Come funziona la modalità riservata di Gmail

Alessandro Nodari
Alessandro Nodari
Come funziona la modalità riservata di Gmail

Gmail (qui trovate il nostro approfondimento) è il servizio di posta elettronica più usato al mondo. Gratuito, ricco di funzionalità, e naturalmente integrato con i servizi Google, negli anni ha ricevuto alcuni aggiornamento interessanti, come la possibilità di annullare l'invio in caso si abbia cambiato idea, un nuovo layout per la versione Web e la modalità riservata

Arrivata anni fa, questa funzione non è molto nota, ma aiuta a proteggere le informazioni sensibili impostando una data di scadenza, una password e persino permettendo di revocare successivamente l'accesso alle email. Vediamo quindi cos'è e come funziona la modalità riservata di Gmail nel 2022, quali sono i suoi vantaggi, i rischi, e come inviare o leggere email di questo tipo.

Indice

Cos'è la modalità riservata di Gmail

Tutti i giorni mandiamo email (come recuperare email archiviate su Gmail), a volte sbagliamo e se siamo abbastanza veloci possiamo annullarne l'invio, ma cosa succede se abbiamo a che fare con informazioni sensibili?

Le app di messaggistica come Telegram (come eliminare un account) o WhatsApp hanno i messaggi che si autodistruggono o quelli visibili una sola volta, ma per le email?

Gmail ha introdotto alcuni anni fa per questo motivo la modalità riservata, che consente di gestire le informazioni inviate tramite email impostando una data di scadenza per il messaggio o richiedendo al destinatario di autenticare la propria identità prima dell'apertura.

Dovete notare che questa funzione non aggiunge necessariamente un livello più elevato di sicurezza o privacy alle vostre email, in quanto non utilizza protocolli di posta elettronica particolari, ma ospita le email sui server Google. Quindi in realtà le email in modalità riservata non sono email propriamente dette, in quanto i destinatari non ricevono un messaggio, ma un link da cliccare che consente loro di leggere quello che avete inviato. In sostanza questa modalità consente di proteggere le informazioni sensibili dalla condivisione accidentale o senza il vostro consenso.

Modalità riservata di Gmail: vantaggi

In modalità riservata, potete:

  • Impostare una data di scadenza per il messaggio
  • Revocare l'accesso ai messaggi in qualsiasi momento
  • Richiedere un codice di verifica tramite SMS per aprire i messaggi

I destinatari non potranno copiare, inoltrare, stampare o scaricare queste email.

come funziona la modalità riservata di gmail

Tutto questo sembra fantastico, vero? Certo, ma consideriamo anche gli svantaggi.

Modalità riservata di Gmail: svantaggi

Ci sono alcuni svantaggi da considerare, quando usate la modalità riservata:

  • le email non possono essere programmate
  • come abbiamo visto per i messaggi di WhatsApp che possono essere letti una volta sola, niente impedisce ai destinatari di acquisire schermate e inoltrarli, o ad alcune app dannose di copiarli o scaricarli (con relativi allegati).
  • un altro problema, forse più grave, riguarda i dati degli utenti. Google non ha chiarito come vengono archiviate queste email, o per quanto tempo le conservi sui propri server. Se per esempio voi volete che scompaiano dopo un giorno, il destinatario dopo 24 ore non potrà più accedervi, ma Google? L'assunzione è che rimanga a disposizione per sempre, il che potrebbe porre dei problemi. Inoltre se usate il codice via SMS Google avrà anche un numero di telefono associato a un utente, che non si sa bene che fine farà.
  • l'ultimo svantaggio riguarda un destinatario che non usa Gmail. In questo caso riceverà un link a cui accedere via browser, una pratica piuttosto macchinosa, oltre al fatto che, come consigliamo sempre su queste pagine, dovrete essere sicuri del mittente del messaggio prima di cliccarci sopra.

Questo per dire che la modalità riservata è sicuramente uno strumento che possiamo usare, ma ben consci dei suoi limiti. 

Come funziona la modalità riservata di Gmail

Ora che abbiamo definito cosa sia la modalità riservata di Gmail e considerato attentamente vantaggi e svantaggi, vediamo come funziona. 

