Come fare CERCA.VERT

Se, lavorando con un foglio di calcolo, vi trovate a consultare ripetutamente la stessa tabella per trovare i dati che vi servono, forse CERCA.VERT è lo strumento che fa per voi, qualunque programma stiate usando.

CERCA.VERT sta letteralmente per "ricerca verticale" e viene dall'inglese VLOOKUP (che è infatti il comando che troverete in alcuni programmi). Il funzionamento è molto semplice ma incredibilmente potente, in quanto vi consente di trovare rapidamente i dati associati a un determinato valore in una tabella allineata verticalmente.

Per fare un esempio pratico, mettiamo che avete un foglio di calcolo che mostra in una colonna i nomi di diversi prodotti, e in un'altra colonna i loro prezzi. CERCA.VERT vi consente di trovare, conoscendo un nome, il prezzo associato. Ricercandolo verticalmente, appunto!

La funzione potrebbe sembrare intimidatoria all'inizio, e magari ne avevate bisogno ma non sapevate come si chiamasse, ma una volta compreso il meccanismo scoprirete che è incredibilmente semplice e utile.

Vediamo quindi come fare CERCA.VERT, su Excel o Google Fogli, per due colonne, due fogli o anche con più condizioni, oltre a ricordarvi la nostra guida su come fare un grafico con Google Fogli.

Come fare CERCA.VERT su Excel
Come fare CERCA.VERT su Google Fogli

Microsoft Excel è probabilmente lo strumento più utilizzato per analizzare e interpretare i dati, e CERCA.VERT è una di quelle funzioni che semplificano il lavoro, consentendovi di individuare e restituire corrispondenze approssimative o esatte dai dati organizzati in un formato di tabella, a seconda degli argomenti utilizzati.

Dal 2019 è stato poi introdotto CERCA.X, che offre ancora più funzioni, ma per questa guida ci limiteremo a capire come usare CERCA.VERT.

Prima però dobbiamo spiegare come funziona CERCA.VERT, in modo da avere tutti gli strumenti per comprenderne il suo utilizzo e applicarlo senza problemi.

CERCA.VERT funziona, come suggerisce il nome con dati archiviati verticalmente, con ogni colonna in un set di dati che ha uno scopo diverso.

Supponiamo che un foglio contiene un elenco di prodotti in magazzino, con i nomi dei prodotti, i loro codici, le quantità e i prezzi. Ogni riga rappresenta un prodotto e ogni colonna rappresenta le informazioni sopra elencate.

CERCA.VERT ha diversi argomenti che possono essere utilizzati. Questi includono valore (cosa cercare), tabella (dove cercarlo), indice (il numero di colonna nell'intervallo contenente il valore da restituire) e la corrispondenza (opzionale, ovvero se restituire una corrispondenza approssimativa o esatta). Per creare una formula CERCA.VERT utilizzando questi argomenti è necessaria questa struttura:

=CERCA.VERT(valore, tabella, indice, corrispondenza)

Valore è quindi il valore di ricerca che stiamo cercando di trovare nella nostra tabella, o meglio, la casella che lo contiene.

Per cercare il valore, bisogna identificare la tabella contenente i vostri dati.

Si tratta in genere di un intervallo di celle, ad esempio A2:D11. Il valore deve essere sempre nella prima colonna dell'intervallo, ovvero a sinistra di quello da restituire.

Per fare questo, dovrete individuare la colonna contenente il risultato che desiderate restituire, ovvero l'indice. Proprio come potreste identificare un intervallo di celle utilizzando il numero di riga e la lettera della colonna, la formula CERCA.VERT conosce già la riga, in base al valore di ricerca corrispondente. Quindi se l'intervallo è A2:D11, A è associato a 1, B a 2 e così via, ma se fosse stato un intervallo B2:E11, B sarebbe stata la prima colonna e C la seconda.

