Come creare riunione su Teams

Alessandro Nodari
Alessandro Nodari
Come creare riunione su Teams

Microsoft Teams è uno degli strumenti più utilizzati per le videochiamate di lavoro a distanza, ed è quindi probabile che prima o poi vi poniate il problema di come creare un riunione su Teams

L'app offre una serie di metodi per farlo, anche tramite Calendario o Outlook, e grazie alla sua versatilità vi consente di rendere più produttivo il lavoro da casa, sia da computer che da dispositivo mobile grazie alla comoda app. Non perdiamo altro tempo quindi e vediamo come pianificare il vostro prossimo meeting, per i vostri collaboratori o utenti esterni.

Indice

Come creare riunione su Teams da PC

Microsoft Teams è una piattaforma che consente non solo di effettuare videochiamate, ma offre anche chat e condivisione di contenuti, il che la rende perfetta per la collaborazione a distanza. Inoltre, grazie all'integrazione con le applicazioni di Microsoft, è facilissimo creare eventi in diversi contesti. 

Se volete usare Teams da PC, potete sfruttare la comoda app desktop o la versione Web, mentre se preferite accedervi da dispositivi mobili, potete sfruttare l'app apposita. 

Prima di vedere come creare una riunione su Teams, vi ricordiamo che per privati l'app è disponibile in versione gratuita, con un limite di 60 minuti e 100 partecipanti alla riunione, mentre gli abbonati a Microsoft 365 possono sfruttarla per riunioni fino a 30 ore e 300 partecipanti. 

Vediamo ora come creare una riunione da computer, utilizzando i vari strumenti messi a nostra disposizione da Microsoft.

Per prima cosa, avviate l'app ed effettuate l'accesso con il vostro account cliccando sul nome.

In caso non l'abbiate installata, potete farlo da qui per Windows o Mac. Per accedere, da Windows dovete selezionare il vostro account, mentre da Mac dovrete inserire email, password ed eventuale codice per l'autenticazione a due fattori.

Nella schermata successiva, inserite il vostro nome e cognome, che le altre persone utilizzeranno per cercarvi, e cliccate su Continua (o cambiate account cliccando su Usa un altro account). 

Come creare riunione su Teams

Teams è particolarmente efficace per la pianificazione delle riunioni tramite il Calendario, ma potete avviare una riunione immediata cliccando a destra su Partecipa ora, inserendo un nome per la riunione e poi cliccando su Avvia riunione

Da Calendario con link o codice

Se invece volete pianificare una riunione, dovete usare la funzione Calendario. Nel pannello di sinistra dell'app, cliccate su Calendario e selezionate il pulsante Nuova riunione situato nell'angolo in alto a destra. In alternativa, potete cliccare su un qualsiasi punto all'interno del Calendario.

Si aprirà la finestra Nuova riunione, dove dovrete compilare una serie di voci. In alto scrivete il titolo del meeting, poi sotto scrivete i partecipanti obbligatori (ma non siete obbligati a inserirli!) e infine la data e l'ora di inizio della riunione e di fine. Di fianco all'ora di fine vi verrà indicata la durata della riunione.

Quando inserite i partecipanti, potete mettere il nome, se avete salvato il contatto, o l'email, ma se invece non li inserite, successivamente potrete condividere il collegamento (link) della riunione o condividerla con Google Calendar. Infine, potete anche aggiungere ulteriori informazioni sulla riunione, come se si ripete, la posizione e i dettagli.

Al termine, cliccate su Invia, in caso abbiate inserito i partecipanti obbligatori, che riceveranno un'email di invito (qui la spiegazione dettagliata su come invitare su Teams) con il link alla riunione, o Salva, se non lo avete fatto. In ogni caso, apparirà una finestra con la possibilità di copiare negli appunti il collegamento alla riunione, che potrete condividere.

Cliccate su Copia collegamento, se volete inviarlo ai vostri colleghi o parenti, e poi cliccate sulla "x" per chiudere la finestra.

In caso vogliate sapere come creare una riunione su Teams con link e non abbiate copiato il collegamento in fase di creazione, potete semplicemente cliccare sulla scheda della riunione creata all'interno del Calendario e, nella finestra pop-up che appare, cliccare sull'icona a destra del link che vedrete passandoci sopra il cursore del mouse (quella con due fogli uno sull'altro). In alternativa, potete cliccare su Modifica e poi su Copia collegamento in alto.

