Come funziona Whatsapp Business: una guida pratica e dettagliata

Una guida pratica su come iniziare a usare WhatsApp Business e come gestire la propria attività tramite WhatsApp Business
Come funziona Whatsapp Business: una guida pratica e dettagliata
SmartWorld team
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WhatsApp Business è un'applicazione gratuita per Android e iPhone appositamente pensata per i proprietari di piccole attività. L'obiettivo di WhatsApp Business è semplificare l'interazione con i clienti consentendo loro di automatizzare, organizzare e rispondere velocemente ai messaggi, e in generale di gestire la propria attività nel modo più efficiente possibile. Vediamo allora nel dettaglio cos'è WhatsApp Business, come funziona e come utilizzarlo.

Indice

Cos'è WhatsApp Business

Come detto, WhatsApp Business è un'app gratuita dedicata a chi possiede una piccola impresa e desidera gestirla in modo rapido e funzionale anche tramite WhatsApp. È stata pensata in modo che per aspetto e funzionamento possa offrire la stessa esperienza di utilizzo della versione "classica" di WhatsApp, e si può dunque utilizzare per mandare messaggi o inviare foto.

Tra le funzionalità aggiuntive ci sono la possibilità di compilare e mostrare un profilo dell'attività per fornire informazioni come indirizzo, email e sito web, quella di mostrare i propri prodotti e servizi in un catalogo, di condividere i dettagli di contatto e di finalizzare gli ordini.

Come scaricare WhatsApp Business

L'applicazione WhatsApp Business è un'applicazione gratuita che va scaricata per poter essere utilizzata. Se si possiede già un account WhatsApp "tradizionale" collegato al numero, è possibile trasferirlo facilmente sul nuovo account WhatsApp Business, includendo nel passaggio anche i file multimediali e la cronologia.

Se si decide di non utilizzare più l'applicazione WhatsApp Business, però, la cronologia chat non potrà essere trasferita nuovamente su WhatsApp tradizionale. Si può comunque usare in contemporanea sia l'applicazione WhatsApp Business sia il WhatsApp Messenger (quello tradizionale), purché gli account siano collegati a numeri di telefono diversi. Non è possibile avere un unico numero di telefono associato contemporaneamente a entrambe le applicazioni.

Chi ha un dispositivo Android può scaricare WhatsApp Business dal Play Store di Google, chi ha un dispositivo iOs (iPhone o iPad) può invece scaricarlo sull'App Store di Apple.

Come configurare l'applicazione WhatsApp Business

Per configurare WhatsApp Business, una volta scaricata l'applicazione bisogna:

  • Verificare il numero di telefono della propria azienda
  • Se lo si desidera, ripristinare il proprio account da un backup
  • Impostare il nome della tua attività.
  • Creare il profilo dell'attività toccando Altre opzioni > Impostazioni > il nome della propria attività (per dispostivi Android) o Toccando Impostazioni > nome della propria attività (per iPhone).

Come registrarsi su WhatsApp Business

Una volta installato WhatsApp Business si può passare a registrarsi. Per farlo bisogna:

  • Inserire il proprio numero di telefono
  • Scegliere il Paese dalla lista a comparsa, così da inserire automaticamente inserito il prefisso internazionale nella casella sulla sinistra
  • Inserire il nuovo numero nella casella di destra
  • Toccare "OK" per ricevere il codice di registrazione. Se richiesto, selezionare "Chiamami" per ricevere il codice tramite chiamata.
  • Inserire il codice di registrazione a 6 cifre che si riceve tramite SMS o chiamata e completare la registrazione.

Come modificare il profilo dell'attività su WhatsApp Business

Il profilo dell'attività è uno dei numerosi strumenti dell'applicazione WhatsApp Business sviluppati appositamente per le aziende, ed è particolarmente importante compilarlo nel modo corretto per spiegare subito ai clienti che tipo di servizi si offre.

Il profilo dell'attività consente di aggiungere informazioni come il nome, l'indirizzo, la tipologia, la descrizione, l'indirizzo email e il sito web, informazioni che possono essere facilmente visualizzate dalle persone che guardano il profilo. Ecco come si può modificare il profilo dell'attività.

