schermo inserendo il vostro nome, un indirizzo di posta elettronica e poi la password.

Adesso che siete all'interno di Google Drive, potete cercare il file da condividere. In caso non l'abbiate caricato dal computer, cliccate su Nuovo in alto a sinistra, selezionate Caricamento di file e selezionate il file da caricare dal computer. Poi, cliccate sul pulsante Apri, per avviarne il caricamento.

A questo punto, identificate il file da condividere e cliccateci sopra con il pulsante destro del mouse (o cliccandoci sopra premendo il tasto control sul Mac).

Se il file è un Google Documenti, Fogli o Presentazioni ed è aperto, selezionate il pulsante Condividi nell'angolo in alto a destra dello schermo.

Per PDF, video e immagini, toccate l'icona a tre punti nella scheda dell'anteprima del file (o della cartella) seguita dal pulsante Condividi.

Se volete condividere più file, cliccate sulla scheda di un file poi, tenendo premuto il tasto control (command su Mac), cliccate su altri file che volete condividere. Si coloreranno. Poi cliccate sopra uno di questi con il tasto destro del mouse (o cliccandoci sopra tenendo premuto il tasto control su Mac).

Cliccate su Condividi e si aprirà una finestra. Inserite l'indirizzo email delle persone o il loro nome selezionandolo dall'elenco nella casella con la scritta Aggiungi persone e gruppi. Di fianco, potete impostare delle regole di accesso. 

Cliccate sul menu a discesa con la scritta Visualizzatore e scegliete il ruolo che avranno le diverse persone tra Visualizzatore, Commentatore o Editor

Come condividere file su Google Drive

Gli editor possono modificare le autorizzazioni, modificare i file condivisi e aggiungere nuove persone per la condivisione, i commentatori possono scaricare, stampare e copiare i file condivisi, oltre ad aggiungere commenti e suggerimenti al file, ma non possono modificarli o condividerli con altre persone.

I visualizzatori, come i commentatori, possono scaricare, stampare e copiare i file condivisi, ma senza aggiungere commenti

A questo punto della condivisione dovrete assegnare lo stesso ruolo a tutti gli utenti con cui condividete il file, ma in seguito cliccando sul file e selezionando a destra il pulsante Gestisci accesso potrete effettuare le variazioni che desiderate per impostare ruoli specifici.

Se volete, lasciate la spunta a Invia notifiche, per inviare alle persone un'email che le avverte che avete condiviso un elemento con loro. Se non volete inviare una notifica agli utenti, deselezionate la casella.

Potete inserire un messaggio, facoltativo, e cliccando sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra potete scegliere se consentire agli editor di modificare le autorizzazioni e condividere, e se visualizzatori e commentatori possono vedere l'opzione per scaricare, stampare e copiare. Quando avete concluso, cliccate su Invia in basso a destra.

Per impostazione predefinita, chiunque abbia il link può vedere il file, ma se invece volete porre delle limitazioni, dopo aver condiviso il file cliccateci sopra e a destra cliccate su Gestisci accesso.

Sotto Accesso generale, cliccate sul menu a tendina Chiunque abbia il link e selezionate Con limitazioni. In questo modo, solo le persone con accesso (che vedete sopra) potranno vederlo o lavorarci. 

Se volete rimuovere la condivisione con un file, cliccateci sopra e cliccate a destra su Gestisci accesso. Qui potete cliccare sull'icona a tendina di fianco a ogni persona che ha accesso al file e selezionare Rimuovi accesso, poi cliccate su Chiunque abbia il link e selezionate Con limitazioni. In questo modo, nessuno potrà accedere al file. Poi cliccate su Fine. 

Purtroppo se volete sapere come condividere un file su Google Drive con password, sappiate che, almeno per il momento, non si può fare. 

Da computer avete un'altra opzione per condividere i file su Google Drive: utilizzando l'app desktop, che vi consente di sincronizzare i file sul computer con il cloud. Per utilizzarla, scaricatela sul vostro PC, Windows o Mac che sia, andando qui e cliccando su Scarica Drive per desktop.

Il sistema scaricherà il file corretto per il vostro sistema operativo. Da Windows, premete i tasti Windows + E e cliccate a sinistra su Download, cliccate due volte sul file scaricato GoogleDriveSetup.exe e selezionate Sì, poi cliccate su Installa.

Da Mac, cliccate sul Finder (icona con la faccina nel Dock), a sinistra cliccate su Download e cliccate due volte sul file GoogleDrive.dmg scaricato. Seguite le istruzioni a schermo per l'installazione.

Avviate l'app e inserite email e password del vostro account Google. Il menu Drive su Windows si troverà nell'angolo in basso a destra dello schermo, mentre su Mac sarà nella barra dei menu in alto a destra nello schermo.

Ora per condividere un file, da Windows premete i tasti Windows + E e a sinistra cliccate su Google Drive. Ora individuate un file (se non c'è ancora non dovete fare altro che trascinarcelo dentro) e cliccateci sopra con il tasto destro del mouse.