Se volete invece sapere come creare una riunione su Teams con codice, ovvero con ID, non dovete fare nulla di diverso, in quanto i partecipanti riceveranno nell'email l'ID della riunione e il passcode. In questo caso però la funzione è riservata agli utenti con abbonamento Microsoft 365

Per partecipare alla riunione con link, l'utente non deve dare altro che cliccare sul link ricevuto, via email o SMS, che rimanderà alla versione Web di Teams o, se installato, all'app desktop.

Se invece si vuole partecipare con ID, l'utente deve cercare l'ID nella email (immagine sotto), poi aprire Teams e cliccare sulla scheda Calendario.

Come creare riunione su Teams

A questo punto, in alto a destra, deve cliccare su Partecipa con un ID e inserire ID della riunione e passcode. Successivamente, cliccate su Partecipa alla riunione

Dal canale

Ma per avviare una riunione in Teams, Calendario non è l'unico strumento disponibile. Se usate un piano Microsoft 365, potete programmare una riunione anche da un canale. I canali sono luoghi dove il team può condividere messaggi, strumenti e file, e possono essere organizzati per gruppo, progetto, funzionalità o per qualsiasi altro elemento pertinente per l'utente.

Creare un meeting nel canale consente a tutti gli iscritti di accedere e parteciparvi. Ecco come fare. Avviate Teams e cliccate sulla scheda Team nel pannello di sinistra. Selezionate il team in cui desiderate pianificare la riunione e, all'interno, cliccate sul canale di vostra scelta.

Tutti i team hanno almeno un canale Generale, ma se ne avete più di uno, selezionate quello opportuno. 

In alto a destra, di fianco al pulsante Partecipa, cliccate sulla freccia verso il basso e selezionate Pianifica una riunione. Nel modulo Nuova riunione, compilate i dati richiesti, nome, data e ora, e cliccate su Invia in alto a destra.

Dalla chat

Se volete invece programmare una riunione individuale, potete farlo comodamente dalla chat, ma per questo dovrete usare un piano a pagamento e potete farlo solo con utenti appartenenti alla stessa organizzazione.

Per farlo, cliccate sulla voce Chat dal pannello di sinistra e cliccate sulla conversazione con la persona con cui si desidera fissare un incontro. Quindi, selezionate l'icona Pianifica una riunione sotto il campo di testo del messaggio. Verrà aperto il modulo Nuova riunione con i partecipanti richiesti precompilati.

Dopo aver pianificato la riunione, potete quindi unirvi alla riunione di Microsoft Teams tramite telefono o desktop.

Da Outlook

Una delle migliori caratteristiche di Teams è l'integrazione con le altre app di Microsoft, e ovviamente questo è tanto più vero per Outlook. Se utilizzate l'ottimo client email desktop della casa di Redmond in quanto abbonati a Microsoft 365, perché non organizzare una riunione comodamente da lì?  

Avviate l'app Outlook sul PC cliccando sul tasto Windows, scrivendo Outlook e poi cliccando sull'icona corrispondente. Ora avete diverse opzioni a vostra disposizione. 

Cliccate sulla scheda Home e cliccate su Nuovi elementi. Selezionate Riunione e nella pagina di composizione selezionate Riunione Teams. Nel campo A:, inserite i nomi dei partecipanti, mentre nel campo oggetto inserite il nome della riunione. Controllate la disponibilità dei partecipanti, selezionate in alto Regole Pianificazione e cliccate sull'ora della riunione, oppure inserite manualmente i dettagli di data e ora di inizio e fine. Poi cliccate sulla scheda Appuntamento e nel campo della email inserite alcune informazioni relative alla riunione, se lo desiderate.

Infine, cliccate su Invia per inviare l'invito ai partecipanti. 

In alternativa, potete cliccare sulla scheda Calendario e selezionare un giorno per programmare la riunione. Quando si apre la pagina Nuova riunione, cliccate su Riunione di Teams, inserite i dettagli come Nome della riunione, Partecipanti e Data e ora di inizio e fine e cliccate su Invia per inviare l'invito.

Come creare riunione su Teams online

Se volete sapere come creare una riunione su Teams online, potete utilizzare la versione Web dell'app o di Outlook.

