Come funziona Google Calendar

Alessandro Nodari
Alessandro Nodari
Come funziona Google Calendar

Avete bisogno di segnarvi un appuntamento dal dentista, un promemoria ricorrente come un compleanno o dar da bere alle piante, programmare un evento o mandare degli inviti

Google Calendar copre tutte le vostre necessità, e anche molto di più. Il programma di Google infatti permette di creare gratuitamente calendari privati e pubblici, sincronizzati con Drive e con tutti i dispositivi a cui accediamo, perché le informazioni che salviamo sono sul cloud. Scopriamo quindi cos'è e come funziona Google Calendar nel 2022, come usarlo via Web o scaricando le app per iPhone e Android e come creare calendari condivisi.

Indice

Cos'è Google Calendar

Come funziona Google Calendar

Prima di vedere come usare al meglio Google Calendar (qui trovate il nostro approfondimento su Google in generale), vediamo brevemente cos'è, anche se già il nome ci dà un'indicazione piuttosto precisa della sua funzione.

Google Calendar è un'app calendario gratuita, disponibile sia in versione web che app per smartphone o tablet e consente di creare, modificare e tenere traccia degli eventi, anche con le posizioni, oltre che di crearne di condivisi con gli altri. Google inoltre crea automaticamente calendari speciali, come per esempio i compleanni, che vengono recuperati dai vostri contatti, o le festività specifiche di un Paese.

Calendar è lo strumento ideale per la gestione dei propri appuntamenti, sia personali che professionali, ed è allo stesso tempo semplice da usare e molto potente, oltre al fatto di avere tutte le informazioni salvate su cloud, e quindi sincronizzato con tutti i dispositivi su cui si è effettuato l'accesso con il proprio account Google. 

Questo è l'elenco delle sue funzionalità:

  • Creazione e modifica eventi. Gli eventi hanno un'ora di inizio e un'ora di fine prestabilite o anche possono durare un'intera giornata
  • Eventi da Gmail, grazie all'apprendimento automatico e all'integrazione con Gmail, l'app ricava informazioni dalle email e automaticamente aggiunge gli eventi. L'integrazione con Gmail è, come ci si può aspettare, ottima, e vi consente addirittuare di visualizzare Calendar dall'app Web di Gmail, attraverso un comodo pannello laterale.
  • Possibilità di aggiungere la posizione a un evento
  • Possibilità di aggiungere un colore a un evento per riconoscerlo o distinguerlo dagli altri
  • Creazione eventi ricorrenti, con parametri opzionali per la frequenza
  • Notifiche via email personalizzabili per ora
  • Promemoria, in cui gli utenti aggiungono attività da fare che, grazie all'apprendimento automatico, possono essere aggiornate automaticamente con nuove informazioni. I promemoria inoltre sono dotati di notifiche per le riunioni, per esempio
  • Suggerimenti intelligenti, un'altra funzione che beneficia dell'apprendimento automatico e permette di consigliare titoli, contatti e posizioni durante la creazione di eventi. Alcuni utenti sono piuttosto critici su questa funzione, considerata non molto efficace
  • Obiettivi, in cui gli utenti inseriscono informazioni su un obiettivo personale specifico e l'app, sempre usando l'apprendimento automatico, pianifica automaticamente l'attività a orari ottimali.
  • Possibilità di invitare altri utenti agli eventi per pianificare le riunioni.
    • Se utilizzano Google Calendar, vedranno l'evento sul loro calendario
    • Se non utilizzano Google Calendar, riceveranno una email dove potranno confermare o meno la partecipazione (o lasciarla in sospeso)
  • Possibilità di definire i livelli di visibilità pubblica dell'intero calendario o dei singoli eventi. Questo permette di indicare gli orari di lavoro e la disponibilità in modo da confrontarli con quelli degli altri utenti 
  • Attività, che consente la pianificazione e la gestione, anche se un po' rudimentale rispetto a strumenti specifici, in quanto non dotato di strumenti di comunicazione con un team e altro
  • Possibilità di impostare un fuso orario diverso per un evento.
  • Agende giornaliere, che Calendar può inviare automaticamente via email all'inizio di ogni giornata
  • Visualizzazione per giorno, settimana, mese o pianificazione
  • Calendari speciali, come quelli dei compleanni o delle festività di un Paese

Se avete un account Google, avete automaticamente accesso a Google Calendar, e tutto quello che dovete fare è andare sul calendar.google.com, aprire o installare la sua app sul vostro dispositivo mobile, in caso non l'abbiate già.

