Come condividere lo schermo su Teams

Negli ultimi anni, anche grazie alla progressiva introduzione dello smart working nelle nostre routine quotidiane, la necessità di comunicare e collaborare da remoto è diventata sempre più importante, portando all'adozione diffusa di strumenti di videoconferenza come Microsoft Teams.

Teams è una piattaforma che non solo consente alle persone di rimanere connesse indipendentemente dalla distanza fisica, ma che offre anche funzionalità avanzate che facilitano il lavoro di gruppo, una delle quali è la possibilità di condividere lo schermo durante le chiamate o le riunioni.

Questo strumento si è rivelato fondamentale per mostrare presentazioni o documenti, consentendo una comunicazione più efficace e interattiva tra i partecipanti. Vediamo quindi insieme l'utilità di questa funzionalità e come sfruttarla al meglio, così da ottimizzare e rendere più fluide le tue collaborazione online.

Condividere lo schermo su Teams
Avviare una chiamata o una riunione su Teams
Selezionare cosa condividere e regolare le impostazioni
Interagire durante la condivisione dello schermo
Includere l'audio del computer
Come concedere il controllo dei contenuti
Concludere la condivisione dello schermo

Condividere lo schermo su Teams è una funzionalità molto utile di questo strumento di comunicazione online, perché consente di collaborare e contribuire in modo diretto e rapido a un lavoro condiviso tra più persone.

In assenza di questa funzione, saremmo costretti a utilizzare metodi alternativi come l'invio di una mail o il dover mostrare un documento direttamente a video, rendendo molto più macchinoso e lento il processo di condivisione e collaborazione tra gli utenti.

Con questa funzionalità è invece possibile aprire il documento o il file che si vuole far visualizzare di modo da mostrarlo direttamente sul video degli altri partecipanti, così da poter discutere e modificare in diretta il proprio lavoro. È opportuno ricordare che Teams consente non solo la semplice condivisione del video, ma anche di collaborare in tempo reale ai file, di inserire annotazioni consentendo l'accesso agli altri utenti, e anche di poter continuare a chattare durante la condivisione dello schermo.

La prima cosa da fare, prima di poter condividere lo schermo con i tuoi colleghi o compagni di studio su Microsoft Teams, è quella di avviare una chiamata o una riunione sulla piattaforma.

Una volta all'interno della sessione virtuale, assicurati di essere connesso con tutti i partecipanti, che nessuno abbia problemi di visualizzazione degli schermi altrui e che tutti ricevano bene l'audio della call.

Quando sei pronto per condividere informazioni, presentazioni o documenti coni il gruppo di lavoro, cerca l'icona "Condividi " nella barra degli strumenti di Teams, nella parte bassa della schermata. Questo pulsante, spesso rappresentato da un'immagine di uno schermo o da frecce che si espandono, ti permetterà di avviare il processo di condivisione.

Prima di procedere, assicurati che l'applicazione abbia i permessi necessari per accedere al tuo schermo e preparati a selezionare con cura ciò che desideri mostrare agli altri partecipanti. Questo primo passaggio è fondamentale per garantire una comunicazione chiara ed efficace durante la tua interazione virtuale su Microsoft Teams, oltre a preservare la privacy del tuo desktop e della tua attività.

Una volta selezionata l'opzione "Condividi " su Microsoft Teams, ti verrà presentata una finestra in cui potrai scegliere cosa desideri condividere con gli altri partecipanti:

Desktop (o Schermo) ti consente di mostrare tutti gli elementi presenti sullo schermo;
Window (o Finestra) ti permette invece di condividere una specifica finestra aperta, come un'app o una pagina web;
PowerPoint Live ti permette di condividere una presentazione di Microsoft PowerPoint;
Microsoft Whiteboard e Freehand by Invision (o Lavagna) permettono infine di condividere una lavagna sulla quale i partecipanti possono interagire e collaborare.

Questa flessibilità ti consente di adattare la condivisione alle tue esigenze specifiche, garantendo che solo il contenuto rilevante venga visualizzato dagli altri, senza intaccare la tua privacy.

Ricorda che, prima di procedere con la condivisione effettiva, puoi regolare eventuali impostazioni aggiuntive come la possibilità di consentire agli altri partecipanti di controllare il tuo schermo o di attivare l'audio durante la condivisione. Questo passaggio ti permette di personalizzare l'esperienza di condivisione dello schermo in base alle tue preferenze e alle esigenze della chiamata virtuale su Teams.

Dopo aver selezionato quello che vogliamo mostrare, vedremo l'elemento condiviso circondato da un bordo rosso, che confermerà cosa gli altri utenti potranno vedere del nostro schermo. Una volta avviata la condivisione, i partecipanti alla riunione non vedranno le notifiche che potrebbero arrivare.

