Come fare invio multiplo email in Gmail

Gmail (qui trovate il nostro approfondimento) è il servizio di posta elettronica più usato al mondo e, aggiornamento dopo aggiornamento, offre sempre più funzionalità per i suoi utenti.

Una di queste, chiamata Invio multiplo, è orientata (insieme ai layout personalizzati) specificamente all'invio di mail di marketing o alle newsletter, una funzione comoda per alcuni casi d'uso e specificamente riservata agli utenti a pagamento, inizialmente del piano Google Workspace Individual e poi anche ad altri.

Ma come funziona la modalità di invio multiplo di Gmail nel 2022? Andiamo a scoprirlo, cercando di vedere cos'è, chi la può usare e come utilizzarla nel modo più efficace.

• A chi è riservata la modalità di invio multiplo di Gmail
• Cos'è la modalità di invio multiplo di Gmail: caratteristiche e limiti
• Come fare invio multiplo email in Gmail
  
  • Selezionare i destinatari
  • Come comporre un messaggio
  • Come inviare l'email

Nel 2021, la GrandeG ha esteso Google Workspace per tutti gli utenti con un account Google.

Questo ha permesso a tutti gli utenti di accedere all'esperienza completa di Workspace, inclusi Chat e Meet, che ora, dopo il rinnovamento dell'interfaccia web di Gmail, sono in primo piano con due pulsanti appositi. 

L'annuncio di un anno fa, però, ha decretato anche l'arrivo di Google Workspace Individual, un piano riservato ai professionisti e alle piccole attività, che propone servizi premium come

• videochiamate più lunghe, con possibilità di registrazione e filtro del rumore
• programmazione degli appuntamenti con Calendar
• email di marketing con layout personalizzati e possibilità di invio multiplo, di cui appunto parliamo in questo articolo

Ovviamente tutto questo ha un prezzo, che Google ha inserito esattamente sotto il suo piano Business Standard da 10,40 euro al mese. Google Workspace Individual costa infatti 8,99 euro al mese, che diventano 7,50 con il pagamento annuale.

La funzione di invio multiplo era inizialmente riservata al piano Google Workspace Individual, ma da agosto 2022 Google l'ha allargata ad altri piani.

Ecco la lista completa. 

• Workspace Individual
• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise Starter
• Enterprise Standard
• Enterprise Plus
• Education Standard
• Education Plus

Come si può vedere, manca il piano Business Starter da 5,20 euro al mese, che comunque ha un'email con dominio personalizzato e non Gmail (come invece nel piano Workspace Individual).

E per gli utenti normali di Gmail (la stragrande maggioranza)? Se siete curiosi, potete provare per 14 giorni gratuitamente il piano Google Workspace Individual. Tutto quello che dovete fare è recarvi a questo indirizzo e cliccare sul pulsante blu Inizia. A questo vi verrà chiesto di effettuare l'accesso con il vostro account Google (in caso non l'abbiate già fatto) e dovrete effettuare la conferma di voler iniziare la prova. 

Ora che abbiamo chiarito a chi è riservata la modalità di invio multiplo di Gmail, vediamo cos'è, quali sono le sue caratteristiche e (se ci sono) i suoi limiti.

La funzione di invio multiplo è pensata per

• Creare campagne email
• Inviare newsletter e annunci
• Personalizzare l'email con la stampa unione (una funzione che permette di inviare messaggi via email in cui ci sono campi variabili che cambiano automaticamente a seconda della lista di indirizzi a cui viene inviato il messaggio)

Con la modalità di invio multiplo, quando viene aggiunta una persona nel campo "A", questa riceve l'email singolarmente e non vedrà le altre persone a cui avete inviato l'email (come se aveste mandato una singola mail a una persona e non a un gruppo). Inoltre riceverete le risposte in thread separati, il che semplifica la gestione delle conversazioni.

Le altre caratteristiche importanti dell'invio multiplo sono:

• i destinatari vedranno nella loro email un link che consente di annullare l'iscrizione o riabbonarsi. Voi riceverete una notifica per queste azioni e se includete un destinatario che in precedenza ha annullato l'iscrizione, questo viene automaticamente rimosso dall'email.
• non c'è limite al numero di destinatari distinti che potete inviare ogni mese.
• quando la modalità di invio multiplo è attivata, il pulsante Invia è sostituito dal pulsante Continua, l'intestazione della scheda diventa viola e nella parte inferiore della bozza viene visualizzato un banner per l'assistenza

Detto questo, ci sono alcuni limiti o quantomeno caratteristiche che è bene tenere presente.