A questo punto Calendar si sincronizza con tutti gli altri strumenti Google e potete anche integrarlo con altre piattaforme, come il vostro software di gestione dei progetti.

Come funziona Google Calendar

Ora che abbiamo visto cos'è e cosa permette di fare Google Calendar, vediamo come usarlo. Per prima cosa dovete accedere al sito di Google Calendar o avviare l'app.

  1. Avviate un browser di vostra scelta
  2. Andate sul sito di Calendar
  3. Se avete già effettuato l'accesso a Gmail o a un'altra applicazione Google, accederete anche al sito Web di Google Calendar, altrimenti dovete cliccare su Accedi o Crea account e seguire le istruzioni.

Ora possiamo iniziare a usare Calendar. Le procedure sotto descritte sono per la versione Web, ma il funzionamento è lo stesso anche da app.

Come inserire un evento

Come funziona Google Calendar

La prima cosa che in genere si vuole fare con un calendario è inserire un evento. Google Calendar offre diversi modi per farlo:

  • Cliccare su un orario vuoto
    1. Cliccate su qualsiasi orario non ancora associato un evento. Se mentre cliccate trascinate il mouse verso il basso, create un evento di durata maggiore
    2. Aggiungete all'evento un titolo e altri eventuali dettagli, come posizione, descrizione o altro
    3. Potete anche aggiungere invitati all'evento cliccando sul pulsante apposito
    4. Cliccate su Salva.
  • Con il pulsante Crea
    1. Nell'angolo in alto a sinistra, cliccate su Crea e selezionate Evento
    2. Aggiungete all'evento un titolo e altri dettagli
    3. Cliccate su Salva nella parte superiore della pagina
  • Da un messaggio di Gmail
    1. Potete creare un evento di Calendar anche da un messaggio Gmail. Aprite Gmail ed effettuate l'accesso
    2. Aprite messaggio
    3. Nella barra in alto, cliccate sull'icona con tre puntini e selezionate Crea evento.
    4. Google Calendar crea un evento copiando il titolo e il testo del messaggio e invita automaticamente le persone collegate al messaggio (per invitare altre persone, inserite un indirizzo email a destra, sotto la voce "Invitati")
    5. Potete modificare l'ora, la data e il luogo dell'evento.
    6. Cliccate su Salva

Come ricordare gli appuntamenti

Per ricordare gli appuntamenti, potete creare un promemoria.

Ecco come fare.

  1. Sotto "I miei calendari", selezionate Promemoria.
  2. In alto a sinistra, cliccate su Crea e successivamente su Crea evento
  3. Nella finestra che appare, cliccate sulla scheda Promemoria
  4. Inserite il nome del promemoria o scegliete un suggerimento.
  5. Scegliete data, ora e frequenza (può anche essere un promemoria ricorrente)
  6. Cliccate su Salva

Come sincronizzare Calendar con Gmail

Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, Google Calendar si sincronizza con tutti i dispositivi collegati allo stesso account. La sincronizzazione avviene in maniera automatica, ma a volte l'app per dispositivi mobili potrebbe dare problemi. Ecco come risolverli.

