Come impostare la risposta automatica di Gmail

Alessandro Nodari
Alessandro Nodari
Come impostare la risposta automatica di Gmail

Ci sono diversi motivi per voler impostare una risposta automatica nella vostra email: per esempio se siete in vacanza o fuori sede, e quindi non avete accesso al vostro account, oppure se avete deciso di cambiare indirizzo email e volete farlo sapere a chi vi scrive. O semplicemente scrivete un certo tipo di email tutte uguali e volete risparmiare tempo. 

Per fortuna Gmail (ecco come funziona) offre un modo semplice per effettuare questa operazione e personalizzare tutti gli aspetti del messaggio: vediamo come impostare la risposta automatica in Gmail nel 2023, da PC o dispositivo mobile, oltre a ricordarvi la nostra guida su come funziona la modalità riservata, sempre sull'app del gigante della ricerca.

Indice

Cos'è la risposta automatica e quando viene inviata

La funzione di risposta automatica di Gmail (che Google chiama forse in modo poco elegante Risponditore automatico) è uno strumento utile, in quanto invia una risposta immediata a coloro che vi hanno inviato un messaggio, alterandoli che avete ricevuto il loro ma che non potete rispondere fino a una certa data.

In pratica serve per tutte quelle occasioni in cui non potete collegarvi al vostro account Google, per esigenze lavorative o siete in vacanza (e infatti Google descrive la funzione per chi si trova fuori sede o in ferie), oppure nel caso abbiate deciso di cambiare indirizzo email

Ma quando Gmail inizia a mandare le risposte? In pratica, come vedremo nei paragrafi successivi, attivare lo strumento è estremamente semplice, e potrete indicare una data di inizio. A seguito di questa procedura, Gmail inizierà a inviare le risposte automatiche a chi vi contatterà a partire dalle 00:00 della data di inizio e interromperà l'invio della risposta automatica alle 23:59 della data di fine, a meno che voi non decidiate di disattivarla manualmente prima.

La risposta automatica verrà inviata a chiunque vi invii un'email, a parte quei messaggi che finiscono nella cartella spam o quelli da una mailling list, ma potete scegliere se inviare la risposta solo ai vostri contatti o alle persone nella vostra organizzazione.

È importante notare che quanto qualcuno vi invia un'email con la funzione attiva, Gmail invia generalmente il messaggio di risposta automatica solo una volta (in modo da non ricevere più volte lo stesso messaggio). Ci sono però due eccezioni a questa regola:

  • Se la stessa persona vi invia una nuova email dopo quattro giorni 
  • Se effettuate una modifica alla risposta automatica

Curiosi di sapere come funziona? Andiamo a scoprirlo, da PC e dispositivi mobili!

Come impostare risposta automatica Gmail da PC

Per prima cosa, vediamo come impostare il Risponditore automatico su Gmail da PC, ovvero utilizzando la versione Web dell'app.

  1. Aprite un browser
  2. Andate alla pagina di Gmail
  3. Effettuate l'accesso, se necessario
  4. In alto a destra, cliccate sull'icona a forma di ingranaggio
  5. Cliccate su Visualizza tutte le impostazioni
  6. Scorrete verso il basso fino alla sezione Risponditore automatico
Come impostare risposta automatica Gmail
  1. Cliccate sul punto di fianco ad Attiva risponditore automatico
  2. Inserite un intervallo di date specificando la data del primo giorno e, se volete, la data dell'ultimo giorno
  3. Ora potete comporre il messaggio di risposta automatica: inserite l'oggetto (se non volete che l'oggetto della risposta sia lo stesso dell'email che vi inviano)
  4. Scrivete il messaggio
  5. Se volete che la risposta automatica venga visualizzata solo dai vostri contatti, mettete la spunta di fianco a Rispondi solamente a persone incluse nei Contatti
  6. Quando è tutto pronto, cliccate su Salva modifiche in fondo alla pagina

Una volta attiva la risposta automatica, vedrete per tutto il tempo un banner giallo in alto sulla vostra pagina di Gmail.

Come impostare risposta automatica Gmail

Ora vi starete chiedendo come fare per disattivare la risposta automatica. È estremamente semplice, e avete due possibilità:

  • Cliccate su Termina adesso nel banner giallo in alto
  • Accedete alle Impostazioni di Gmail cliccando su Impostazioni risposta automatica sempre in alto o cliccando sull'icona a forma di ingranaggio a destra e poi su Visualizza tutte le impostazioni. Dopodiché, scorrete in basso fino a Risponditore automatico, mettete la spunta di fianco a Disattiva risponditore automatico e cliccate su Salva modifiche in basso

Come impostare risposta automatica Gmail da app per cellulare

Ma potrebbe capitarvi di essere usciti dall'ufficio o essere partiti per le vacanze ricordandovi solo troppo tardi di non aver impostato il Risponditore automatico dal computer. Che fare? Niente paura, la funzione può essere attivata anche da app per dispositivi mobili. Vediamo come.