  • Modificare l'immagine del profilo: cliccare sull'immagine del profilo, selezionare "Visualizza foto" per visualizzare l'immagine del profilo attuale;
    "Scatta foto" per scattare una nuova foto con la fotocamera del computer; "Carica foto" per caricare una foto esistente nei tuoi file; "Rimuovi foto" per rimuovere l'immagine attuale del profilo. L'immagine del profilo è pubblica per impostazione predefinita.
  • Modificare l'immagine di copertina: cliccare su "Modifica" sull'immagine di copertina, selezionare "Visualizza foto" per visualizzare l'immagine del profilo attuale; "Scatta foto" per scattare una nuova foto con la fotocamera del computer; "Carica foto" per caricare una foto esistente nei tuoi file; "Rimuovi foto" per rimuovere l'immagine attuale del profilo. Anche l'immagine di copertina è pubblica per impostazione predefinita.
  • Modificare le informazioni dell'attività: cliccare su "Modifica" nel campo Descrizione dell'attività, dopodiché procedere con l'inserimento degli aggiornamenti e cliccare sull'icona di conferma.
  • Modificare la categoria dell'attività: cliccare su "Modifica" nel campo categoria, selezionare fino a tre categorie attinenti alla propria attività,
    cliccare su "Salva"
  • Modificare l'indirizzo dell'attività: cliccare su "Modifica" nel campo indirizzo, inserire l'indirizzo dell'attività e cliccare sull'icona di conferma.
  • Modificare gli orari di apertura dell'attività: cliccare su "Modifica" nel campo Orari di apertura, cliccare sul modello che si desidera usare per indicare gli orari di apertura scegliendo tra "orario specifico" (usare le caselle per selezionare i giorni di apertura e indicare orari di apertura specifici per ogni giorno"; "Sempre aperto" (usare le caselle per selezionare i giorni di apertura); o "Su appuntamento" (usare le caselle per selezionare i giorni della settimana nei quali l'attività è aperta su appuntamento". Poi cliccare su "Salva".
  • Modificare e-mail e sito web: cliccare su "Modifica" nel campo che si vuole aggiornare e inserire le informazioni aggiornate.
  • Modificare il catalogo: il catalogo è una vetrina per mostrare i propri prodotti. Per modificarlo, cliccare su "Visualizza o modifica catalogo" per aggiornarlo o crearne uno nuovo.

Come ottenere la spunta di account verificato su WhatsApp Business

Per avere i requisiti di "Account business ufficiale", i nomi attività devono rispettare una serie di requisiti:

  • Non possono essere composti solo da maiuscole, a meno che si tratti di acronimi solo la prima lettera di ciascuna parola può essere maiuscola le congiunzioni Non possono essere composti di sole maiuscole
  • Non sono accettati doppi spazi tra le parole. Nei nomi delle attività le parole devono essere separate da uno spazio singolo
  • Non possono essere il nome completo di una persona
  • Non possono essere un termine generico (ad esempio: moda)
  • Non possono essere una posizione geografica generica (ad esempio: New York)
  • Non possono contenere tre caratteri o meno
  • Non possono contenere emoji, simboli (ad esempio: ®), caratteri non alfanumerici in sequenza (caratteri che non sono né numeri né lettere), i seguenti caratteri speciali: ~!@#$%^&*()_+:;"'{}[]\|<>,/?

Queste linee guida per la formattazione non si applicano però alle attività il cui brand includa già queste caratteristiche.

In tal caso, il nome dell'attività usato sull'applicazione WhatsApp Business può includere segni di punteggiatura, maiuscole e così via corrispondenti al brand esterno.

Qui vi abbiamo spiegato nel dettaglio come ottenere un account Business verificato su WhatsApp.

Come visualizzare il codice QR di WhatsApp Business

Il codice QR di WhatsApp Business è un'immagine di cui è possibile eseguire la scansione per consentire ai clienti di inviare messaggi in modo semplice e veloce, semplicemente inquadrando il codice con la fotocamera dello smartphone.

Per visualizzare il codice QR di WhatsApp Business e inviarlo bisogna:

  • Aprire l'applicazione WhatsApp Business
  • Accedere alle impostazioni
  • Toccare il Codice QR accanto al proprio nome, o toccare Strumenti attività > Link diretto > Mostra codice QR.

Per consentire ai clienti di trovare in modo semplice su WhatsApp la propria attività, può essere utile stampare una copia del codice QR di WhatsApp Business e posizionarlo in un punto visibile.

È inoltre possibile impostare un messaggio predefinito che viene inviato ai clienti quando eseguono la scansione del codice QR.