Da Mac, cliccate sul Finder, a sinistra cliccate su Google Drive e individuate il file da condividere (anche qui, trascinatene semplicemente uno in questo spazio per poi condividerlo). Cliccateci sopra premendo il tasto del mouse e tenendo premuto il tasto control.

Selezionate la voce Condividi con Google Drive dal menu e nella finestra che si apre inserite nel campo Aggiungi persone e gruppi l'indirizzo email delle persone (o i loro nomi) con cui condividere il file. 

Scegliete se volete consentire solo la visualizzazione, concedere la possibilità di aggiungere commenti o anche effettuare modifiche selezionando tra Editor, Commentatore e Visualizzatore, poi cliccate su Invia o Condividi per condividere il file. 

Da telefono Android o iPhone

La stessa operazione può essere effettuata anche da app per dispositivi mobili, Android o iPhone. Dopo averla installata, effettuate l'accesso con il vostro account, eventualmente inserendo il vostro indirizzo email e password, e potete condividere un file.

Se dovete caricarlo, come da Web premete il tasto "+" in basso a destra, cliccate su Carica e selezionate Foto e Video oppure Sfoglia a seconda del tipo di file da caricare su Drive e poi condividere. 

Ora individuate il file da condividere nella Home o toccando in basso a destra la scheda File. Toccate i tre puntini a destra del nome del file e selezionate la voce Condividi. Se il file è aperto, usa il pulsante Condividi (un omino con un segno più) sulla barra del titolo, mentre a differenza dell'app web non c'è modo di selezionare e condividere più file contemporaneamente sul cellulare.

Come condividere file su Google Drive

Qui inserite il nome o l'indirizzo email delle persone con cui condividere il file, e sotto scegliete il tipo di autorizzazioni concedere toccando il menu a tendina con la scritta Editor e scegliendo da Editor, Commentatore e Visualizzatore. 

In basso, potete aggiungere un eventuale messaggio da inviare, mentre se toccate i tre puntini in alto a destra potete scegliere se inviare o meno le notifiche agli invitati alla condivisione e come gestire l'accesso, ovvero se mostrare il file a chiunque abbia il link o solo a chi è stato invitato (ovvero ha accesso). Selezionate Con limitazioni o Chiunque abbia il link dopo aver cliccato su Gestisci accesso e su Chiunque abbia il link sotto Accesso generale.

Quando avete finito, toccate l'icona di invio (un aeroplanino di carta) in basso a destra.

Se invece volete condividere un file da Google Drive con utenti che non utilizzano il servizio o comunque volete inviare un link di condivisione senza specificare l'indirizzo email di chi lo riceverà e utilizzando il mezzo, piattaforma di messaggistica o canale social, potete condividere con link.

Questo consente agli utenti di cliccare sul link per visualizzare o modificare il contenuto in base alle impostazioni di autorizzazione, vediamo come usarlo.

Da computer

Per condividere un file su Google Drive con link da computer, andate sulla pagina del servizio e cliccate sul pulsante Vai a Drive. Effettuate l'accesso e individuate il file da condividere. 

Cliccateci sopra con il pulsante destro del mouse (o cliccateci sopra premendo il tasto control sul Mac). Cliccate su Condividi e poi su Copia link.

In alternativa, cliccate sul file da condividere e poi a destra su Gestisci accesso, poi cliccate su Copia link in basso a sinistra.

Se il file è un documento Google aperto (Documenti, Fogli o Presentazioni), usate il pulsante blu Condividi in alto a destra. Per più file, selezionateli come abbiamo visto sopra, poi cliccate sopra uno di loro e selezionate Condividi per poi cliccare su Copia link.

L'URL del file sarà copiato negli appunti e potrete incollarlo in qualunque piattaforma cliccando su un campo di testo con il tasto destro del mouse e selezionando Incolla o premendo i tasti Ctrl + V o command + V (Mac).

Come condividere file su Google Drive
Cliccando sul file in Google Drive e poi su Gestisci accesso, cliccate su Chiunque abbia il link o Con limitazioni per indicare chi può accedere al file conoscendo il link. Nel secondo caso dovrete specificare le persone con accesso inserendo il loro indirizzo email nel campo Aggiungi persone e gruppi

In quest'ultimo caso sarebbe una normale condivisione di file, ma potete evitare di inviare alle persone una notifica via email di aver condiviso con loro il file, basta il link allo stesso.

Se volete condividere un link da app desktop, dopo averla installata, da Windows premete i tasti Windows + E e a sinistra cliccate su Google Drive. Ora individuate un file (se non c'è ancora non dovete fare altro che trascinarcelo dentro) e cliccateci sopra con il tasto destro del mouse. Da Mac, cliccate sul Finder, a sinistra cliccate su Google Drive e individuate il file da condividere (anche qui, trascinatene semplicemente uno in questo spazio per poi condividerlo). Cliccateci sopra premendo il tasto del mouse e tenendo premuto il tasto control.

