Come funziona Dropbox nel 2022

Come funziona Dropbox nel 2022
Alessandro Nodari
Alessandro Nodari

Non sarebbe fantastico avere una copia dei propri documenti sul cloud, sempre disponibile da qualunque dispositivo, smartphone, PC o tablet che sia, magari gratis?

Beh, Dropbox è proprio questo, un grande schedario virtuale che archivia tutti i vostri documenti, in grado di coprirvi le spalle in caso il vostro prezioso PC si rompa o di accedervi ovunque voi siate. Ma come funziona Dropbox nel 2022? In questo articolo cercheremo di spiegarvi cos'è, come usarlo e le sue funzioni, perché Dropbox è molto più che un'archiviazione nel cloud, ma vi aiuta anche nella collaborazione, e persino nel trasferimento di file.

Indice

Cos'è Dropbox

Prima di elencare le varie funzioni di Dropbox e come usarle, iniziamo con lo spiegare cos'è Dropbox

Dropbox è un servizio di file hosting, spesso indicato come servizio di archiviazione su cloud, probabilmente uno dei servizi presenti da più tempo (e popolari). Ma in pratica questo cosa vuol dire esattamente? Fondamentalmente, quando caricate un file (un documento, una foto o altro) presente su un vostro dispositivo (smartphone, PC o tablet) sul cloud, questo viene archiviato anche su Internet, il che significa che potete comunque accedervi anche in caso non possiate farlo dal dispositivo originale.

Poiché Dropbox archivia i file nel cloud, potete infatti accedervi da qualsiasi parte del mondo e da qualunque altro apparecchio. Ad esempio, potete salvare la vostra presentazione di lavoro sul computer di casa e aprirla sul computer dell'ufficio senza utilizzare un'unità USB o inviarla a voi stessi tramite email. Perché la grande versatilità di Dropbox gli consente di funzionare su computer, tablet e smartphone per darvi accesso ai file in movimento.

Dropbox inoltre sincronizza tutti i file locali sul PC con quelli nel cloud. Questo significa che tutte le modifiche apportate a un file vengono aggiornate automaticamente in Dropbox, praticamente in tempo reale (ovviamente al netto della propria connessione internet e delle dimensioni del file).

Ma non è finita qui. Dropbox è anche un'ottima piattaforma per collaborare. Quando condividete file con colleghi o clienti via email, potete avere problemi a causa delle dimensioni, o dei filtri antispam. Con Dropbox potete semplicemente condividere un file inviando un link, che poi i vostri collaboratori useranno per scaricare il file

Come funziona Dropbox gratis

Vediamo ora come funziona la versione gratuita di Dropbox, che ci consente di archiviare i nostri file senza spendere soldi, ovviamente con delle limitazioni. L'account gratis di Dropbox, che si chiama Dropbox Basic, offre

  • 2 GB di spazio di archiviazione (crittografato)
  • possibilità di effettuare l'accesso fino a 3 dispositivi
  • gestore di password 

2 GB non sono molti, ma magari non tutti abbiamo bisogno di sincronizzare la libreria musicale o le foto. Potrebbe essere utilizzato solo per i documenti importanti, o per le collaborazioni di lavoro.

Come registrarsi su Dropbox

Registrarsi su Dropbox è facilissimo. La prima cosa che dovete fare è scegliere il piano che volete sottoscrivere (in caso potete cambiare piano successivamente). Qui ovviamente descriveremo il piano gratis.

  1. Accedete al sito
  2. Cliccate su Trova il piano adatto a te
  3. Cliccate su Salta il questionario e visualizza tutti i piani
  4. Sotto Dropbox Basic cliccate su Inizia

Come funziona Dropbox
  1. Ora potete scegliere se creare un account con la vostra email
    1. In caso inserite il vostro Nome, Cognome, indirizzo email e una password sicura (qui alcuni suggerimenti)
    2. Accettate le condizioni di utilizzo
    3. Cliccate sul pulsante blu Crea un account
  2. Oppure (più semplice) effettuate la registrazione tramite il vostro account Google
  3. Una volta creato l'account ed effettuato l'accesso, vi verrà chiesto di scaricare Dropbox sul computer. Non è obbligatorio, ma è una buona idea farlo se desiderate sincronizzare automaticamente i file dal computer al cloud.
  4. Per installare il programma, seguite le istruzioni a schermo.
  5. Cliccate sul tasto Avanti. Apparirà una finestra con una voce, Scegli come sincronizzare
  6. Se cliccate su Imposta i file come locali, avrete una copia offline sul computer dei file in cloud,
  7. Se cliccate su Imposta i file come solo online, potrete accedere ai file solo online e non occuperete spazio nel disco rigido. 
  8. Potete scegliere le cartelle da sincronizzare, sempre tenendo presente il limite dei 2 GB. Qui ignoreremo la funzione e vedremo come aggiungere i file a mano nella cartella Dropbox
  9. Il download di Dropbox sul desktop crea automaticamente una cartella Dropbox. Vediamo come sincronizzare i file in questa cartella.
  10. Per aggiungere file, trascinateli semplicemente nella cartella Dropbox. Tutti i file aggiunti verranno sincronizzati con l'account Dropbox e potrete accedervi su più dispositivi (massimo 3). Tenete presente che con l'account gratuito avete il limite di 2 GB massimi.
  11. Potete anche scegliere di salvare un file direttamente nella cartella Dropbox, in modo che sia sempre sincronizzato con l'account.