È importante sottolineare che, in caso si utilizzi un dispositivo Mac, sarà necessario concedere a Teams l'autorizzazione per registrare lo schermo del computer prima di poter condividere. Per compiere questa operazione, dovrai selezionare "Apri Preferenze di sistema" nel prompt dei comandi (o, in alternativa, puoi accedere a "Impostazioni di sistema", "Menu Apple" e infine "Privacy & Sicurezza").

Nella sezione "In Screen & System Audio Recording", assicurati che l'interruttore accanto a Microsoft Teams sia attivato.

Come ultimo appunto, lo stesso Microsoft ricorda che gli utenti di Linux non vedranno il bordo rosso che circonda il contenuto che condividono e che, inoltre, la condivisione delle finestre non è disponibile per gli utenti che utilizzano tale sistema operativo.

Una volta avviata la condivisione dello schermo su Microsoft Teams, è importante essere consapevoli delle opzioni disponibili per interagire in modo efficace e sicuro con gli altri partecipanti. Nel corso della visualizzazione del tuo schermo, gli utenti connessi alla chiamata saranno in grado di vedere tutto ciò che mostri, quindi assicurati di essere preciso e di dirigere l'attenzione sulle informazioni più rilevanti.

Durante la condivisione puoi utilizzare strumenti interattivi come evidenziatori, frecce o annotazioni per sottolineare concetti chiave o focalizzare l'attenzione dei partecipanti su determinate aree dello schermo. È inoltre possibile attivare la funzione di chat, così da consentire ai componenti della riunione di fare domande o commenti in tempo reale mentre condividi il tuo schermo: una funzione molto utile, che favorisce un'esperienza di collaborazione dinamica e coinvolgente durante le riunioni virtuali su Teams, scongiurando (si spera) il rischio di far annoiare o distrarre gli interlocutori.

Nel caso tu avessi bisogno di condividere un file che presenta un audio, come ad esempio un documento video, sarà necessario attivare la condivisione dell'audio del nostro computer. Per fare ciò, una volta selezionato "Condividi contenuto", ci basterà selezionare l'opzione "Includi audio computer", in alto a destra nelle opzioni di condivisione di Microsoft Teams.

Una volta attivata questa funzione tutti i suoni del nostro computer, comprese le notifiche, saranno condivisi e diventeranno udibili all'interno della riunione. Assicurati quindi di escludere o silenziare app o siti che potrebbero disturbare o interferire con la chiamata.

Come detto, oltre alla condivisione dello schermo, su Microsoft Teams è possibile anche concedere ad altri partecipanti il controllo dei contenuti visualizzati. Questa funzionalità è particolarmente utile durante sessioni di formazione, o durante collaborazioni in cui più persone devono interagire direttamente con i materiali condivisi.

Per concedere il controllo, possiamo selezionare il partecipante a cui si desidera assegnare il controllo e autorizzarlo a modificare o interagire con il contenuto visualizzato sullo schermo.

Il primo consiglio è, ovviamente, quello di concedere questa possibilità esclusivamente a persone fidate.

Come prima cosa, sulla barra degli strumenti di condivisione, selezionare "Concedi controllo". A questo punto basterà selezionare il nome della persona a cui si vuole concedere il controllo. Teams invierà una notifica all'utente per informarla della condivisione del controllo. Durante questa operazione è comunque possibile eseguire selezioni e modifiche della schermata condivisa.

Per riprendere il controllo della chiamata, basterà selezionare "Riprendere il controllo". A parti inverse, se abbiamo invece la possibilità di assumere il controllo, dovremo selezionare "Richiedi controllo" e attendere che l'host della chiamata approvi la richiesta. Al termine del nostro intervento, basterà premere su "Rilascio controllo" per restituire la gestione della chiamata.

Questa funzionalità permette una maggiore interattività e collaborazione durante le riunioni virtuali, consentendo a tutti i partecipanti di contribuire attivamente alla discussione e al lavoro di squadra.

Quando la nostra riunione sarà conclusa, o quando non avremo più la necessità di mantenere attiva la visualizzazione del nostro desktop, sarà sufficiente selezionare "Interrompi condivisione" per terminare la visualizzazione del nostro schermo su quello degli altri utenti.

Prima di interrompere la condivisione però, se ti trovi in un contesto formale che lo richiede, per mantenere un tono chiaro e professionale, assicurati di ringraziare i partecipanti per la loro attenzione e di offrire loro la possibilità di fare domande o commenti aggiuntivi. Inoltre, controlla di aver disattivato la condivisione dello schermo in modo appropriato, per evitare che il tuo desktop rimanga visibile accidentalmente agli altri dopo la fine della presentazione.

Al termine della condivisione, se ti può essere di aiuto, puoi anche chiedere dei feedback ai partecipanti sull'utilità e il corretto funzionamento della condivisione dello schermo, in modo da poter migliorare le tue future presentazioni e interazioni su Microsoft Teams.