Selezionate la voce Condividi con Google Drive dal menu e nella finestra che si apre cliccate su Copia link. Selezionate Cambia il chiunque abbia il link

Ora selezionate Editor, Commentatore o Visualizzatore e in basso cliccate su Fine. A questo punto incollate il link copiato nella vostra app preferita per condividerlo con chi volete.

Da telefono Android o iPhone

Volete invece condividere un file tramite link su Google Drive? La procedura è praticamente la stessa vista sopra. Avviate l'app e individuate il file da condividere nella Home o toccando in basso a destra la scheda File. Toccate i tre puntini a destra del nome del file e selezionate la voce Copia link

Il link sarà copiato negli appunti e potrete incollarlo nella vostra app di messaggistica o social preferita. Prima però dovete controllare che la gestione degli accessi sia corretta. 

Toccate ancora i tre puntini alla destra del file e selezionate Gestisci accesso. Se vedete Con limitazioni, toccatelo, poi toccatelo ancora e toccate Chiunque abbia il link. Selezionate Visualizzatore e scegliete l'opzione che meglio si adatta alle vostre esigenze. Ora potete toccare l'icona a forma di anello in alto a destra per copiare nuovamente il link e inviarlo ai vostri contatti.

Come condividere file su Google Drive

Come condividere file Drive su WhatsApp

Se volete condividere un file su Drive usando WhatsApp, la procedura da seguire è quella di copiare il link, come abbiamo descritto nel secondo capitolo.

Una volta ottenuto il link, potete copiarlo su WhatsApp e condividerlo con chi volete. Vediamo come fare, da computer o telefono.

Computer

Per condividere un file su Drive da computer con WhatsApp, andate sulla pagina del servizio e cliccate sul pulsante Vai a Drive. Effettuate l'accesso e individuate il file da condividere. 

Cliccateci sopra con il pulsante destro del mouse (o cliccateci sopra premendo il tasto control sul Mac). Cliccate su Condividi e poi su Copia link. In alternativa, cliccate sul file da condividere e poi a destra su Gestisci accesso, assicurandovi di aver impostato gli accessi su Chiunque abbia il link, come abbiamo visto sopra.

Ora cliccate su Copia link in basso a sinistra, e l'URL del file sarà copiato negli appunti.

Se preferite agire da app destktop di Google Drive, aprite Esplora File o Finder, cliccate a sinistra su Google Drive e cliccate con il tasto destro del mouse sul file da condividere. Selezionate Copia link e assicuratevi di aver impostato correttamente la gestione degli accessi.

A questo punto, aprite WhatsApp sul vostro computer, da app desktop o app Web, cliccate su una chat e poi selezionate il campo vuoto in basso per scrivere un contenuto.

Per incollare il link, premete il tasto destro del mouse e selezionate Incolla o premete i tasti Ctrl + V o command + V (Mac) per incollare direttamente il link.

Come condividere file su Google Drive

Condividere un file da Google Drive su WhatsApp in un telefono, la procedura è ancora più immediata. Avviate l'app e individuate il file da condividere nella Home o toccando in basso a destra la scheda File. Toccate i tre puntini a destra del nome del file e selezionate la voce Copia link.

Il link sarà copiato negli appunti.

Assicuratevi di aver impostato Gestisci accesso su Chiunque abbia il link, come descritto sopra, poi avviate WhatsApp. Toccate una chat e toccate il campo vuoto in basso per iniziare la conversazione. Toccatelo e tenete premuto il dito sul campo vuoto e selezionate Incolla. 

Il link sarà incollato e potrete inviarlo al vostro contatto o gruppo.

Domande e risposte

Se avete condiviso un file su Google Drive, la sua visibilità dipenderà dalle impostazioni di accesso.  Se avete impostato Gestisci accesso su Chiunque abbia il link, il file sarà visibile a chiunque avrà il link per accedervi. Se avete impostato la voce Con limitazioni, il file sarà visibile solo agli utenti che hanno accesso, ovvero a quelli a cui avete inviato un'email di invito. Queste persone avranno diritti diversi a seconda che siano editor, commentatori o visualizzatori.
Per concedere l'autorizzazione di visualizzazione di un file, potete cliccarci sopra con il tasto destro dalla pagina Web di Google Drive e cliccare su Condividi. Qui cliccate su Condividi per inserire gli indirizzi email delle persone con cui condividerlo, oppure su Copia link per inviare il link che gli utenti possono cliccare per accedere al file.  Se cliccate sul file e a destra cliccate su Gestisci accesso, potete scegliere se concedere l'accesso a chiunque abbia il link o solo a quelli di cui è stato inserito l'indirizzo email, e decidere se queste persone possono essere editor, commentatori o visualizzatori.
I Drive condivisi sono cartelle speciali su Google Drive che si possono utilizzare per team o gruppi di utenti. Qui si possono archiviare, cercare e accedere ai file condivisi, che appartengono al team e non ai singoli utenti.