Come funziona Dropbox

Come installare l'app Dropbox

Se desiderate accedere ai vostri file dallo smartphone (Android o iOS), potete anche scaricare l'app mobile Dropbox e quindi accedere con lo stesso account che utilizzate per Dropbox sul computer. Il bello di Dropbox è che tutti i file che caricate dal PC verranno visualizzati nell'app mobile, così potete visualizzare i file sul telefono. Il funzionamento è semplicissimo

  1. Installate l'app
  2. Inserite i vostri dati di accesso, email e password
  3. Avviate l'app

Come usare Dropbox Web

In caso non vogliate installare un programma sul vostro computer, potete caricare i file direttamente tramite l'applicazione web.

  1. Andate sul sito di Dropbox da browser
  2. Cliccate su Accedi in alto a destra
  3. Inserite i vostri dati di accesso, email e password
  4. Ora vorrete caricare alcuni file. Cliccate sul pulsante blu in alto a sinistra Carica.
  5. Scegliete se caricare un file o una cartella

Come funziona Dropbox
  1. Selezionate il file che desiderate caricare
  2. Cliccate su Apri
  3. Il file verrà caricato sul vostro account Dropbox. Potete scegliere la posizione dove caricarlo, come una cartella già presente o crearne una (cliccando su Crea in alto al centro). Per caricare una cartella seguite la stessa procedura (selezionando cartella all'inizio)

Come trovare un file in Dropbox Web

Per trovare un file nell'applicazione web:

  1. Sul pannello sinistro cliccate su Tutti i file
  2. A centro vedrete tutte le cartelle e i file presenti nel vostro account. Potete navigare come fareste su un computer.
  3. In alternativa, se conoscete il nome del file o della cartella che desiderate individuare, potete digitarlo nella barra di ricerca in alto a destra, dove c'è scritto Cerca.

Come scaricare un file da Dropbox Web

Se siete su un nuovo dispositivo, per esempio da un cliente, e volete accedere al vostro Dropbox per scaricare un file, come una presentazione, tutto quello che dovete fare è:

  1. Andate sul sito di Dropbox da browser
  2. Cliccate su Accedi in alto a destra
  3. Inserite i vostri dati di accesso, email e password
  4. Individuate il file utilizzando la funzione di ricerca o navigando tra le cartelle.
  5. Selezionate il file e toccate i tre puntini verticali alla sua destra. Dal menu a tendina, selezionate "Scarica".

Come funziona Dropbox

Come mantenere alcuni file o cartelle solo nel cloud, senza sincronizzarle con il PC

Nel momento in cui scaricherete l'app Dropbox sul computer, tutti questi file verranno automaticamente sincronizzati e scaricati sul dispositivo, ma magari non è quello che volete. Potreste voler mantenere in cloud alcuni file senza che vengano scaricati sul PC. Niente di più facile. Una volta che avete installato l'app Dropbox sul vostro computer, nella barra dei menu comparirà l'icona Dropbox.

  1. Cliccateci sopra
  2. Cliccate sull'icona con le vostre iniziali in alto a destra 
  3. Cliccate su Preferenze
  4. Ora avrete una serie di opzioni, cliccate su Sincronizzazione
  5. Sotto sincronizzazione selettiva, cliccate su Seleziona cartelle
  6. Selezionate le cartelle o i file che non volete vengano scaricati sul computer

Come funziona Dropbox

Come recuperare alcuni file da Dropbox Web

Dropbox Web è un vero e proprio File Manager, quindi avete la possibilità di cancellare dei file, che finiranno in un cestino (o nel caso abbiate cancellato dei file sincronizzati dal computer). Ma come recuperarli in caso di errore? Avete 30 giorni di tempo (120 per gli account business).