Android

  1. Avviate l'app Gmail
  2. Toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra
  3. Scorrete fino in fondo e toccate Impostazioni
  4. Toccate il vostro account
  5. Scorrete in basso e toccate Risponditore automatico
  6. Attivate il pulsante di fianco a Risponditore automatico
  7. Come per il Web, inserite una data per il Primo giorno
  8. Volendo, potete mettere anche la data per l'ultimo giorno toccando Non impostata, Personalizzata (se non vi andasse bene quella proposta) e scegliendone una
  9. Se non volete che l'email abbia lo stesso oggetto della mail che vi viene inviata, inserite un oggetto
  10. Scrivete un messaggio
  11. Scegliete se inviare la risposta a tutti o solo ai vostri Contatti
  12. Toccate Fine in alto
Come impostare risposta automatica Gmail

Se volete disattivare il Risponditore automatico:

  1. Toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra
  2. Scorrete fino in fondo e toccate Impostazioni
  3. Toccate il vostro account
  4. Scorrete in basso e alla voce Risponditore automatico vedrete Attivo, dal [data]
  5. Toccate la voce
  6. Toccate la levetta di fianco a Risponditore automatico
  7. Toccate Fine

iPhone

Da iPhone la procedura è molto simile.

  • Avviate l'app Gmail
  • Toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra
  • Scorrete fino in fondo e toccate Impostazioni
  • Sotto Scrivi e rispondi, toccate Risponditore automatico
  • Attivate il pulsante di fianco a Risponditore automatico
  • Inserite una data per il Primo giorno
  • Volendo, potete mettere anche la data per l'ultimo giorno toccando Ultimo giorno, Personalizzata (se non vi andasse bene quella proposta) e scegliendone una
  • Se non volete che l'email abbia lo stesso oggetto della mail che vi viene inviata, inserite un oggetto
  • Scrivete un messaggio
  • Scegliete se inviare la risposta a tutti o solo ai vostri Contatti
  • Toccate Salva in alto a destra
  • Toccate Fine in alto a destra

Se volete disattivare la funzione di risposta automatica, seguite la stessa procedura.

  • Avviate l'app Gmail
  • Toccate l'icona con tre linee orizzontali in alto a sinistra
  • Scorrete fino in fondo e toccate Impostazioni
  • Sotto Scrivi e rispondi, toccate Risponditore automatico
  • Disattivate il pulsante di fianco a Risponditore automatico
  • Toccate Salva in alto a destra

Come impostare un filtro per la risposta automatica

Se invece avete necessità un po' più particolari, potete impostare dei filtri per le risposte automatiche.

Per esempio inviare un'email in risposta a una con un certo oggetto oppure con un messaggio contenente certe parole o un allegato. O anche certi mittenti.

In ogni caso lo strumento è molto potente. Per prima cosa, dovete creare un modello di email (o dei modelli).

  1. Aprite un browser
  2. Andate alla pagina di Gmail
  3. Effettuate l'accesso, se necessario
  4. In alto a destra, cliccate sull'icona a forma di ingranaggio
  5. Cliccate su Visualizza tutte le impostazioni
  6. Cliccate sulla scheda Avanzate in alto
  7. Di fianco a Modelli, mettete la spunta di fianco ad Abilita
Come impostare risposta automatica Gmail
  1. Scorrete verso il basso e cliccate su Salva modifiche
  2. Scrivete una nuova email per preparare il modello (solo corpo del messaggio e volendo oggetto)
  3. Una volta finito, cliccate sui tre puntini verticali in basso (nella email che avete scritto)
  4. Selezionate Modelli
  5. Selezionate Salva bozza come modello
  6. Cliccate su Salva modello
Come impostare risposta automatica Gmail
  1. Inserite il nome del modello
  2. Chiudete l'email cliccando sulla "x" in alto a destra del messaggio
  3. Potete creare quanti modelli di cui avete bisogno
  4. Tornate alle impostazioni di Gmail cliccando sull'icona a forma di ingranaggio a destra e poi su Visualizza tutte le impostazioni
  5. In alto, cliccate su Filtri e indirizzi bloccati
  6. Cliccate su Crea un nuovo filtro
Come impostare risposta automatica Gmail
  1. Ora potete creare un filtro in base a parole nel corpo dell'email, nell'oggetto, alla dimensione dell'email o alla presenza di allegati
  2. Alla fine, cliccate su Crea filtro in basso
  3. Adesso dovete specificare cosa volete che succeda quando arriva un'email che corrisponde al filtro impostato. Mettete la spunta a Invia modello e scegliete un modello tra quelli salvati
  4. Cliccate su Crea filtro in basso a destra

Questa soluzione non vi consente di impostare una risposta per un certo tempo, ma sicuramente vi può aiutare in caso mandiate sempre lo stesso messaggio in risposta a determinati tipi di email.

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