Per sfruttare Teams Web, recatevi a questo indirizzo (con Chrome o Edge come browser) e cliccate su Accedi. Successivamente inserite i vostri dati di accesso, email, password ed eventuale codice per l'autenticazione a due fattori.

A questo punto, potete seguire le indicazioni che vi abbiamo mostrato nel capitolo relativo alla creazione di una riunione su Teams da PC. L'interfaccia Web e dell'app desktop sono infatti identiche, e potrete programmare un meeting o avviarne uno immediatamente da Calendario, Canale o Chat come visto sopra.

In alternativa, potete usare la versione Web di Outlook, vediamo come fare.

Da Outlook Web

Se vi state chiedendo come creare una riunione su Teams da Outlook Web, sappiate che potete farlo solo se siete abbonati a Microsoft 365. Fatta questa precisazione, ecco come fare. 

Andate alla pagina di Outlook Web dal vostro browser, e se necessario effettuate l'accesso con la vostra email, password ed eventuale codice dell'autenticazione a due fattori. Per prima cosa, assicuratevi che Microsoft Teams sia attivato. Cliccate sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra e selezionate Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Cliccate su Calendario, selezionate Eventi e inviti e controllate che Microsoft Teams sia selezionato. In caso, cliccateci sopra.

Ora chiudete le impostazioni e dalla pagina principale cliccate sulla scheda Calendario. In alto a sinistra selezionate Nuovo evento. Ora la procedura è in tutto e per tutto simile a quanto già visto in precedenza.

Nella pagina Nuovo evento, digitate un Nome per la riunione e indicate la Data e l'ora, di inizio e fine. Successivamente, inserite i partecipanti all'evento e attivate il pulsante di fianco a Riunione di Teams

Quando siete pronti, cliccate sul pulsante Invia in alto a destra. 

Come creare riunione su Teams da app per cellulare

Indipendentemente dal fatto che stiate utilizzando una versione gratuita o a pagamento di Teams, potete pianificare una riunione dall'app per dispositivi mobili.

Per prima cosa, se non l'avete fatto installate l'app sul vostro smartphone Android o sul vostro iPhone. Effettuate l'accesso con il vostro account Microsoft e cliccate su Inizia in basso. Scegliete se accettare o meno la condivisione dei dati di diagnostica, se volete personalizzate il vostro Avatar e cliccate su Continua. Ora scegliete o meno se concedere l'accesso ai contatti, cliccate su Continua e siete alla schermata principale dell'app, che come vedete è molto semplice da usare. 

Se volete avviare una riunione immediata, in basso toccate l'icona Chat (quella a forma di fumetto) e selezionate in alto a destra l'icona della videocamera.

Toccate la voce Riunione con [il vostro nome] per modificare il nome dalla riunione e scegliete Condividi l'invito alla riunione per condividere il link del meeting tramite email, app di messaggistica o altra app, oppure toccate Copia il collegamento alla riunione per copiare il link negli appunti e incollarlo dove preferite per inviarlo, per esempio un'email. Toccate invece Opzioni riunione per scegliere chi può evitare la sala d'attesa o chi può essere un relatore. 

Quando è tutto pronto, toccate Avvia riunione per avviare una riunione.

In alternativa, per avviare una riunione immediata da app, toccate la vostra immagine di profilo in alto a sinistra e selezionate Calendario. A questo punto toccate l'icona della videocamera in alto a destra ed effettuate le stesse operazioni viste sopra. 

Se invece volete pianificare una riunione, toccate la vostra immagine di profilo in alto a sinistra e selezionate Calendario. Poi toccate il pulsante "+" in basso a destra.

Inserite il nome dell'evento e aggiungete i partecipanti (se lo desiderate), inserendoli nella pagina apposta e poi toccando Fine in alto a destra. Poi impostate la data e l'ora di inizio e fine della riunione. Quando è tutto pronto, toccate la scritta Fine in alto a destra.

Come creare riunione su Teams

La riunione sarà visualizzata nel calendario. Per condividere il link, toccatela e poi toccate l'icona di condivisione (il quadrato con la freccia verso l'alto) per inviare il collegamento alla riunione tramite SMS, email o altro.

Per avviare la riunione, toccate il pulsante Partecipa, consentite l'accesso alla rete, impostate le vostre preferenze audio e video, e toccate il pulsante Partecipa ora.