  1. Da Dropbox Web
  2. Sul pannello sinistro della schermata iniziale, selezionate File eliminati
  3. Selezionate il file che desiderate ripristinare 
  4. Premete Ripristina sul lato destro dello schermo.
  5. Volendo, potete eliminarlo in maniera permanente cliccando su Elimina definitivamente, subito sotto la voce Ripristina.

Come funziona Dropbox Business

Come abbiamo visto nel paragrafo dedicato a Dropbox gratis, ci sono diversi piani per gli account, ma su tutte c'è una distinzione: utenti privati e utenti aziendali (business). 

Per vedere i piani degli utenti business:

  1. Accedete al sito
  2. Cliccate su Trova il piano adatto a te
  3. Cliccate su Salta il questionario e visualizza tutti i piani
  4. In alto a destra cliccate su Lavoro

Come funziona Dropbox

Come vedete ci sono quattro opzioni:

  • Basic, gratuito
    • un utente 
    • 2 GB di spazio di archiviazione
    • sincronizzazione limitata a 3 dispositivi 
    • 100 MB da utilizzare con Dropbox Transfer. 
  • Professional, a 16,58 euro al mese, dedicato a lavoratori autonomi
    • un utente 
    • 3000 GB di spazio di archiviazione
    • Per inviare file fino a 100 GB con Dropbox Transfer
    • Cartelle disponibili offline su dispositivi mobili e pulizia remota dell'account
    • Filigrana documento
    • Assistenza prioritaria via email e chat
      Recupera i file Dropbox modificati o eliminati entro 180 giorni
  • Standard, a 12 euro al mese per utente, dedicato a team in crescita
    • più di tre utenti 
    • 5000 GB di spazio di archiviazione 
    • Console amministratore con impostazioni di gestione dei contenuti e dei team di facile utilizzo
    • Ripristino dei file o recupero dell'intero account fino a 180 giorni
    • Consegna di file di grandi dimensioni con Dropbox Transfer (fino a 2 GB)
    • Controlli e report sui contenuti esterni
    • Backup automatico dei computer e delle unità esterne connesse direttamente sul cloud con Dropbox Backup
    • Archiviazione e accesso sicuri alle informazioni sulle credenziali di accesso su tutti i dispositivi con Dropbox Passwords
    • Assistenza prioritaria via email, chat e telefonica
  • Advanced, a 18 euro al mese per utente, dedicato a team estesi
    • più di tre utenti  
    • Spazio illimitato 
    • Tutte le funzioni del piano Standard
    • Monitoraggio, avvisi e notifiche sulla sicurezza sempre attivi
    • Consegna di file di grandi dimensioni con Dropbox Transfer (fino a 100 GB, incluse opzioni di personalizzazione)
    • Classificazione dei dati per informazioni sensibili e riservate
    • Rilevamento e recupero ransomware
    • Cronologia delle versioni estesa: recupera e ripristina qualsiasi file fino a 1 anno
    • Integrazione single-sign-on (SSO)
    • Assistenza prioritaria via email, chat e telefonica

Ovviamente più si cresce con il costo, maggiori sono le funzionalità a disposizione. Le cose si fanno più interessanti con gli altri piani, che mettono in atto strumenti di collaborazione ben più potenti e svelano tutte le potenzialità di Dropbox, come 

Collaborazione

Le funzionalità aziendali di Dropbox dedicate alla collaborazione consentono di accedere ai propri file di lavoro in modo sicuro da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. All'interno della piattaforma si può creare, condividere e sincronizzare file, e Dropbox Business si integra con gli strumenti di collaborazione, oltre alla possibilità di trasferire le responsabilità dei file da un account all'altro, se la persona o il team responsabile di un'attività cambia.

Come funziona Dropbox

Sicurezza

Dropbox garantisce il massimo della sicurezza grazie a diversi livelli di protezione, tra cui crittografia, trasferimento dati e configurazione di rete. Un'altra funzionalità di sicurezza consente di cancellare i file da remoto in caso di furto di un dispositivo e se non bastasse c'è la possibilità di integrare altri prodotti di sicurezza aggiuntivi.

Integrazione

Dropbox Business offre oltre 300.000 integrazioni con app diverse per aiutare i team a collaborare in modo efficace e a semplificare i flussi di lavoro, come Zoom o Slack. Per esempio si può avviare una conversazione Slack all'interno della piattaforma Dropbox per mantenere file e conversazioni nello stesso posto. Inoltre si possono integrare strumenti di gestione dei documenti come Nintex, che permetteranno di automatizzare i flussi di lavoro.

