Come firmare un documento Word senza stamparlo?

Con pochi passaggi è possibile preparare un documento pronto per essere firmato digitalmente senza stamparlo e risparmiando tempo e risorse
SmartWorld team
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Come firmare un documento Word senza stamparlo?

Quante volte si presenta la necessità di firmare un documento Word ma non si ha una stampante a disposizione? Con pochi passaggi è in realtà possibile aggiungere la propria firma ai documenti Word direttamente dal PC e inviarli firmati digitalmente senza doverli stampare.  Firmare un documento Word senza stamparlo consente di risparmiare tempo e carta: ecco la procedura da seguire.

Indice

Come fare la firma su un documento Word?

La buona notizia è che è possibile firmare un documento Word senza stamparlo. Il primo passo è creare una versione digitalizzata della propria firma. In pratica, prendere un foglio di carta bianco e firmare con una penna nera.

Quindi utilizzare uno scanner o l'app fotocamera del proprio smartphone per scansionare la firma. Salvare il file scansionato sul computer in formato .jpg, .png o .bmp. A questo punto aprire Microsoft Word e creare un nuovo documento vuoto. Nella barra dei menu, cliccare su Inserisci, poi su Immagine e seleziona il file dell'immagine della firma scansionata.

Una volta inserita l'immagine della firma nel documento, cliccare sull'immagine, andare alla scheda Formato immagine e poi su Ritaglia. Utilizzare le guide per ritagliare la firma eliminando eventuali spazi bianchi superflui. Premere Invio per confermare il ritaglio. Fare click col pulsante destro del mouse sull'immagine della firma ritagliata e selezionare Salva come immagine. Salvare la nuova versione ritagliata sul computer. Infine, aprire il documento Word che bisogna firmare. Selezionare Inserisci, poi Immagini e scegliere il file della firma salvata in precedenza. Posizionare l'immagine nel punto desiderato del documento.

La procedura per inserire una riga su Word

Se si preferisce ottenere un risultato più professionale quando si firma un documento Word senza stamparlo, il suggerimento è di inserire una riga della firma, sulla quale apporre la firma digitale in un secondo momento.

Questa funzione, presente nella sezione Inserisci di Word, rende il documento più ordinato e ufficiale.

I passaggi da seguire sono pochi e schematici. Dopo aver aperto il documento Word, posizionare il cursore del testo nel punto in cui inserire la riga della firma. Aprire il menu Inserisci e selezionare l'opzione Riga della firma. Cliccare sull'opzione Riga della firma di Microsoft Office per aggiungere la riga al documento. Nella finestra Impostazione firma, digitare il nome nella casella Firmatario consigliato. Tra l'altro è possibile aggiungere un titolo, come la professione o mansione, nella casella Titolo del firmatario consigliato.

Dopo aver inserito le informazioni necessarie, cliccare sul pulsante OK per salvare le modifiche e aggiungere la riga della firma al documento. 

Quali versioni di Word consentono di firmare

Non tutte le versioni di Microsoft Word permettono di inserire una firma digitale. Per essere sicuri di poter firmare un documento Word senza stamparlo bisogna utilizzare una delle seguenti versioni di Microsoft Word:

  • Word per Microsoft 365
  • Word per Microsoft 365 per Mac
  • Word 2021
  • Word 2021 per Mac
  • Word 2019
  • Word 2019 per Mac
  • Word 2016
  • Word 2016 per Mac
  • Word 2013

L'opzione Riga della firma non è disponibile nella versione gratuita di Word online.

Di conseguenza per utilizzare questa funzionalità e garantire che il documento abbia un aspetto professionale, è necessario avere accesso a una delle versioni compatibili che abbiamo indicato.

Come firmare un documento Word sul cellulare?

Con l'aumento dell'uso degli smartphone per le attività di tutti i giorni, firmare un documento Word direttamente dal cellulare è diventato non solo possibile, ma anche molto pratico. Prima di tutto assicurarsi di avere l'app Microsoft Word installata sul proprio dispositivo. Il software può scaricarla gratuitamente dal Google Play Store per dispositivi Android o dall'App Store per dispositivi iOS. Una volta installata l'app, aprire il documento Word da firmare. L'utente può accedervi direttamente dall'app Word, dalla propria email o da un servizio di cloud storage come OneDrive, Google Drive o Dropbox. Per firmare il documento, bisogna seguire questi passaggi:

  • posizionare il cursore nel punto desiderato: tocca il punto del documento dove inserire la firma;
  • inserire la firma: nella barra degli strumenti in alto, selezionare l'icona della matita o del pennello per accedere alla modalità disegno;
  • disegnare la firma: utilizzare il dito o uno stilo per disegnare la firma direttamente sul documento; è possibile regolare lo spessore e il colore della linea per rendere la firma più simile possibile a quella reale.

Dopo aver aggiunto la firma, salvare il documento toccando l'icona del dischetto o selezionando Salva dal menu delle opzioni.

Una volta salvato, inviare il documento firmato tramite email, condividerlo tramite un servizio di messaggistica o caricarlo nuovamente su un servizio di cloud storage.

Opzioni per una firma digitale più professionale

Se si preferisce una firma digitale più professionale e sicura sono comunque disponibili applicazioni specifiche come Adobe Fill & Sign, DocuSign o altre app di firma elettronica, disponibile sia per smartphone e tablet Android e sia per iPhone e iPad. Questi software offrono funzionalità avanzate come la possibilità di importare firme salvate, aggiungere timestamp e verifiche di sicurezza.

