Come fare i calcoli su Google Fogli

I fogli di calcolo ci consentono di elaborare con facilità qualunque tipo di conto, da quelli più semplici ai progetti lavorativi più complessi, e una delle loro caratteristiche fondamentali è la possibilità di utilizzare formule per ottenere in pochi istanti i dati di cui abbiamo bisogno. 

Come altri programmi di elaborazione simili, anche Google Fogli mette a vostra disposizione una vastissima scelta di funzioni, aggiungendo a queste le possibilità di condivisione dell'app della GrandeG. Vediamo quindi come fare i calcoli su Google Fogli e alcuni trucchi per rendere la nostra vita più facile, oltre a ricordarvi la nostra guida su come collaborare con l'app.

• Come fare i calcoli su Google Fogli
• Trucchi per fare i calcoli su Google Fogli
  • Applicare una formula a tutta una colonna
  • Intervalli denominati
  • Come rendere formule complesse più leggibili

Le formule dei programmi di calcolo sono incredibilmente utili, e sono fondamentali in caso abbiate un gran numero di dati.

Google Fogli non solo mette a vostra disposizione gli strumenti comuni a tutti i programmi di questo tipo, ma anche una funzione per vedere a colpo d'occhio i punti fondamentali del nostro set di dati, come:

• Somma
• Media
• Valore Massimo
• Valore Minimo 
• Conteggio

Diamo un'occhiata prima a questa utile caratteristica dell'app di Google, e poi vediamo alcuni esempi per effettuare i calcoli più comuni.

1. Aprite Google Fogli da Web o app per dispositivi mobili
2. Inserite i vostri dati
3. Evidenziate le celle di cui desiderate mostrare i conti
4. In basso a destra, nella versione Web, vedrete un pulsante verde: Esplora
5. Cliccateci sopra e da destra si aprirà una finestra con i calcoli in questione (da app trovate i calcoli direttamente nella parte inferiore, in una riga dedicata)

1. Se volete aggiungere uno dei calcoli alla vostra tabella, non dovete fare altro che cliccarci sopra, tenere premuto e trascinarlo in una cella 
2. Come potete vedere, Esplora mette a vostra disposizione molte altre analisi dei dati, come tabelle pivot, grafici e opzioni di visualizzazione.

Ma questo è solo l'inizio delle possibilità offerte da Google Fogli.

Se dovete effettuare calcoli più complessi, infatti ci sono numerosissime formule e funzioni. Ecco come utilizzarle. 

Per costruire una formula, avete bisogno di espressioni e funzioni logiche. Una funzione è un'espressione matematica, ed è identificata da un nome. Per "dire" a Google Fogli che state inserendo una formula, dovete usare il segno "=" nella cella di interesse. A questo punto potete digitare il nome della funzione e il resto della formula.

La formula di una funzione può contenere:

• riferimenti di cella
• intervalli di dati denominati
• costanti numeriche e testuali
• operatori
• altre funzioni

Ogni funzione richiede dati con cui lavorare, che sono rappresentati dai riferimenti di cella. Per fare riferimento a una cella, viene utilizzato un codice alfanumerico: lettere per colonne e numeri per righe. Ad esempio, A1 è la prima cella nella colonna A.

Esistono 3 tipi di riferimenti di cella di Google Fogli, definiti dal simbolo del dollaro ($):

• Relativo: A1
• Assoluto: $A$1
• Misto (metà relativo e metà assoluto): $A1 o A$1

Una volta spostati, i riferimenti di cella relativi cambiano in base alla cella di destinazione.

Se ad esempio la cella B1 contiene la funzione "=A1", quando copiata nella cella C2 diventerà "=B2". Ovviamente, se le formule hanno riferimenti assoluti, non cambieranno una volta copiate in altre posizioni.

Per passare rapidamente da riferimenti relativi ad assoluti, basta evidenziare qualsiasi riferimento di cella e premere il tasto F4 sulla tastiera.

I valori costanti in Google Fogli sono quelli che non possono essere calcolati e rimangono sempre gli stessi. Possono essere numeri o  testo, come un numero assoluto, una data o una parola. Ad esempio, questa formula, =A1+100, contiene una costante (100) e un riferimento relativo.