Dropbox Business funziona con tutti i tipi di file, come Google Docs, Dropbox Paper, Microsoft Office e file tradizionali.

Come funziona Dropbox

Funzionalità intelligenti

Dropbox Business offre suggerimenti intelligenti e personalizzati, per aiutare il team ad accelerare i processi, organizzando i file e suggerendo i contenuti in base all'attività dell'utente o del team. Quest'ultima funzione è particolarmente utile quando si pianificano le riunioni tramite un'integrazione del calendario. Inoltre Dropbox apprende quando si accettano o respingono i suggerimenti per continuare a migliorare.

Monitoraggio

Ottimo strumento per gli amministratori, in quanto consente di visualizzare e gestire le cartelle del team e controllare la sincronizzazione. La dashboard di amministrazione consente di tenere d'occhio i dispositivi connessi, l'attività del team e la condivisione. Esistono inoltre funzioni di sicurezza che si possono utilizzare per concedere l'accesso temporaneo a file o collegamenti, inclusa la protezione tramite password e la possibilità di impostare date di scadenza per l'accesso.

Come funziona Dropbox

Come funziona Dropbox Family

Il piano Dropbox Family è per gli utenti privati e consente di ottenere 2 TB di spazio di archiviazione che può essere condiviso tra un massimo di 6 membri di almeno 16 anni di età. Il piano consente di condividere foto, video e documenti importanti e è organizzato in questo modo:

  • Ogni membro del piano ha un proprio account Dropbox, può gestire i propri file e le proprie cartelle e decidere cosa condividere con gli altri membri del piano Family
  • La fatturazione e le iscrizioni per l'intero piano Family saranno gestite da una sola persona, ovvero il gestore del piano.
  • Ogni membro del piano Family può accedere e condividere i file e le cartelle archiviati nel proprio account Dropbox da qualsiasi dispositivo utilizzando l'applicazione desktop Dropbox, l'app Dropbox per dispositivi mobili e Dropbox Web.

Se si dispone già di un account Dropbox individuale, si può passare a Dropbox Family nelle impostazioni dell'account:

  1. Accedete al sito.
  2. Cliccate sulla vostra immagine di profilo o iniziali in alto a destra.
  3. Cliccate su Impostazioni.
  4. Cliccate su Piano.
  5. Cliccate su Esegui l'upgrade o su Cambia piano. Se tra le opzioni disponibili compare Dropbox Family, potete eseguire l'upgrade da qui.

Se si ha un account Dropbox Plus o Professional e si è invitati a partecipare a Dropbox Family, non bisogna modificare il proprio piano, in quanto si riceverà un rimborso sull'account individuale. In caso si preferisca mantenere il piano originale, bisogna chiedere alla persona che ha invitato di inviare un nuovo invito a un altro indirizzo email, da cui si potrà creare un nuovo account, che verrà associato al piano Family. 

Inoltre non si può partecipare a un piano Family utilizzando un indirizzo email associato a un account Dropbox Business.

Come usare Dropbox per condividere file

Con Dropbox è facilissimo condividere file con altre persone senza la necessità di utilizzare allegati email. Si possono usare due modi.

Il primo metodo consiste nell'inviare il file (o una cartella)al destinatario tramite Dropbox.

  1. Andate al sito.
  2. Effettuate l'accesso con le vostre credenziali, email e password
  3. Selezionate il file o la cartella che desiderate inviare
  4. A destra troverete un'icona con un quadrato aperto con una freccia verso l'alto (condividi). Cliccateci sopra

Come funziona Dropbox
  1. Si aprirà una finestra pop-up che consentirà di inserire l'email del destinatario. Potete decidere se il destinatario può modificare o commentare il file o la cartella.
  2. Volendo potete consentire a Dropbox di importare i vostri contatti, così da poter inserire semplicemente un nome per decidere il destinatario
  3. Cliccate sul pulsante blu Condividi
  4. Potete inviare a più persone e c'è un'opzione per allegare un messaggio insieme al file o alla cartella.

L'altro metodo consiste semplicemente nel condividere il collegamento al file Dropbox con il destinatario.

