Come funziona Gmail su Android, iPhone e PC

Sicuramente avrete sentito parlare di Gmail, se non altro perché quando acquistate un dispositivo Android vi viene richiesto di creare un account Google (o usare il vostro, in caso l'abbiate già) per configurarlo, accedere al Play Store e poter installare app. Perché un account Google è un indirizzo Gmail che permette di accedere a tutti i servizi Google e soprattutto alla sua posta elettronica (Gmail appunto), gratuita e ricca di funzioni, ma che forse non avete mai usato.

Se avete bisogno di un account email, infatti, Gmail è sicuramente un ottimo punto di partenza, anche grazie ai 15 GB di spazio su Google Drive gratuiti inclusi, che vi consentiranno di far fronte alla maggior parte delle vostre esigenze. Ma come funziona Gmail nel 2022? In questo articolo approfondiremo varie dinamiche del servizio, da come creare un account a recuperare la password o le email cancellate a una descrizione del suo utilizzo sui vari dispositivi, Android, iPhone o PC. 

• Cos'è Gmail
• Come creare un nuovo account Gmail
• Come funziona Gmail su Android 
• Come funziona Gmail su iPhone
• Come funziona Gmail su PC Windows
• Come funziona Gmail su Mac
• Come funziona Drive in Gmail
• Come recuperare/cambiare password Gmail
• Come recuperare email cancellate

Le caratteristiche di Gmail sono l'estrema semplicità di utilizzo e le ricche funzionalità a disposizione degli utenti, come i filtri, antispam e antivirus, la possibilità di aggiungere componenti come Dropbox e l'integrazione con i servizi Google. Tra questi è impossibile non citare Calendar, Google Docs, Google Drive, Keep, Google Meet e YouTube. Inoltre come abbiamo detto in apertura Gmail è l'account necessario per impostare un dispositivo Android (smartphone, tablet, Android/Google TV) e accedere alle app e ai servizi del Play Store.

Come se non bastasse, Google offre servizi aggiuntivi a livello aziendale (e per le organizzazioni o per l'istruzione) con Google Workspace a pagamento.

Insomma, un account Gmail è una porta di accesso a un nuovo mondo, e in qualche modo rappresenta anche una la nostra identità digitale, nel caso volessimo accedere ai servizi di terze parti (come Twitter, Canva o tanti altri). In questi casi è infatti possibile usarlo per registrarsi senza inserire la nostra email o una password in più da ricordare. Ma restiamo sulla sua funzione principale: la gestione delle email.

All'inizio della sua storia, parliamo del lontano 2004, chi voleva un account Gmail doveva avere un invito (pensate che i server di Gmail erano trecento vecchi computer Pentium III che nessuno in Google voleva usare), e addirittura erano iniziati a comparire annunci su eBay fino a 150 dollari (ma in alcuni casi anche migliaia) per poterne ottenere uno. 

Ora per fortuna non è più così e chiunque può aprire registrarsi a Gmail, anche con lo stesso nome utente e password che usa per altri prodotti Google.

Vediamo come fare prima di capire come usare Gmail.

1. Andate alla pagina di Gmail
2. Cliccate su Crea account in alto a destra
3. Verrete reindirizzati alla pagina di creazione dell'account Google
4. Inserite il vostro nome, cognome e create un nome utente
5. Se compare la scritta rossa Questa email è già utilizzata, significa che un altro utente usa lo stesso nome (o molto simile), oppure che quel nome è usato da Google per il suo servizio antispam. Se invece pensate che il vostro nome sia usato da qualcun altro che si spaccia per voi, dovete contattare le autorità preposte. In sostanza, dovete scegliere un altro nome utente
6. Inserite una password e confermatela (qui alcuni suggerimenti per una password forte e sicura)
7. Cliccate sul pulsante Avanti in basso a destra
8. Inserite il vostro numero di telefono
9. Riceverete un codice di verifica da inserire nello spazio apposito
10. Cliccate sul pulsante blu in basso a destra Verifica
11. Ora inserite delle informazioni personali come la vostra data di nascita e se volete (ma è consigliato) un indirizzo email alternativo per recuperare l'account in caso di necessità
12. Cliccate su Avanti
13. Leggete i Termini di servizio e le Norme sulla privacy di Google, quindi cliccate su Accetto
14. Il vostro account è stato creato e in alto a destra troverete un'icona con la vostra iniziale

Per entrare in Gmail

1. Andate sul sito di Gmail
2. Inserite il vostro nome utente (indirizzo email) e la password
3. Cliccate su Avanti
4. Se l'avrete attivata nelle impostazioni, riceverete un SMS per l'autenticazione a due fattori, altrimenti sarete subito dentro la vostra casella di posta

Per accedere al vostro dispositivo Android avete dovuto usare (o creare) un account Gmail, che ora potete benissimo usare come servizio di posta elettronica grazie all'omonima app già preinstallata in tutti gli smartphone e tablet con sistema operativo del robottino verde. Ovviamente potete usare anche altre app per accedere a Gmail.