In genere si cerca di inserire le costanti in celle separate, in modo che se dovessero essere cambiate non è necessario cambiare tutte le formule, ma semplicemente il valore nella cella a cui fanno riferimento. 

Un'ultima questione, prima di gettarci in qualche esempio, riguarda gli operatori, che si dividono in quattro categorie:

• aritmetici, utilizzati per per eseguire calcoli matematici come l'addizione, la sottrazione, la moltiplicazione e la divisione (ad esempio =A1*B1). La loro esecuzione risulta in numeri
• di confronto, utilizzati per confrontare due valori, ad esempio =A1<B1. Restituiscono un'espressione logica: vero o falso.
• di concatenazione, (&) utilizzati per collegare (concatenare) più stringhe di testo in una (ad esempio ="Smart"&"world", che restituisce Smartworld)
• di riferimento, (: o ,)utilizzati per creare formule di Google Fogli e indicare intervalli di dati (ad esempio =SUM(A1:A5) o =SUM(A1:A5,B1:B%))

Fatta questa premessa, siamo pronti per lanciarci nei calcoli con Google Fogli.

1. Aprite una tabella in Google Fogli (noi useremo la versione web perché più chiara da usare)
2. Cliccate su una cella dove volete inserire una formula (per esempio sotto a una serie di dati). In questo caso useremo Somma
3. Digitate il simbolo "=", che identifica la nostra intenzione di inserire una funzione.
4. Se la cella è sotto una serie di dati, ci verrà suggerita la funzione Somma (SUM), con già inserito l'intervallo di celle

1. Se cliccate sul suggerimento, vi verrà mostrato direttamente il risultato della funzione
2. Se invece volete effettuare un'altra operazione, potete scrivere un altro termine

Se volete effettuare un'operazione tra due celle, e non in un intervallo, potete omettere la funzione e semplicemente scrivere =A1-A2, per fare una sottrazione ad esempio. Le celle possono essere inserite manualmente o potete cliccarci sopra, mentre nel caso degli intervalli dovete selezionare il gruppo di celle

Come abbiamo anticipato sopra, per selezionare più intervalli, potete separarli con la ",".

Vediamo come effettuare le operazioni aritmetiche più comuni. Quando inserite una funzione, Google Fogli vi mostrerà il risultato in una finestra pop-up prima ancora di cliccarci sopra (immagine sotto).

• somma: =A1+A2 o =SUM(A1:A5)
• sottrazione: =A1-A2 o =SUM(A1;-A2)
• moltiplicazione: =A1*A2 o =PRODUCT(A1;A2)
• divisione: =A1/A2 o =DIVIDE(A1;A2)
• percentuale: A1%. Se volete calcolare una percentuale di un numero rispetto a un altro, basta dividere i due numeri e poi cliccare sul menu Formato in alto, selezionare Numero e cliccare su Percentuale
• media: =AVERAGE(A1:A5)

A questo indirizzo trovate l'elenco completo delle funzioni disponibili in Google Fogli. In caso non sappiate quale sia la funzione da inserire, fate come segue.

1. Cliccate sulla cella in cui volete inserire la funzione
2. In alto, cliccate sul menu Inserisci in alto
3. Cliccate su Funzione
4. Si aprirà una finestra con in alto le funzioni più utilizzate, mentre in basso potrete accedere a funzioni collegate a diversi settori, come matematiche, finanziarie eccetera. Alla voce Tutte, trovate la lista completa. Cliccando sulla funzione, potrete utilizzarla

Ora che abbiamo visto come effettuare i calcoli su Google Fogli e inserire le funzioni, vediamo alcuni trucchi per rendere più semplice il loro utilizzo.