Infine, dovrete identificare se volete che CERCA.VERT restituisca una corrispondenza esatta (il primo risultato corrispondente in una tabella organizzata e ordinata) o invece corrispondenze approssimative. Per impostarlo, dovrete aggiungere un valore booleano alla formula, quindi VERO (o 1) per corrispondenze approssimative oppure FALSO (o 0) per corrispondenze esatte. Se non specificate nulla, il programma darà per scontato che vogliate una corrispondenza approssimativa (VERO).

Vediamo ora alcuni esempi pratici per chiarire le idee, ma prima ci sono alcune considerazioni da fare.

CERCA.VERT cerca i dati a destra di qualsiasi valore di ricerca. Il tentativo di trovare i dati a sinistra comporterà un errore. Per aggirare questo problema potete utilizzare la nuova funzione CERCA.X.
CERCA.VERT è una funzione di ricerca verticale. Questo significa che i dati devono essere organizzati in una tabella in cui ogni riga ha forme di dati diverse (ma correlate) in ogni colonna. Se desiderate cercare dati in altri formati, utilizzate invece CERCA.ORIZ., INDICE e CONFRONTA o CERCA.X.
Le corrispondenze esatte nelle formule CERCA.VERT si riferiscono effettivamente alla prima corrispondenza esatta nella tabella. Questo potrebbe rivelarsi problematico per le tabelle di dati in cui il valore di ricerca ha diversi risultati corrispondenti, quindi ordinate i dati di conseguenza.
Se state cercando una corrispondenza approssimativa, i vostri dati dovranno essere ordinati manualmente in ordine crescente affinché i risultati siano corretti.
Prestate attenzione all'inserimento di nuove colonne nella tabella dei dati, in quanto questo può interrompere i valori indice nelle formule CERCA.VERT esistenti.
I caratteri jolly possono essere utilizzati per i valori di ricerca CERCA.VERT utilizzando asterischi o punti interrogativi. Dovrete utilizzare una "e commerciale" per concatenare il valore di ricerca con il carattere jolly all'interno della vostra formula (ad es. CERCA.VERT(valore&"*", tabella, indice, intervallo)
CERCA.VERT non è progettato per cercare testo con distinzione tra maiuscole e minuscole e restituirà il primo valore di corrispondenza esatto o approssimativo, indipendentemente dal maiuscolo/minuscolo utilizzato

Su due colonne

L'utilizzo più facile di CERCA.VERT è utilizzando due colonne.

Aprite un foglio di Excel con due colonne di dati concatenati e scrivete un valore da cercare in una cella vuota. Posizionatevi nella cella in cui volete visualizzare il risultato e scrivete

=CERCA.VERT(

Il sistema vi proporrà la formula man mano che scrivete, quindi potete semplicemente selezionarla dall'elenco. Potete anche operare dal campo funzione in alto, se vi è più comodo Ora come primo valore mettete la cella in cui è contenuto il valore che cercate (nel nostro esempio, H4, perché vogliamo trovare il nome del portatile associato al marchio Lenovo). Potete semplicemente cliccarci sopra. Ora inserite un punto e virgola.

Poi dovete inserire la matrice-tabella in cui cercare, quindi selezionate la tabella con il pulsante sinistro del mouse e trascinando il cursore per selezionare tutte le celle che vi interessano. Rilasciate il pulsante del mouse e inserite nuovamente un punto e virgola.

Ora dobbiamo inserire l'indice.

Se avete due colonne, scrivete 2 per indicare che il valore da restituire è nella seconda colonna, ma se ne avete più di due potete scegliere un altro numero. Nel nostro esempio, sarebbe stato 5 se avessimo voluto restituire il prezzo del portatile.

Infine, se volete un risultato esatto, scrivete FALSO. Chiudete la parentesi. La formula, nel nostro esempio, diventa così:

=CERCA.VERT(H4;B3:C9;2;FALSO)

Ora vi verrà restituito il valore cercato. E se, nella cella "risultato cercato", cambiate il nome dando poi Invio, la colonna "risultato" cambierà automaticamente valore.