1. Cliccate sull'icona di Gmail per avviare l'app
2. Cliccate su OK
3. Ora appare l'account Gmail che avete usato per configurare il dispositivo, cliccate su Vai a Gmail
4. Volendo potete anche configurare altri account di posta a piacere (adesso e successivamente)
5. Cliccate su Avanti
6. Date il consenso (o meno) per attivare le notifiche per email ad alta priorità
7. Scegliete su utilizzare le categorie di visualizzazione predefinite in schede tematiche grazie alle funzionalità intelligenti
   • Principale, i messaggi normali
   • Social, i messaggi da social network 
   • Promozioni, con le promozioni commerciali dai vari servizi a cui siete iscritti 

Gli amanti della privacy vorranno disattivare queste funzionalità (così l'intelligenza artificiale di Google non leggerà tutti i vostri messaggi per categorizzarli):

1. Cliccate sulle tre linee orizzontali in alto a sinistra
2. Cliccate su Impostazioni
3. Selezionate il vostro account
4. Deselezionate Funzionalità intelligenti e personalizzazione in altri prodotti Google

Ora siete davanti al vostro account di posta in Gmail.

 In alto trovate la barra di ricerca, che vi consente di effettuare una ricerca per mittente, oggetto o anche per i contenuti delle email.

A sinistra in alto c'è un'icona con tre linee in orizzontale (hamburger), che vi consente l'accesso a tutte le caselle, tra cui Messaggi inviati, Bozze, Spam, Cestino e in fondo le Impostazioni, che permettono di gestire sia alcune opzioni dell'app in generale che dell'account in questione, con la firma, le notifiche e altro.

In alto a destra invece trovate l'icona del vostro account Google (con la vostra foto o iniziali), da cui potete gestire l'account o aggiungerne altri.

Se cliccate su una email, potete leggerne il contenuto. In alto trovate quattro icone che consentono di

• archiviare
• cestinare
• segnare come da leggere 
• tre puntini verticali, che danno accesso a diverse azioni, tra cui: Sposta l'email, Posticipa, Modifica etichette, Segna come importante, Stampa, Segna come spam

Le stesse icone appariranno se tenete premuto su una email dalla lista, il che consente di selezionarla e applicare in blocco suddette azioni.

Di fianco al mittente, invece trovate un'icona di risposta rapida (freccia ad angolo verso sinistra) e un'icona con tre puntini in verticale, che danno accesso a diverse azioni:

• Rispondi a tutti, per rispondere a tutti gli utenti della mailing list
• Inoltra
• Aggiungi a speciali
• Stampa
• Segna come da leggere da qui
• Blocca il mittente

Per tornare alla lista di email, potete o cliccare il tasto indietro (o gesto) del telefono o la freccia verso sinistra in alto a sinistra. Per comporre un messaggio, cliccate sull'icona in basso a destra con la scritta Scrivi. Si aprirà la finestra di composizione dove potrete compilare i vari campi.

Vediamo ora come funziona Gmail su iPhone. Potete installare l'app da App Store gratuitamente. Se volete, potete usare qualunque altra app, inclusa Mail di Apple, per gestire il vostro account Gmail, ma qui descriveremo l'app ufficiale di Google.

1. Avviate l'app
2. Cliccate su Accedi
3. Inserite i vostri dati di accesso
4. Date conferma tramite autenticazione a due fattori
5. Confermate o meno l'invio di notifiche
6. Indicate la modalità di visualizzazione dei messaggi. Per impostazione predefinita, vi verrà mostrata la Posta in arrivo

L'interfaccia e le funzioni sono le stesse viste per Gmail su dispositivi Android.

Da PC Windows avete due modi per utilizzare la vostra casella di posta elettronica, da sito web (webmail) o utilizzando un client di posta come Posta di Windows.