• potete inviare un'email a un massimo di 1.500 contatti contemporaneamente 
• Nel caso di utenti Google Workspace Business, l'invio multiplo è disponibile per i destinatari esterni per impostazione predefinita
• Nel caso di utenti Google Workspace Enterprise Starter e versioni successive e account Education, l'invio multiplo è limitato ai destinatari interni per impostazione predefinita
• Potete avere un solo destinatario nel campo CC o BCC e quel destinatario riceve una copia di ogni email
• Non è possibile utilizzare la modalità Rispondi, Inoltra, Pianificazione o Riservata quando si utilizza l'invio multiplo.
• Se aggiungete un allegato, la dimensione dell'allegato in ciascuna email viene conteggiata per lo spazio di archiviazione. Per evitare questo, condividete un link al file in Google Drive.

Vediamo ora come usare la modalità di invio multiplo in Gmail per creare un annuncio o una newsletter.

1. Avviate un browser e andate sul sito di Gmail
2. Effettuate l'accesso
3. Cliccate sul pulsante Scrivi in alto a destra per scrivere una email
4. Se avete sottoscritto un abbonamento ai servizi di cui sopra vedrete nella barra degli strumenti in basso una nuova icona con due lettere sovrapposte a destra
5. La prima volta che utilizzate la funzione, vedrete una breve introduzione
6. Cliccate su Attiva/disattiva la modalità di invio multiplo
7. Andando avanti, cliccate semplicemente sul pulsante Invio multiplo per utilizzare la funzione.

1. Come accennato in precedenza, la finestra ora diventerà viola, il che vi mostra immediatamente che state utilizzando questa modalità. In basso troverete il link per annullare l'iscrizione e oltre il messaggio di descrizione della funzione e il pulsante per disattivarla

Selezionare i destinatari

Per prima cosa, dovete selezionare i destinatari nel campo "A": potete digitare o incollarli oppure utilizzare un elenco da Contatti Google.

In questo caso potete creare un'etichetta che chiarifichi il motivo della mailing list, e aggiungere i contatti da Contatti Google. Se volete aggiungere i contatti a un'etichetta da usare poi come mailing list in invio multiplo dovete però prima fare questa operazione:

1. Recatevi alla pagina di Contatti Google sopra indicata
2. Cliccate su Crea Etichetta
3. Dategli un nome 
   • Trascinateci dentro i contatti 
   • Oppure dalla barra degli strumenti sopra l'etichetta, cliccate su Gestisci etichette (l'icona a forma di etichetta)

1. Nella barra laterale, cliccate su Importa per importare un file CSV o vCard di contatti esterni
2. Dalla finestra di importazione, selezionate l'etichetta personalizzata che volete applicare a ciascun contatto importato.

A questo punto, tornando a Gmail e alla composizione di un'email di invio multiplo, dopo aver selezionato il campo Destinatario si aprirà una finestra pop-up che vi permetterà di scegliere i vostri contatti o l'etichetta.

Come anticipato nel paragrafo precedente, potete aggiungere fino a 1.500 destinatari nel campo "A" e un massimo di 1 destinatario nel campo "Cc" o "Ccn", che verrà copiato in ogni singola email in uscita.

Ricordiamo inoltre che se utilizzate Gmail al lavoro o a scuola, l'amministratore può scegliere di non ammettere destinatari esterni nella modalità di invio multiplo.

Come comporre un messaggio

Ora siete pronti a comporre l'email. Componete il messaggio e completate il campo come fareste normalmente in qualsiasi email. Google dice che quando la modalità di invio multiplo è attiva, si possono inserire i tag di stampa unione, ad esempio @nome, per personalizzare l'email per ciascun destinatario. 

Come inviare l'email

Ora che avete creato una bozza, potete inviare l'email cliccando su Continua. A questo punto Google vi potrebbe mostrare un avviso:

• Se sono presenti troppi destinatari nel campo Cc o Ccn
• Nel caso abbiate rimosso il link per annullare l'iscrizione. In questo caso potete proseguire comunque o ripristinarlo.

Se è la prima volta che utilizzate la funzione, vedrete un messaggio che vi dà consigli per evitare di finire tra le email spam, ovvero avere il consenso dei destinatari e seguire le regole in vigore.

Cliccando su Ulteriori informazioni troverete tutte le informazioni a riguardo. Se mettete la spunta di fianco a Non mostrare più non lo vedrete più. Cliccate Capito per continuare.

A questo punto verrà visualizzata una finestra con il numero di eventuali destinatari che hanno annullato l'iscrizione (e che avete incluso, ma che verranno escluse automaticamente), oltre al numero totale di destinatari. Sotto, avete la possibilità di inviarvi una email di prova (Invia anteprima) per controllare che sia tutto a posto.

Quando siete pronti per inviare l'email alla vostra mailing list, cliccate su Invia tutti.

Come abbiamo detto, i destinatari riceveranno le email come individuali, non di gruppo. Tornando al mittente, nella cartella Inviati troverà un singolo thread, ma le risposte verranno mostrate in thread separati.