L'alternativa della firma di un PDF

Se non si dispone di una versione di Microsoft Office compatibile con la funzione di firma digitale c'è una strada alternativa da percorre. In pratica è la conversione di un documento Word in un file PDF e utilizzare il tool gratuito Compila e firma di Adobe Reader. Ecco una guida completa su come fare.

Se la versione di Word non permette di salvare in formato PDF è possibile utilizzare il servizio online Xodo.

Caricare quindi il documento Word su Xodo e converti il file in formato PDF. Una volta convertito il documento in PDF, procedere con i seguenti passaggi per aggiungere la firma digitale:

  • andare alla pagina del tool Compila e firma di Adobe;
  • caricare il documento PDF: cliccare sul pulsante Seleziona un file per caricare il documento PDF da firmare;
  • accedere o creare un account Adobe utilizzando le credenziali di Google, Facebook o Apple; in alternativa, registrarsi cliccando su Crea un account gratuito;
  • aggiungere la firma: dal menu laterale di sinistra, premere Aggiungi firma. Possibile scegliere tra: Digita (inserire la firma digitando il nome, scegliendo uno stile di firma offerto da Adobe), Disegna (disegnare la firma a mano libera utilizzando il mouse o un dispositivo touch), Immagine (caricare un file immagine della firma precedentemente salvato);
  • salvare la firma: dopo aver scelto il metodo di firma, cliccare su Salva;
  • posizionare la firma sul documento: trascinare la firma sul documento PDF e regolare la posizione e le dimensioni a piacimento utilizzando il cerchio blu di modifica che compare nel rettangolo della firma;
  • scaricare il documento firmato: clicca il pulsante Scarica per effettuare il download del file PDF firmato e conservarlo sul computer.

Il tool Compila e firma di Adobe è disponibile gratuitamente sia online sia tramite il software Adobe Reader, scaricabile dal sito ufficiale del produttore.

Questa soluzione permette di firmare documenti Word convertiti in PDF in modo semplice e professionale, senza necessità di stampare alcunché.

Come creare una firma digitale in formato PNG

Tra le opzioni disponibili per creare una firma digitale in formato PNG c'è Online Signature. Nel menu del sito selezionare Signature Generator. Impostare i valori richiesti (nome, stile di firma) e cliccare su Create. Una volta creata la firma, scaricarla sul dispositivo. Disegnare quindi la firma con Draw Signature. Se si preferisci disegnare manualmente, seleziona Draw Signature. Utilizzare il touchscreen del dispositivo o il mouse per disegnare la firma nell'area designata. Dopo aver completato la firma, cliccare su Save e poi su Download Signature per scaricare il file PNG.

Un altro servizio utile è My Live Signature. Questo sito richiede la registrazione di un account gratuito per poter salvare la firma, ma offre funzionalità simili per creare firme digitali personalizzate. Una volta ottenuto il file PNG della firma, inserirlo nel documento Word: andare alla scheda Inserisci e selezionare Immagine.

Caricare quindi il file PNG della firma. Dopo aver inserito l'immagine della firma, posizionarla nel punto desiderato del documento. Possibile anche ridimensionarla e spostarla per adattarla perfettamente. Salva quindi il documento Word firmato. È comunque consigliabile salvare anche una copia in formato PDF per garantirne l'integrità e la sicurezza.

Salvare la firma in formato PNG presenta quindi diversi vantaggi. Il più evidente è la possibilità di avere uno sfondo trasparente, che rende la firma versatile e adatta a documenti con sfondi di vari colori. In questo modo si riesce a mantenere un aspetto professionale e pulito nei documenti digitali.

Perché firmare un documento Word senza stamparlo

La firma digitale elimina la necessità di stampare, firmare manualmente e scansionare nuovamente il documento. Questo processo può essere completato in pochi minuti direttamente dal tuo computer o dispositivo mobile. Risparmiare tempo è prezioso in ambiti lavorativi dove la rapidità di esecuzione delle operazioni è fondamentale.

Ridurre l'uso di carta è un passo importante verso pratiche aziendali più sostenibili. Firmare documenti digitalmente contribuisce a ridurre l'impatto ambientale derivante dalla produzione e dal consumo di carta, oltre a diminuire l'uso di inchiostro e le emissioni legate al trasporto e alla stampa dei documenti.

Le firme digitali offrono un livello di sicurezza superiore rispetto alle firme tradizionali. Utilizzando tecnologie di crittografia, una firma digitale garantisce l'integrità del documento e l'autenticità del firmatario. Questo è importante in contesti legali e aziendali, dove la verifica dell'identità è essenziale.

I documenti digitali firmati possono essere facilmente archiviati, organizzati e recuperati. In questo modo si riduce lo spazio fisico necessario per l'archiviazione dei documenti cartacei e si facilita l'accesso ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. I documenti digitali possono tra l'altro essere facilmente condivisi e collaborati online.

Molti Paesi hanno adottato leggi che riconoscono la validità delle firme digitali, equiparandole a quelle tradizionali.

Ad esempio, l'Unione europea ha introdotto il regolamento eIDAS che fornisce un quadro giuridico per le firme elettroniche. Significa che i documenti firmati digitalmente sono legalmente vincolanti.

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