Come funziona Gmail su PC Windows da sito web

1. Andate alla pagina di Gmail
2. Accedete con i vostri dati di accesso

Ora vi trovate davanti all'interfaccia web di Gmail, che come abbiamo detto ha appena ricevuto un nuovo design. Qui descriveremo la nuova interfaccia. A sinistra in alto trovate l'icona con barre orizzontali (hamburger) che vi consente di comprimere le etichette. Subito di fianco c'è il campo di ricerca, che si può potenziare grazie ai filtri (icona all'estrema destra), anch'essi aggiornati da poco. Sempre scorrendo verso destra abbiamo, nell'ordine:

• Aiuto, per ottenere aiuto da Gmail
• L'icona a ingranaggio delle impostazioni, da cui si può accedere a
  • tutte le impostazioni, veramente numerose, e tra cui trovate anche la possibilità di impostare la firma
  • opzioni di visualizzazione
  • i temi, per personalizzare i colori dell'interfaccia
  • la visualizzazione della mail selezionata per leggerla senza doverla aprire
• Le app di Google
• Il proprio account

Tornando a sinistra dall'alto, abbiamo il pulsante Scrivi, per scrivere una nuova mail, e sotto le etichette, come Posta in arrivo, Social, Promozioni (come per Android le etichette possono essere disattivate) e sotto ancora le varie caselle come Messaggi inviati, Bozze e un menu a tendina (Altro), che dà accesso a Spam, Cestino e molte altre.

Se state usando la nuova visualizzazione, è possibile che a sinistra del pannello con le caselle di posta ci sia un altro pannello con alcune applicazioni di Google come Meet, Chat e Spaces. Se non le utilizzate, potete eliminare il pannello seguendo questa guida. 

Al centro della pagina ci sono tutte le email ricevute a seconda della scheda o cartella che state guardando (se Posta in arrivo, Social o Messaggi inviati, per esempio). Come abbiamo visto nella sezione dedicata alle impostazioni, la visualizzazione delle email può essere personalizzata, quindi potete scegliere se avere una vista compatta, larga, se mostrare il messaggio selezionato (a lato o sotto), tutto accedendo al menu Impostazioni (icona a ingranaggio) in alto a destra.

Per scrivere un messaggio, non dovete fare altro che cliccare sul pulsante in alto a sinistra Scrivi, e poi compilare la nuova finestra. 

Come funziona Gmail su PC Windows da client di posta

1. Andate alla pagina di Gmail ed effettuate l'accesso
2. Selezionate Impostazioni in alto a destra
3. Cliccate su Tutte le impostazioni
4. Dalle schede in alto selezionate Inoltro e POP/IMAP
5. Assicuratevi che Accesso IMAP mostri Attivato. In caso contrario, cliccate su Attiva IMAP

Per aggiungere l'account di Gmail:

1. Avviate l'app Posta
2. Dal menu a sinistra selezionate Account
3. Sulla destra apparirà una nuova area, Gestisci account, cliccate su + Aggiungi account
4. Selezionate Google
5. Nella nuova finestra inserite i vostri dati di accesso (email e password)
6. Inserite il codice di accesso che avrete ricevuto su un altro dispositivo per l'autenticazione a due fattori
7. Acconsentite a Windows di accedere al vostro account Google, cliccate su Consenti
8. Inserite il vostro nome (da visualizzare quando inviate email)
9. Cliccate su Accedi in basso

Per accedere a Gmail da Mac potete usare o l'interfaccia web vista per PC Windows, oppure qualunque client di posta.

Qui descriveremo come aggiungere l'account Gmail a Mail, già preinstallata sui Mac. Anche in questo caso, assicuratevi che Inoltro IMAP sia attivo come visto sopra.

Come funziona Gmail su Mac da Mail

1. Avviate Mail
2. In alto a sinistra cliccate sul menu Mail
3. Cliccate su Aggiungi account
4. Selezionate Google
5. Cliccate su Continua
6. Si aprirà una finestra
7. Inserite il vostro account (email)
8. Inserite la password
9. Inserite il codice dall'autenticazione a due fattori
10. Acconsentite al Mac di accedere al vostro account
11. Ora su Mail troverete il nuovo account Gmail, che si sincronizzerà

Google Drive è lo spazio di archiviazione di Google, e quando create un account avete a disposizione 15 GB da suddividere in tre servizi: Drive, Gmail e Google Foto. Ovviamente l'account che avete creato per Gmail è lo stesso che usate per accedere a Drive e i due servizi sono strettamente collegati. 

Quando infatti scrivete un'email in Gmail, potete inviare un file contenuto nel vostro Drive, sia come link che come allegato, e allo stesso modo potete salvare gli allegati che ricevete nel vostro Drive.