  • Verificate che il calendario sia visibile
    1. Aprite l'app Google Calendar
    2. In alto a sinistra, toccate Menu (icona con tre linee orizzontali)
    3. A sinistra del nome del calendario, verificate che la casella sia selezionata. Se sono colorati solo i bordi, toccate la casella per visualizzare il calendario.
  • Verificate che i nuovi eventi vengano aggiunti al giusto calendario
    1. Quando aggiungete un evento, controllate a quale calendario viene aggiunto. Se non viene aggiunto al calendario Eventi, potreste non visualizzarlo nell'app Google Calendar o all'indirizzo calendar.google.com. Aprite l'app Google Calendar
    2. In basso a destra, toccate il pulsante "+"
    3. Assicuratevi che la dicitura accanto all'icona del calendario Eventi sia Eventi. Se non vedete Eventi, toccate l'icona del calendario Eventi per passare al calendario corretto.
  • Per Android, assicuratevi che la sincronizzazione di Calendar sia attiva
    1. Aprite l'app Impostazioni sul dispositivo
    2. Toccate Account (p Password e account)
    3. Selezionate un account.
    4. Toccate Sincronizzazione account.
    5. Assicuratevi che l'opzione Sincronizzazione account sia attiva per Google Calendar
    6. Controllate che il calendario corretto sia sincronizzato. Aprire l'app Calendar
    7. In alto a sinistra, toccate l'icona con tre linee orizzontali
    8. Toccate l'icona a forma di ingranaggio
    9. Toccate il nome del calendario che visualizzate. Se il calendario non è in elenco, toccate Mostra altri.
    10. In cima alla pagina, verificate che la sincronizzazione sia attiva (blu). Potete vedere l'impostazione Sincronizzazione solo per i calendari che avete creato, ma non per il calendario principale (solitamente chiamato Eventi)
Come funziona Google Calendar
    1. Per sincronizzare manualmente, tornate all'app e toccate le tre linee orizzontali in alto a sinistra
    2. Toccate Aggiorna
Come funziona Google Calendar
  • Per iPhone e iPad, potete 
    • Uscire dall'app e riaprirla
    • Rimuovere l'account e aggiungerlo di nuovo, andando nell'app Calendar, toccate il vostro Avatar, Toccate Gestisci gli account su questo dispositivo, poi Rimuovi da questo dispositivo e poi Rimuovi. Ora riaprite l'app e aggiungete l'account
    • Disinstallate e reinstallate l'app

Come accedere a Google Calendar

Abbiamo già visto come accedere a Google Calendar nei paragrafi precedenti, ma rivediamo i due casi principali.

Da Web su PC Windows/Mac

Per accedere a Google Calendar da PC Windows o Mac, dovete usare la versione Web, accessibile da browser (qui trovate i migliori browser). Perché l'app funzioni JavaScript e i cookie devono essere attivati.

  1. Aprite Google Calendar sul computer.
  2. Se avete già effettuato l'accesso, il vostro calendario si aprirà automaticamente. Altrimenti, se possedete un Account Google, accedete. Se non acete ancora un account, cliccate su Crea un account. Una volta effettuato l'accesso verrete indirizzati a Google Calendar.

Download app Android/iPhone

Come funziona Google Calendar

Google Calendar è disponibile anche come comoda app gratuita per Android e iPhone/iPad.

  • Android
    1. Andate su Google Calendar nel Play Store sul telefono o tablet
    2. Toccate Installa.
    3. Aprite l'app e accedete con il vostro account Google.
  • iPhone/iPad
    1. Andate su Google Calendar dall'App Store.
    2. Toccate Scarica.
    3. Aprite l'app e accedete con il vostro account Google.

Come funziona Google Calendar condiviso

Avere un calendario condiviso è importante per un team di lavoro.

Consente di rimanere organizzati, comunicare scadenze, pianificare ferie e giorni liberi e assicurarvi che tutti sappiano quando e dove si verificano gli eventi.

Prima di aggiungere eventi a un calendario condiviso, dovete o averne creato uno, o avere le autorizzazioni necessarie. In caso non le abbiate, dovete chiedere l'autorizzazione di modifica a chi l'abbia creato. Se avete le autorizzazioni di modifica, il calendario condiviso apparirà sotto la voce I miei calendari sul lato sinistro dell'app Web Google Calendar.

Vediamo prima come creare un calendario, poi condividerlo e poi come aggiungere eventi condivisi.

Come creare un calendario

Potete creare nuovi calendari solo da un browser e non dall'app Google Calendar. Una volta creato il calendario, potete trovarlo sia nel browser sia nell'app, ovviamente.

  1. Sul computer, aprite un browser e andate su Google Calendar.
  2. A sinistra, accanto ad "Altri calendari", cliccate su Aggiungi altri calendari (tasto "+")
  3. Cliccate su Crea nuovo calendario.
  4. Inserite un nome e una descrizione .
  5. Cliccate su Crea calendario.
  6. In basso a sinistra, cliccate sul calendario che volete condividere e selezionate Condividi con persone specifiche.

Successivamente potete trovare il calendario sotto la voce I miei calendari e da lì modificare il nome, dare un colore e aggiungere altre persone.