  1. Andate al sito.
  2. Effettuate l'accesso con le vostre credenziali, email e password
  3. Selezionate il file o la cartella che desiderate inviare
  4. Potete fare in due modi
  5. Cliccare su Solo tu (o altro), in corrispondenza della colonna Chi può accedere
    1. Questo creerà un collegamento che si potrà copiare e inviare via email o come si preferisce

Come funziona Dropbox
  1. A destra troverete un'icona con un quadrato aperto con una freccia verso l'alto (condividi). Cliccateci sopra
    1. Si aprirà una finestra pop-up che consentirà di inserire l'email del destinatario. Potete decidere se il destinatario può modificare o commentare il file o la cartella.
    2. In basso c'è la scritta Crea link. Cliccateci sopra e automaticamente verrà creato e copiato negli appunti il link al file (o alla cartella), che si potrà inviare via email o come si preferisce

Come usare Dropbox per condividere file con app per dispositivi mobili

  1. Nell'app per dispositivi mobili Dropbox
  2. Aprite l'app Dropbox
  3. Cliccate sui tre puntini verticali (su Android) oppure sui tre puntini orizzontali su iPhone/iPad accanto al file o alla cartella da condividere.
  4. Selezionate Condividi.
  5. Cliccate Invita al file.
  6. Toccate sotto a Invia a e digitate l'indirizzo email, il nome o il gruppo della persona (o delle persone) con cui volete condividere.
  7. Cliccateci sopra per selezionarli dai risultati.
  8. Selezionate Può modificare (visualizzazione, commenti e modifiche), Può visualizzare (visualizzazione e commenti, ma non è possibile apportare modifiche) o Sola visualizzazione (non è possibile vedere i commenti).
  9. Selezionate Messaggio (facoltativo) per aggiungere un messaggio, se lo desiderate.
  10. Cliccate su Condividi.

Come usare Dropbox per condividere file con Gmail

Potete facilmente integrare Dropbox in Gmail per importare i file da un servizio a un altro grazie a una comoda estensione da installare su Gmail.

  1. Andate al sito di Gmail da browser
  2. Accedete a Gmail con i vostri dati, email e password
  3. Cliccate a destra sull'icona a forma di +

Come funziona Dropbox
  1. Apparirà una finestra. Nel campo di ricerca in alto scrivete Dropbox
  2. Cliccate su Dropbox for Gmail 
  3. Cliccate su Installa
  4. Cliccate su Continua
  5. Accedete con il vostro account Dropbox 
  6. Cliccate su Fine.

Ora quando invierete un messaggio con Gmail, ora troverete l'icona di Dropbox in basso a destra. Cliccandoci sopra potrete aggiungere un documento dal vostro account Dropbox (la prima volta che lo usate potrà essere necessario dare il consenso). Inoltre la stessa icona apparirà anche nelle mail in arrivo, con la possibilità di aggiungere gli allegati al proprio account Dropbox.

Come funziona Dropbox

Come funziona Dropbox Transfer

Dropbox Transfer è un servizio arrivato nel 2019 che consente di inviare file a cui non dovete collaborare (come per esempio un prodotto finito), quindi fuori dalla propria cerchia di utenti Dropbox (in maniera simile a WeTransfer). I trasferimenti scadono dopo sette giorni, e ogni file può essere protetto con una password.

Il funzionamento è semplicissimo:

  1. Accedete a Dropbox.
  2. Cliccate su Transfer.
  3. Cliccate su Crea trasferimento.
  4. Potete aggiungere un file 
    • Cliccando sull'icona con il segno +
    • Trascinando i file dal computer
    • Cliccando su Aggiungi da Dropbox
  5. Cliccate su Avanti.
  6. Scegliete la data di scadenza utilizzando il menu a discesa.
    • I trasferimenti vengono automaticamente impostati per scadere dopo 7 giorni, ma gli utenti Professional, Business Advanced, Enterprise ed Education hanno la possibilità di impostare la scadenza del trasferimento a 7, 30, 60 o 90 giorni
  7. Cliccate su Avanti.
  8. Cliccate su Copia link o Invia per email.
  9. Il destinatario riceve un link condivisibile su cui può cliccare per scaricare i file. Non è necessario un account Dropbox per accedere a un trasferimento o per scaricarlo.

Si può ovviamente usare in modo simile Dropbox Transfer anche da app desktop o app per dispositivi mobili.

Dropbox Transfer è riservato agli utenti Business e consente di visualizzare quante volte un trasferimento è stato visualizzato o scaricato, oltre a bloccare qualsiasi modifica o cancellazione del file trasferito effettuata del destinatario.

I clienti con piano Dropbox Professional, Advanced, Enterprise o Education possono anche personalizzare i trasferimenti con date di scadenza, password, loghi e sfondi. Il limite delle dimensioni del trasferimento dipende dal piano in uso:

  • Dropbox Basic (gratuito): 100 MB
  • Dropbox Plus, Family e Standard: 2 GB
  • Dropbox Professional, Advanced, Enterprise, Education e Transfer: 100 GB

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