Inviare una email in modalità riservata da Web

Inviare un'email in modalità riservata dalla versione web di Gmail (che ha appena ricevuto un nuovo design) è molto semplice.

  1. Avviate un browser e andate sulla pagina di Gmail
  2. Effettuate l'accesso con il vostro account 
  3. Scrivete una email cliccando sul pulsante Scrivi in alto a sinistra
  4. Nella finestra di scrittura, vedrete una serie di icone in basso di fianco al tasto Invia. Cliccate su quella a forma di lucchetto (se ci passate sopra con il mouse, vedrete apparire la scritta Attiva/Disattiva modalità riservata)
come funziona la modalità riservata di gmail
  1. Apparirà una finestra con alcuni dettagli da personalizzare (immagine nel paragrafo precedente).
    • Potete scegliere dopo quanto tempo l'email scada (1 giorno, 1 mese, 3 mesi, 5 anni)
    • Potete scegliere se aggiungere un ulteriore livello di sicurezza, con un codice tramite SMS che il destinatario deve inserire per leggere l'email (successivamente dovete inserire il suo numero di telefono).
  2. Componete l'email normalmente. In basso vedrete una voce che vi avverte di essere in modalità riservata, con la possibilità di effettuare modifiche o eliminare la funzione
  3. Inviate l'email. Ora dovrete inserire il numero di telefono del destinatario
come funziona la modalità riservata di gmail
  1. Se andate nella cartella Inviati, potete cliccare sull'email e revocare l'accesso al destinatario
come funziona la modalità riservata di gmail

Inviare una email in modalità riservata da app (Android/iOS)

Inviare una email in modalità riservata da app è altrettanto se non più semplice.

  1. Aprite l'app Gmail, da dispositivo Android o iOS
  2. In basso a destra, cliccate sul pulsante Scrivi
  3. Toccate i tre puntini in alto a destra
  4. Selezionate la voce Modalità riservata
  5. Si aprirà una pagina con le stesse opzioni viste sopra, con la possibilità di scegliere per quanto tempo sarà visibile l'email e se aggiungere un codice via SMS
  6. Scrivete il messaggio e toccate Invia. Se avete scelto di richiedere il codice via SMS, vi verrà chiesto di inserire il numero del destinatario
come funziona la modalità riservata di gmail

Come leggere email in modalità riservata

Mettiamoci ora nei panni di chi riceve un'email in modalità riservata. Ci sono due casistiche da considerare, utenti Gmail e utenti non Gmail.

Quando un utente di Gmail riceve un messaggio riservato, può leggerlo facilmente. Vedrà il messaggio nella lista di email, ma invece di vedere le prime righe di fianco all'oggetto, vedrà la scritta "This message was sent in confidential mode. Open to view its contents".

Significa che il messaggio è in modalità riservata e bisogna aprirlo per vederne il contenuto.

A questo punto, se non è stato impostato il codice via SMS, vedrà un'email normale con una scritta in basso che avverte che "Non avrà la possibilità di inoltrare, copiare, stampare o scaricare questa email". In caso sia stato impostato il codice, vedrà una scritta, Verify identity (verifica identità) e sotto un pulsante, Send passcode (Invia il codice).

come funziona la modalità riservata di gmail

Cliccandoci sopra, verrà inviato un SMS con il codice che dovrà essere inserito in un campo apposito. A quel punto, potrete leggere l'email come sopra. Quando l'email sarà scaduta, o il mittente ha revocato l'accesso, vedrete un messaggio con la scritta "Email is expired" (l'email è scaduta).

come funziona la modalità riservata di gmail

Per gli utenti non Gmail, è più complicato. Quando ricevono un'email riservata da un account Gmail, vedranno, come abbiamo descritto prima, un collegamento da cliccare.

A questo punto si aprirà una pagina nel browser predefinito. Se non è stata impostata alcuna protezione, vedranno la pagina con l'email e in alto che l'accesso a Gmail è stato effettuato con l'account del mittente.

Se è stata impostata la protezione con SMS, dovranno cliccare sul pulsante per ricevere il codice e successivamente vedranno il messaggio. Curiosamente, in questo caso Google indicherà che l'accesso è stato effettuato con il numero di telefono (evidentemente un account temporaneo).

come funziona la modalità riservata di gmail
Mostra i commenti