Per farlo, posizionate il mouse sull'allegato, vedrete la possibilità di scaricare il file o salvarlo su Drive. Cliccate sull'icona di Google Drive e scegliete la cartella.

Avete provato ad accedere al vostro account Gmail, ma vi accorgete che la password non funziona. Difficile che un estraneo si sia appropriato del vostro account, ogni accesso e cambio di password vi viene notificato, ed è quindi più probabile che non vi ricordiate la password. 

Come recuperare password Gmail

Quindi ora l'unica possibilità di accedere a Gmail è reimpostare la password. Farlo è semplicissimo, grazie al vostro numero di telefono o indirizzo email di backup (ecco perché nel paragrafo qui sopra vi abbiamo consigliato di inserirne uno).

1. Andate alla schermata di accesso di Gmail sul vostro dispositivo 
2. Digitate il nome dell'account che dovete recuperare
3. Cliccate sul pulsante blu Password dimenticata?

1. Se la ricordate, inserite l'ultima password che ricordate di aver utilizzato con il vostro account Gmail
2. Se non la ricordate o non l'avete mai cambiata, Gmail vi porterà al passaggio successivo
3. Se avete un telefono collegato al vostro account, Google potrebbe inviare automaticamente una notifica
4. Cliccate Si sul telefono e Google vi reindirizzerà al cambio di password
   • Se non ricevete questa notifica o volete reimpostare la password in altro modo, cliccate su Prova in un altro modo nella parte inferiore dello schermo
   • Se avete impostato un numero di telefono di recupero, Gmail vi darà la possibilità di ricevere un SMS o una chiamata a quel numero. Se cliccate su Invia, riceverete un codice che potete utilizzare per confermare la vostra identità.
   • Se avete il telefono con voi, selezionate il metodo di comunicazione preferito
   • Se non avete il telefono con voi o preferite che Gmail non vi contatti in questo modo, cliccate su Non ho il telefono in basso
   • Se avete un'altra email associata come email di recupero, Google vi darà la possibilità di ricevere un codice di recupero a quell'indirizzo. Se cliccate su Invia, riceverete un codice a quell'indirizzo email

1. Qualunque sia il modo che avete scelto, ora avete un codice di recupero. Inseritelo nel campo apposito
2. Ora arriverete alla schermata in cui potrete inserire la nuova password. Confermatela nel campo sottostante e poi cliccate sul pulsante blu in basso a destra Salva password.

Come cambiare password Gmail

Cambiare la password è semplicissimo.

Da web:

1. Accedete a Gmail da browser
2. Cliccate sull'icona con le vostre iniziali in alto a destra
3. Cliccate su Gestisci account
4. Dal pannello di sinistra cliccate su Sicurezza
5. Dalle schede in centro selezionate Password
6. Inserite la vostra password 
7. Inserite la nuova password e confermatela

Sul telefono o tablet Android

1. Aprite l'app Impostazioni del dispositivo
2. Selezionate Google
3. Toccate Gestisci il tuo account Google
4. In alto, toccate Sicurezza.
5. In Accesso a Google, toccate Password
6. Inserite la vostra password
7. Inserite la nuova password, quindi toccate Modifica password. Quando inserite la password sul cellulare, la prima lettera non fa distinzione tra maiuscole e minuscole.

Avete cancellato un'email per sbaglio? Nessun problema, quando eliminate un messaggio, infatti questo rimane nel cestino per 30 giorni. Trascorso tale tempo, però, verrà eliminato definitivamente dal vostro account e non potrà essere recuperato. Se desiderate rimuovere un messaggio dalla Posta in arrivo ma non volete eliminarlo, potete archiviare il messaggio.

Ecco come recuperare un messaggio.

Come recuperare un messaggio da web

1. Andate alla pagina di Gmail
2. Effettuate l'accesso
3. Sul lato sinistro della pagina, scorrete e cliccate su Altro
4. Selezionate Cestino
5. Selezionate i messaggi che desiderate recuperare
6. Cliccate su Sposta in
7. Scegliete dove spostare i messaggi.

Come recuperare un messaggio da Gmail per Android/iPhone

1. Sul telefono o tablet, aprite l'app Gmail
2. In alto a sinistra, cliccate sull'icona con tre linee orizzontali
3. Toccate Cestino.
4. Tocca l'avatar dell'email che desiderate recuperare o tenete premuto sopra
5. In caso cliccate su tutte le email che volete recuperare
6. In alto a destra, cliccate sull'icona con tre puntini
7. Toccate Sposta
8. Scegliete dove spostare i messaggi, come la casella di posta.