Come condividere un calendario con altri

La condivisione consente di rispondere agli inviti, creare e modificare eventi, condividere il calendario, ricevere email sulle modifiche ed eliminare il calendario.

  • Condividere il calendario con persone specifiiche
    1. Sul computer, aprite Google Calendar (non si può fare da app)
    2. A sinistra, espandete la sezione I miei calendari cliccando sulla Freccia giù
    3. Passate il mouse sopra il calendario da condividere e cliccate sui tre puntini in verticale
    4. Cliccate su Impostazioni
    5. Cliccate su Condivisione.
    6. Nella sezione "Condividi con persone specifiche", cliccate su Aggiungi persone.
    7. Aggiungete l'indirizzo email di una persona o di un gruppo Google. Utilizzate il menu a discesa per modificare le impostazioni di autorizzazione
    8. Cliccate su Invia.
    9. Per aggiungere il calendario al suo elenco, il destinatario deve cliccare sul link inviato via email. Questa persona può anche richiederlo andando su Google Calendar, Cliccando sul tasto "+" accanto ad Altri calendari e cliccando su Iscriviti al calendario. Nella casella Aggiungi calendario deve inserire l'indirizzo email della persona o selezionarla dall'elenco. Se il calendario non è stato condiviso, bisogna richiederne l'accesso e l'autorizzazione Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione, altrimenti apparirà nella sezione Altri calendari
  • Condividere un calendario con il pubblico, che è l'unico modo per chi non utilizza Google Calendar di visualizzare il vostro calendario
    1. Sul computer, aprite Google Calendar
    2. A sinistra, espandete la sezione I miei calendari cliccando sulla Freccia giù
    3. Passate il mouse sopra il calendario da condividere e cliccate sui tre puntini in verticale
    4. Cliccate su Impostazioni
    5. Cliccate su Condivisione.
    6. Nella sezione Autorizzazioni di accesso, selezionate Rendi disponibile pubblicamente.
    7. Accanto a Rendi disponibile pubblicamente, scegliete il livello di accesso che volete concedere nel menu a discesa
  • Condividere un calendario con chiunque faccia parte dell'organizzazione
    1. Se utilizzate Google Calendar per il lavoro, la scuola o per un'altra organizzazione, troverete l'opzione per rendere disponibile il calendario a tutti gli utenti dell'organizzazione nella sezione Autorizzazioni di accesso, che limita l'accesso al calendario alle persone dell'organizzazione
Come funziona Google Calendar

Come eliminare un calendario

Se un calendario non vi serve più, potete eliminarlo o annullare la vostra iscrizione.

Se pensate che il calendario possa servirti in un secondo momento, potete decidere di nasconderlo. Questi passaggi sono per la versione Web, ma da App funziona in modo simile.

Eliminare un calendario

  1. Aprite Google Calendar sul computer.
  2. In alto a destra, cliccate su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) e poi Impostazioni.
  3. Nella colonna di sinistra, individuate il calendario da eliminare.
  4. Cliccate sul nome del calendario.
  5. Cliccate su Rimuovi calendario 
  6. Cliccate su Elimina
  7. Cliccate su Elimina definitivamente.

Questa operazione non può essere annullata

Come funziona Google Calendar

Rimuovere un calendario dall'elenco definitivamente

Quando annullate l'iscrizione a un calendario, non potrete più visualizzarlo a meno che un altro proprietario del calendario non lo condivida nuovamente con voi.

  1. Aprite Google Calendar sul computer.
  2. In alto a destra, cliccate su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) e poi Impostazioni.
  3. Nella colonna di sinistra, individuate il calendario da eliminare.
  4. Cliccate su Rimuovi calendario 
  5. Cliccate su Annulla iscrizione
  6. Cliccate su Rimuovi calendario

Nascondere temporaneamente un calendario

Questa opzione è indicata per i calendari che controllate solo occasionalmente.

  1. Aprite Google Calendar sul computer.
  2. In alto a destra, cliccate su Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) e poi Impostazioni.
  3. Nella colonna di sinistra, individuate il calendario da nascondere, potrebbe trovarsi nella sezione "I miei calendari" o "Altri calendari".
  4. Cliccate sul calendario per nasconderlo o mostrarlo.

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