In quanto titolare di azienda, si può definire il contenuto di questo messaggio predefinito. Per farlo bisogna:

  • Aprire l'applicazione WhatsApp Business
  • Toccare Impostazioni> Strumenti attività > Link diretto
  • Toccare "Mostra codice QR"
  • Toccare "Modifica"
  • Attivare "Messaggio"
  • Toccare "Modifica" in Messaggio per modificare il messaggio predefinito, che non può superare i 140 caratteri.
  • Toccare OK per salvare le modifiche

Per condividere il codice QR di WhatsApp Business bisogna invece:

  • Aprire l'applicazione WhatsApp Business
  • Toccare Strumenti attività > Link diretto.
  • Toccare Mostra codice QR > Condividi codice. In alternativa, si può toccare Condividi link.
  • Selezionare il contatto o l'applicazione con cui condividere il codice QR o link e inviarlo
  • Si può anche condividere il codice QR o il link del proprio account business
    tramite messaggio di testo o email

Come creare un catalogo su WhatsApp Business

Chi usa WhatsApp Business può condividere con i clienti prodotti e servizi creando un catalogo che sarà visualizzato nel profilo della loro attività.

Ciascun prodotto o servizio nel catalogo presenta un titolo univoco e dei campi opzionali:

  • prezzo
  • descrizione
  • link al sito web
  • codice del prodotto

Grazie a questi dettagli, i clienti possono individuare i prodotti nel catalogo. Un catalogo può contenere fino a 500 articoli. Un catalogo aggiornato consente ai clienti di consultare la gamma di prodotti o servizi di un'attività e di entrare in contatto con l'azienda. I clienti possono condividere gli articoli del catalogo con gli amici o inviare un messaggio all'azienda in caso di domande.

Per aggiungere un prodotto o servizio al catalogo bisogna:

  • Aprire l'applicazione WhatsApp Business
  • Cliccare su Altro in cima all'elenco delle chat e selezionare poi "Catalogo"
  • Cliccare su "Aggiungi un nuovo articolo"
  • Cliccare su "Aggiungi immagini" per caricare delle immagini dai file (si possono caricare fino a 10 immagini)
  • Inserire il nome di un prodotto o servizio, e fornire dettagli facoltativi come prezzo, descrizione, link al sito web e codice dell'articolo caricato
  • Cliccare su "Aggiungi al catalogo" per aggiungere un prodotto al catalogo

Per nascondere articoli del catalogo bisogna invece:

  • Aprire l'applicazione WhatsApp Business
  • Cliccare su Altro in cima all'elenco delle chat e poi "Catalogo"
  • Cliccare sul prodotto o servizio che si desidera nascondere e poi su "Modifica"
  • Selezionare "Nascondi articolo" (o deselezionarlo se si vuole mostrare un articolo precedentemente nascosto)
  • Cliccare su "Salva"

Per eliminare un prodotto o servizio dal catalogo è sufficiente seguire lo stesso procedimento, ma selezionare "Elimina articolo".

Qui la nostra guida su come configurare le nuove funzioni di WhatsApp Business per comunicare con i clienti.

Come usare il carrello su WhatsApp Business

Se si utilizza l'applicazione WhatsApp Business si ha anche la possibilità di aiutare i clienti a effettuare ordini grazie alla funzione carrello. Il carrello permette ai clienti di iniziare a effettuare un ordine: chi usa WhatsApp vedràun pulsante per gli acquisti accanto al nome dell'attività nella chat o quando visitano il profilo dell'attività. Tramite il pulsante per gli acquisti, i clienti possono sfogliare il catalogo e aggiungere articoli al carrello direttamente dal catalogo.

Dopo avere aggiunto gli articoli, i clienti possono accedere al proprio carrello toccando l'icona del carrello nel menu del catalogo o nel messaggio con l'azienda. Da qui possono inoltre modificare la quantità di ogni articolo nel carrello. Quando sono pronti per l'acquisto, i clienti possono inviare gli articoli nel carrello all'account business come messaggio WhatsApp.

Ecco come attivare o disattivare il carrello:

  • Aprire WhatsApp Business
  • Cliccare su "Altro" in cima all'elenco delle chat e poi "Catalogo"
  • Cliccare su "Impostazioni"
  • Nella sezione "Aggiungi al carrello", cliccare su "Sì" o "No"
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