Applicare una formula a tutta una colonna

Un metodo che i professionisti possono utilizzare per applicare le formule in modo efficiente è garantire che un'intera colonna applichi lo stesso calcolo in base ai dati all'interno delle celle delle righe a cui è collegata. Sapere come applicare una formula a un'intera colonna di righe in Fogli Google può aiutarvi a risparmiare tempo e semplificare i calcoli. Questi sono i diversi scenari di utilizzo:

• Effettuare lo stesso calcolo utilizzando riferimenti di cella diversi
• Applicare la stessa metodologia a ogni cella di una colonna
• Necessità di eseguire centinaia o migliaia di calcoli automaticamente
• Aggiunta dello stesso calcolo a una cella quando voi o un altro utente aggiungete una colonna
• Effettuare una trasformazione diffusa ai dati all'interno di una colonna

Ci sono tre metodi per effettuare questa operazione:

• Utilizzando il quadratino di riempimento. Quando selezionate una cella, vedrete che il suo angolo in basso a destra è un quadrato pieno. Trascinandolo, applicherete il contenuto di quella cella alle altre
  
  1. Inserite una formula in una cella, per esempio per calcolare la sua percentuale rispetto al totale e date Invio
  2. Selezionate la cella
  3. Spostate il cursore nell'angolo in basso a destra della cella, dove c'è un quadrato pieno. Il cursore diventerà un "+"
  4. Trascinatelo finché non avete coperto le celle su cui volete applicare la formula

• Formula ArrayFormula, che permette di riempire l'intera colonna con il calcolo. Ad esempio, se desiderate che le celle nella colonna A calcolino la somma delle celle nelle colonne B e C in base alla riga in cui si trovano i dati, è possibile utilizzare questa funzione. Il vantaggio di questo metodo è che potete applicare immediatamente la formula che desiderate a un'intera colonna, rendendo meno noiosi eventuali calcoli futuri. Ecco come usarla.
  1. Nella cella dove volete vedere il calcolo, inserite la formula =ArrayFormula(A1:A5/$A$10). Questo è un esempio, all'interno di ArrayFormula potete mettere un intervallo, un'altra formula o un'espressione matematica che restituisce un risultato. Ovviamente dovete mettere un intervallo in modo che vada a coprire tutte le celle della colonna. In questo caso calcoliamo una percentuale sul totale, che ovviamente è costante
  2. Premete Invio

• AUTO FILL. Sicuramente l'avrete visto utilizzando gli altri metodi, ma Google vi propone di inserire automaticamente una funzione all'interno di una colonna. Tutto quello che dovete fare è confermare che volete utilizzarla!

Intervalli denominati

Gli Intervalli denominati ci consentono di trovare una serie di dati più facilmente, attraverso il loro nome e non il loro range.

Supponete di avere una colonna in cui avete calcolato le vendite totali per prodotto e cliente. Assegnate un nome a questo intervallo, per esempio Vendite totali, e utilizzatelo nelle formule (potete farlo solo per intervalli adiacenti). Ecco come fare.

1. Selezionate le celle adiacenti (non l'intestazione)
2. Cliccate sul menu Dati
3. Cliccate su Intervalli denominati
4. Si apre una finestra a sinistra
5. Inserite un nome per i dati
6. Cliccate su Fine
7. Ora potete usare quel nome nelle formule. Ad esempio Salari invece di E2:E11, =ArrayFormula(Salari/$E$13). Mentre scrivete Salari apparirà una finestra, premete il tasto TAB per accettare e finite la formula

Gli intervalli denominati possono essere modificati in qualunque momento, cliccando sull'icona a forma di penna di fianco al loro nome. Per accedervi, basta cliccare su Dati > Intervalli denominati e apparirà la lista di tutti gli intervalli creati

Come rendere formule complesse più leggibili

Un ultimo trucco serve per rendere comprensibili le formule.

Quando si creano le formule, è facile che risultino cose del genere: =ArrayFormula(MAX(IF(($A$1:$A$52=A68)*($B$1:$B$52=B68), $D$1:$D$52,"")))

Difficilmente leggibile, vero? Ma quando scrivete una formula, potete utilizzare tutti gli spazi e le interruzioni di riga di cui avete bisogno.

Per inserire una linea di interruzione nella formula, premete Alt+Invio sulla tastiera. Per visualizzare l'intera formula, basta espandere la barra della formula facendo scorrere il bordo inferiore verso il basso (apparirà un'icona con due frecce).