Tra due fogli / file

Semplice, vero? Ma cosa fare se i nostri dati sono su due fogli? Su due file Excel diversi non si può fare, ovvero i dati devono essere in un unico file, cioè in una cartella, ma su fogli diversi. Quindi, riprendendo il nostro esempio sopra, su un foglio abbiamo i marchi di portatili, e sull'altro i dati relativi.

I due fogli devono avere una colonna comune, in modo da poter recuperare i dati relativi (in questo caso il marchio), ma l'ordine non importa. In questo caso, dato un marchio nel primo foglio, vogliamo cercare il nome del portatile dal secondo.

Ora andate sul primo foglio, quello dei marchi, e in una cella iniziate a digitare

=CERCA.VERT(

Ora inserite il valore da cercare, che sarà una cella della colonna comune (nel nostro caso, per esempio, B3). Potete farlo cliccandoci sopra. Poi inserite un punto e virgola.

Poi dovete inserire la tabella, che è nel secondo foglio. Cliccate sul secondo foglio (nel nostro caso portatili) e selezionate l'intera tabella tenendo premuti i tasti control+maiusc (Windows) o command+maiusc (Mac) e poi con le frecce andando a inquadrare tutta la tabella.

Ora tornate al primo foglio (marchi, per noi) e vedrete che nella funzione è indicato il nome del secondo foglio e l'intervallo.

Se vogliamo associare a quella colonna del primo foglio tutti i valori dal secondo foglio, e non cercare un singolo valore, dobbiamo rendere costanti i valori dell'intervallo, quindi dobbiamo mettere il segno del dollaro prima di ogni lettera e numero. Nello specifico, B3:F9 diventa $B$3:$F:$9. Aggiungeteli non dalla cella, ma dal campo funzione in alto, se vi è più comodo. Ora aggiungete un punto e virgola.

Ci siamo quasi, manca ancora l'indice, ovvero il valore di ritorno. Tornate al secondo foglio e contate il numero della colonna in cui sono inserite le informazioni che vi interessano. Se per esempio ci interessa il nome del portatile, mettiamo 2, altrimenti per il prezzo metteremmo 5, nel nostro esempio. Poi mettete un punto e virgola e, se volete una corrispondenza esatta, scrivete FALSO, oppure non scrivete niente per ottenere una corrispondenza approssimativa. Chiudete la parentesi.

Nel nostro esempio, la formula diventa così:

=CERCA.VERT(B3;portatili!$B$3:$F$9;2;FALSO)

Se volete applicare la formula anche alle altre celle (il motivo per cui abbiamo messo il simbolo del dollaro), trascinate il quadratino in basso a destra della cella su cui avete operato in modo da coprire tutte le altre.

Vedrete i dati cercati apparire in un attimo.

Con più condizioni

Ma cosa fare se cerchiamo un dato con più condizioni? Questo può essere utile se per esempio abbiamo varianti dei prodotti (di colore o, nel nostro caso sui portatili, di quantitativo di RAM per esempio). CERCA.VERT non funzionerà in questo caso, perché riporterà solo il primo valore. Quindi bisogna creare una colonna di aiuto che concatenerà le due colonne. È importante che questa colonna sia la prima a sinistra.

Usando CERCA.VERT, create una colonna per inserire i valori combinati, che verranno mostrati con una "/" in mezzo. Per esempio Apple MacBook / 16GB. Chiameremo questa colonna "Valore combinato". Per farla, scrivete la seguente formula:

=B3&" / "&C3

Che restituirà una cella di valori combinati. Successivamente, potete trascinare il quadratino in basso a destra della cella a coprire tutta la colonna e questa verrà popolata dai valori.

Ora potete usare CERCA.VERT, per esempio per cercare quanti portatili di quel tipo avete in magazzino. La formula è la stessa. Nella cella in cui volete inserire il valore, cominciate a scrivere:

=CERCA.VERT(

Cliccate sulla cella di cui volete cercare il valore, nel nostro caso per esempio, il valore MacBook Pro 13" è in A15 e 16 GB RAM è in B15. Nella formula saranno indicati come A15&" "&B15. Inserite il punto e virgola.