Come creare riunione su Teams senza account

Se volete creare una riunione senza account Microsoft, purtroppo questo non è possibile, mentre potete partecipare a riunione da qualsiasi dispositivo e indipendentemente dal fatto che possediate o meno un account Teams.

Se non avete un account, potete partecipare a una riunione in questo modo. Nell'email di invito alla riunione, cliccate su Clicca qui per partecipare alla riunione.

Come creare riunione su Teams

Si aprirà una pagina Web, in cui vi verranno proposte due opzioni: Scarica l'app Windows o Partecipa invece da Web. Se optate per la partecipazione da Web, potete utilizzare Microsoft Edge o Google Chrome, e vi verrà chiesto di acconsentire all'utilizzo del microfono e della videocamera.

Successivamente, inserite il vostro nome e scegliete le impostazioni audio e video, come per esempio Audio telefono per ascoltare la riunione sul cellulare. Quando siete pronti, cliccate su Unisciti ora, e a seconda o meno che entriate nella sala d'attesa, aspettate di venire ammessi.

Come creare riunione su Teams con esterni

Come abbiamo specificato sopra, si può partecipare a una riunione indipendentemente dal fatto che si sia in possesso o meno di un account Teams, e questo vale anche per persone non appartenenti alla nostra organizzazione (esterni, o Guest).

Quando si vuole creare una riunione su Teams con esterni, basta inviare loro il link della riunione o semplicemente inserire la loro email nell'elenco dei partecipanti.

In questo modo, l'ospite esterno non dovrà fare altro che cliccare sul link per partecipare alla riunione. 

Se invece volete aggiungere un esterno al vostro Team di Teams, costui deve avere un Account aziendale o dell'istituto di istruzione di Microsoft 365, e tenete presente che potrebbero essere necessarie alcune ore prima che abbia accesso. Chiarito questo punto, per aggiungere il Guest avviate Teams e selezionate il pulsante Team dal pannello di sinistra. 

Nell'elenco dei team, selezionate il pulsante con tre puntini orizzontali (Altre opzioni) in alto a destra e cliccate su Aggiungi membro. Ora inserite l'indirizzo email dell'utente e selezionate l'icona a forma di penna per inserire il nome dell'utente in Modifica informazioni guest. Selezionate Aggiungi e il vostro ospite riceverà un'email con un invito di benvenuto e le informazioni su come accedere a Teams. 

Come creare riunione su Teams con numero di telefono

Una delle caratteristiche di Teams è quella di consentire agli utenti di accedere alle riunioni utilizzando un numero di telefono tramite la funzione Chiamami. Gli utenti ricevono la parte audio della riunione tramite il cellulare o la linea fissa e la parte di contenuto della riunione, ad esempio quando un altro partecipante alla riunione condivide lo schermo o riproduce un video, tramite computer.

Per abilitare la funzionalità Chiamami per gli utenti dell'organizzazione, è necessario abilitare le audioconferenze per gli utenti dell'organizzazione che pianificano riunioni. Per farlo, è necessaria una licenza per ogni utente che desidera usare il servizio, e successivamente ottenere numeri di servizio a pagamento o numeri verdi. Dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams, l'amministratore può ottenerli. Successivamente, l'amministratore deve consentirne l'uso negli inviti per le riunioni assegnando il numero al ponte per l'audioconferenza cliccando dall'interfaccia di amministrazione di Teams su Numeri di telefono vocale, selezionare il numero di telefono e poi cliccando su Assegna. 

I numeri di telefono verranno inclusi negli inviti. 

Per utilizzare questa funzione, l'utente deve cliccare su Partecipa per partecipare a una riunione, quindi su Audio telefonico nella schermata Scegli le opzioni audio e video e cliccare su Partecipa ora. Da qui, gli utenti possono effettuare la chiamata alla riunione e parteciparvi oppure effettuare l'accesso manualmente alla riunione.

Nella schermata Usa telefono per l'audio, l'utente immette il proprio numero di telefono e quindi clicca su Chiama. La riunione chiama l'utente e vi partecipa.

In alternativa, l'utente può accedere direttamente alla riunione. Nella schermata Usa telefono per l'audio, deve cliccare su Accedi manualmente per ottenere un elenco dei numeri di telefono da usare per accedere alla riunione.

Gruppo Facebook

Community SmartWorld +15k
Confrontati con altri appassionati di tecnologia nel gruppo segreto
Entra