Poi selezionate la tabella e mettete il punto e virgola. Poi inserite il numero della colonna di cui volete identificare il valore, nel nostro caso la quantità, quindi 5. Mettete il punto e virgola e infine scrivete FALSO, se volete una corrispondenza esatta. Chiudete la parentesi. La formula viene così.

=CERCA.VERT(A15&" "&B15;A3:E11;5;FALSO)

Affinché la formula funzioni correttamente, i valori nella colonna di aiuto devono essere concatenati esattamente nello stesso modo dell'argomento CERCA.VERT.

Ad esempio, abbiamo utilizzato uno spazio con uno slash (non importa cosa ci sia dentro, l'importante c'è che la concatenazione sia uguale) per separare i criteri sia nella colonna di aiuto (C3&" / "&D3) sia nella formula CERCA.VERT (A151&" "&B15).

In teoria, potete utilizzare lo stesso approccio più di due criteri, ma un valore di ricerca è limitato a 255 caratteri e, in secondo luogo, il design del foglio di lavoro potrebbe non consentire l'aggiunta di una colonna di aiuto.

Ecco perché Microsoft Excel offre spesso più di un modo per fare la stessa cosa. Per CERCA.VERT con più condizioni, è preferibile utilizzare una combinazione INDICE e CONFRONTA o la funzione CERCA.X.

Ad esempio, per cercare in base a 3 valori diversi (Marca, Portatile e RAM), utilizzate la seguente formula:

=INDICE(F4:F12; CONFRONTA(1;(C16=C4:C12)*(D16=D4:D12)*(E16=E4:E12);0))

Dove D3:D11 è la colonna in cui cercare il dato che ci interessa, poi dobbiamo inserire la funzione CONFRONTA, che ci consente di confrontare i valori tra le diverse colonne a seconda dei nostri criteri di ricerca.

Noi cerchiamo quanti portatili a Marca Apple di tipo MacBook Pro 13,3" con 16 GB di RAM ci sono, quindi associamo alle celle relative gli intervalli. 1 e 0 sono i criteri booleani VERO e FALSO. Per ogni riga vengono confrontati i valori delle colonne con i nostri parametri di ricerca, e Excel moltiplicherà il risultato di ogni confronto per il risultato del confronto successivo.

Ora possiamo ottenere il valore da noi cercato.

Se utilizzate Google Fogli, la ricerca CERCA.VERT funziona allo stesso modo, ma il nome non è stato tradotto, quindi dovrete inserire il nome della funzione originale, ovvero VLOOKUP.

Google Fogli funziona infatti in modo molto simile a Excel, anche se offre un po' meno funzioni rispetto alla controparte di Microsoft. Detto questo, CERCA.VERT c'è, ed è facilissimo usarla.

A parte il nome, la funzione è infatti identica a quanto visto sopra, e il bello è che se aprite un file Excel in Fogli, l'app di Google convertirà il nome automaticamente per voi, senza che dobbiate fare niente!

In ogni caso, vediamo come usare la funzione CERCA.VERT in Google Fogli (che in inglese è chiamato Google Sheets).

Dopo aver aperto un foglio di calcolo in Google Fogli, cliccate su una cella vuota e inserite un valore da cercare in una tabella, proprio come abbiamo visto per Excel. Quando scrivete, potete usare come per Excel il simbolo asterisco (*), che consente di trovare una corrispondenza parziale. Per esempio, se scrivete App* vi verrà mostrato il modello di portatile corrispondente. Se invece usate il punto di domanda, sostituirete non il resto della parola ma solo un carattere. Quindi dovreste usare App?? o Appl? per non ricevere un errore.

Poi cliccate su una cella di fianco vuota e iniziate a scrivere

=VLOOKUP(

Cliccate sul suggerimento e usate la stessa formula vista per Excel, ovvero inserendo il valore di ricerca, la tabella in cui cercare il valore (la matrice), l'indice della colonna del valore da restituire e, qui c'è una differenza, se la colonna è ordinata in ordine crescente o meno.

In questo caso si usano termini inglesi, quindi TRUE o FALSE.

Nel nostro esempio, la funzione viene così: