Come inviare file con Dropbox

Alessandro Nodari
Alessandro Nodari
Come inviare file con Dropbox

Dropbox è uno dei più popolari servizi per la condivisione di documenti, ma forse non sapete che la piattaforma vi consente anche di inviare i file, non solo di condividerli tramite link.

Interessante, vero? Vediamo quindi come inviare un file con Dropbox, anche di grandi dimensioni, sia da telefono che da PC, anche online, e scoprirete come sia semplice collaborare con questo servizio. 

Andiamo a scoprire in che modo, oltre a ricordarvi il nostro approfondimento su come trasferire i file di grandi dimensioni tramite altri metodi.

Indice

Cos'è Dropbox Transfer

Dropbox è uno strumento molto usato per l'archiviazione e il backup su cloud dei propri file, operazione che grazie alle app desktop e mobile può essere fatta da diversi dispositivi in grado di sincronizzare i dati tra loro (fino a tre dispositivi, nella versione gratuita).

Queste funzioni sono particolarmente convenienti, ma a volte non volete inviare a una persona il link di un file che avete sul vostro Dropbox per collaborarci, ma semplicemente inviare un documento senza dovervi preoccupare delle autorizzazioni, dell'accesso continuo e dello spazio di archiviazione. In questo caso non potete sempre utilizzare l'email, perché queste hanno un limite di 25 MB. Che fare?

Per questo Dropbox ha creato Dropbox Transfer, uno strumento proprietario che funziona esattamente come WeTransfer o altre soluzioni per l'invio di file, e che può essere utilizzato per consegnare un vostro progetto, un documento firmato o qualunque altro tipo di dato. 

Potete includere un album fotografico, un video che avete creato con Dropbox Capture o i più recenti file di progetto da condividere con il team. Potrete scegliere se trascinare i file da caricare dal computer o aggiungere direttamente elementi archiviati in Dropbox.

Dropbox Transfer fa parte della suite di app di Dropbox, e vi consente di inviare via email un link a un file, sia presente nel vostro Dropbox o che potete caricare appositamente.

Quando effettuate questo invio, il destinatario - che non necessita di un account Dropbox - riceve un'email contenente il nome e l'anteprima del file, con un link condivisibile per scaricarlo. 

Come inviare file con Dropbox

Anche voi riceverete un'email, in cui vi si avvia di aver creato un trasferimento, e se volete potete essere avvisati via email ogni volta che qualcuno scarica il file che avete inviato, il che vi garantisce che i vostri file siano stati ricevuti. E grazie alle statistiche sulle visualizzazioni potrete anche vedere quante volte gli altri utenti accedono al link.

Dropbox Transfer offre quindi la comodità dell'email, senza il limite dei 25 MB, e volendo vi consente anche di creare una pagina di download del file personalizzata così da avere un aspetto sempre professionale. Potete modificare il colore di sfondo e la grafica oppure caricare un'immagine personalizzata, oltre che applicare il brand alla pagina con il vostro logo, il sito web e i link ai social per creare una soluzione di trasferimento file personalizzata senza spese aggiuntive.

Attenzione, però, con Dropbox Transfer avete un limite alle dimensioni dell'allegato, limite che varia a seconda del piano da voi utilizzato, e anche molte funzioni sopra descritte non sono accessibili agli utenti gratuiti.

Ricordiamo che Dropbox offre un piano gratuito, Basic, con 2 GB di spazio online a disposizione. Se volete aumentarlo, potete passare ai piani a pagamento, Plus, da 2 TB a 9,99 euro al mese o Professional, da 3 TB a 16,58 euro al mese, o le soluzioni per più utenti Standard e Advanced. 

Per quanto riguarda Dropbox Transfer, gli utenti del piano gratuito Basic posso inviare un file delle dimensioni massime di 100 MB. Per inviare file di dimensioni maggiori, bisogna passare ai piani a pagamento. Se avete un piano Dropbox Plus, Family o Standard, il limite di trasferimento passa a un già più generoso 2 GB, mentre per i piani Dropbox Professional, Advanced, Enterprise, Education e Transfer si arriva fino a 100 GB.

Ma come funziona Dropbox Transfer? Lo strumento è come altro servizio di trasferimento file: caricate un file su una finestra, inserite uno o più indirizzi email, aggiungete se volete un commento e inviate il link ai vostri destinatari. Con il piano gratuito, questo link non può essere protetto da password, purtroppo, e non potete neanche impostare una scadenza personalizzata (oltre a non poter personalizzare la pagina di download con colori e loghi). 

Se usate Dropbox Transfer per inviare un file, infatti, il link che consente di scaricarlo dura una settimana, al termine della quale non sarà più possibile effettuare l'operazione e dovrete ricreare un nuovo link. 

La piattaforma, comunque, oltre ad avvisarvi tramite email, vi mette a disposizione un elenco che vi consente di tenere sempre sott'occhio i vostri trasferimenti

Come inviare file con Dropbox

Fonte: Dropbox

Resta un ultimo aspetto da chiarire. Che fine fanno i file che inviamo con Dropbox Transfer? Dropbox afferma che i trasferimenti scaduti vengono eliminati dai server di Dropbox dopo un determinato intervallo di tempo, che varia a seconda del tipo di abbonamento.

I trasferimenti con account Basic, Plus, Family o di team vengono eliminati 30 giorni dopo la rispettiva data di scadenza, mentre i trasferimenti con account Professional, Advanced, Enterprise, Education e Transfer vengono eliminati 180 giorni dopo la rispettiva data di scadenza. In seguito all'eliminazione, in trasferimenti vengono rimossi dalla scheda Scaduti, ma potete sempre scegliere di eliminare immediatamente il trasferimento da Dropbox in modo definitivo.

Ora che abbiamo capito cos'è e come funziona Dropbox Transfer per inviare file con Dropbox, vediamo come usarlo per inviare file di grandi dimensioni.

Come inviare file di grandi dimensioni con Dropbox Transfer

Come abbiamo visto, con Dropbox Transfer potete creare e inviare trasferimenti tramite link condivisi o email da qualsiasi dispositivo su cui utilizzate Dropbox.

Purtroppo se utilizzate l'account gratuito Basic non potete inviare file di dimensioni eccessive, in quanto è limitato a 100 MB, e non potete proteggerlo con una password o impostare una scadenza personalizzata del link. Se passate a un piano a pagamento, i limiti sono decisamente più ampi perché diventano 2 GB per il piano Plus e 100 GB per il piano Professional.

Inoltre se avete un piano Dropbox Professional, Advanced o Enterprise potete anche personalizzare i trasferimenti con colori e loghi specifici. Fatta questa precisazione, vediamo come inviare un file di grandi dimensioni da Dropbox, online (ovvero da sito), da PC (ovvero usando l'app desktop) o da app per dispositivi mobili.

Online

Se volete inviare un file di grandi dimensioni con Dropbox online, andate al sito del servizio e cliccate su Accedi in alto a destra. Ora inserite la vostra email e password per effettuare l'accesso, oltre a eventuale codice ricevuto via SMS per l'autenticazione a due fattori. 

In caso non siate registrati, cliccate su Registrati ed effettuate la registrazione con il vostro account Google o Apple, oppure inserite la vostra email e cliccate Continua. Nella pagina successiva, se avete scelto questa opzione, potrete inserire la password e confermare il vostro account di posta elettronica. Se optate per il piano gratuito avrete 2 GB di spazio a disposizione.

A questo punto, avete due opzioni. Per inviare un file dal computer, cliccate sull'icona a forma di griglia in alto a sinistra (quella con nove quadrati). Nella finestra che si apre, scorrete verso il basso e cliccate su Transfer. Si aprirà la pagina di Transfer con gli (eventuali) trasferimenti che avete già effettuato.

Cliccate in alto a destra sul pulsante Crea trasferimento. Potrete trascinare dal computer file o cartelle da trasferire, oppure cliccate sul menu a tendina a fianco di Carica file per scegliere tra Carica file, per caricare file dal computer, Carica cartelle, per scegliere le cartelle dal computer e Aggiungi da Dropbox, per scegliere file o cartelle dal vostro account Dropbox.

Dopo aver effettuato la scelta, cliccate sul pulsante relativo e la finestra si popolerà con i documenti da voi selezionati, indicandone nome, dimensioni e in alto quanto manca al raggiungimento del limite di trasferimento.

Se volete cambiare il titolo del trasferimento, in alto cliccate sull'icona a forma di matita e dategli un nome. A destra, sempre in alto, potete cliccare sul pulsante "+" per aggiungere altri documenti. In questa finestra potrete sempre scegliere tra Carica file, Carica cartelle o Aggiungi da Dropbox, e in alto vi verrà mostrato quanto manca al raggiungimento del limite. 

Come inviare file con Dropbox

In basso a sinistra, trovate la scadenza del link (scade automaticamente dopo 7 giorni dopo 30). Cliccando sull'icona a forma di ingranaggio potete scegliere se impostare una password o una scadenza personalizzata (solo nei piani Dropbox Professional, Advanced o Enterprise, che consentono anche di posticipare la scadenza del trasferimento fino a un anno). 

Se volete ricevere le notifiche di download, lasciate attivato il pulsante relativo. Cliccate su Fatto.

Ora potete scegliere se copiare il link - che dovrete inviare voi con il metodo che preferite - o inviarlo automaticamente inserendo gli indirizzi email dei destinatari.

Nel primo caso, lasciate selezionato Link in alto e cliccate Crea trasferimento: verrà creato un link che potrete copiare e condividere come volete. 

Nel secondo caso, cliccate in alto su email, inserite gli indirizzi email dei destinatari (o i nomi e poi selezionateli), se volete aggiungete un messaggio e poi cliccate su Invia trasferimento

In alternativa, potete inviare un trasferimento direttamente da Dropbox direttamente senza aprire Transfer. Andate alla pagina principale di Dropbox ed effettuate l'accesso.

Individuate il file da inviare, passateci sopra con il cursore del mouse e a destra cliccate sull'icona con tre puntini. Qui selezionate Condividi e poi cliccate su Invia una copia

A questo punto si aprirà la stessa schermata che abbiamo visto sopra, con la possibilità di cambiare nome, scegliere se inviare il link o l'email e impostare una password e una scadenza personalizzata.

Come inviare file con Dropbox

PC

Se volete invece inviare un trasferimento da PC usando l'app desktop, dovete averla prima installata.

Per farlo, scaricate l'app da qui cliccando su Scarica app Dropbox. Il sistema scaricherà automaticamente la versione adatta per il vostro sistema operativo.

Se avete un PC Windows, premete i tasti Windows + E, poi cliccate a sinistra su Download e cliccate due volte sul file DropboxInstaller.exe. Cliccate su  e seguite la procedura di installazione. Poi premete il tasto Windows e cliccate due volte in basso sull'icona Dropbox per avviarla.

Se avete un Mac, cliccate sul Finder (l'icona a forma di faccina nel dock), cliccate a sinistra su Download e poi cliccate due volte sul file DropboxInstaller.dmg. Trasferite l'app nella cartella Applicazioni, poi entrateci e cliccate due volte su Dropbox per avviarla.

Ora vi verrà richiesto di effettuare l'accesso con il vostro account.

Inserite email e password, oltre a eventuale codice di autenticazione ricevuto via SMS.

Su Mac troverete l'icona Dropbox in alto, nella barra dei menu, mentre su Windows 11 sarà, in basso, nella barra delle applicazioni. Cliccate sulla cuspide a fianco delle icone di rete e ora e vedrete l'icona di stato di Dropbox.

Ora potete inviare un file. Da PC Windows, premete i tasti Windows + E, mentre da Mac cliccate sul Finder. Poi cliccate a sinistra su Dropbox e a destra cercate un file da inviare. 

Cliccateci sopra con il pulsante destro del mouse o cliccateci sopra tenendo premuto il tasto control (Mac) e selezionate l'icona Dropbox Invia una copia....

Si aprirà una finestra in tutto e per tutto simile a quella che abbiamo visto online. Cliccate su OK, in caso appaia un messaggio pop-up introduttivo su fondo grigio scuro e qui potrete modificare il titolo del trasferimento, cliccando sull'icona a forma di matita in alto, o aggiungere altri file, cliccando in alto a destra su Aggiungi altro.

Come inviare file con Dropbox

In basso, troverete la data di scadenza e l'icona a forma di ingranaggio che vi consente di impostare una password o selezionare una data di scadenza personalizzata (solo piani Professional, Advanced o Standard). Cliccate su Link o Email in alto a seconda che vogliate creare un link da condividere o inserire le email dei destinatari e un eventuale messaggio, poi cliccate in basso su Crea trasferimento o Invia trasferimento.

Se volete, potete cliccare su Visualizza l'anteprima del trasferimento per vedere cosa riceveranno i destinatari.

Telefono Android o iPhone

Se volete sapere come inviare un file di grandi dimensioni su Dropbox da app per dispositivi mobili, dovete prima installarla ed effettuare l'accesso. Vi ricordiamo che se utilizzate la versione gratuita del servizio potete sincronizzare i file su un massimo di tre dispositivi (totali, tra desktop e mobile).

Scaricate l'app sul vostro telefono Android o iPhone, avviatela ed effettuate l'accesso con il vostro indirizzo email e password, eventualmente anche con il codice OTP ricevuto via SMS.

Ora avviate l'app e toccate il pulsante "+" in basso. A questo punto la procedura diventa diversa tra Android e iOS. Su iOS, selezionate Invia copia dei file, poi toccate Aggiungi da Dropbox e scegliete i file da aggiungere al trasferimento (non potete aggiungere cartelle a un trasferimento su iOS).

Toccate Continua (o "+" in alto a destra per aggiungere altri file) e scegliete se impostare una scadenza diversa (da app potete impostare anche 3 giorni nella versione gratuita, oltre ai 7), se ricevere una notifica quando il trasferimento viene scaricato e (nelle versioni Dropbox Professional, Advanced o Enterprise) se volete aggiungere una password. 

Toccate Continua e l'app creerà un link, inviandovi un'email. Nella pagina successiva toccate Condividi link per condividere il link con chi preferite usando lo strumento che vi fa più comodo. 

Come inviare file con Dropbox

Da Android la procedura invece è la seguente. Dopo aver toccato il pulsante "+" in basso, toccate Invia trasferimento, poi toccate Continua e selezionate la casella accanto ai file o alle cartelle che desiderate trasferire.

Toccate Trasferisci [x] file, poi toccate Continua e scegliete un nuovo nome per il trasferimento, attivare o disattivare la ricezione delle notifiche di download e impostare una data di scadenza. Come sopra, a seconda del vostro piano Dropbox, i trasferimenti scadono automaticamente dopo 7 o 30 giorni, e se avete un piano Dropbox Professional, Advanced o Enterprise potete anche aggiungere una password e posticipare la scadenza del trasferimento fino a un anno.

Toccate Continua, poi selezionate Copia link da condividere per condividere il link al trasferimento e toccate Inizia un nuovo trasferimento o Fine.

Come inviare file con Dropbox

Finora abbiamo descritto come funziona Dropbox Transfer, ovvero lo strumento di Dropbox per inviare file, anche di grandi dimensioni, senza doversi preoccupare di accesso o autorizzazioni.

Ma questo strumento ha un limite: se avete un piano gratuito non potete inviare file maggiori di 100 MB, il che è oggettivamente un po' poco. A questo punto potete ovviare al problema usando la strada della condivisione classica, ovvero caricando un file su Dropbox e poi condividendolo.

In questo caso non avete i limiti di invio, ma solo quelli legati allo spazio presente sul vostro Dropbox. 

Vediamo come condividere file da Dropbox con un link, online, da PC o telefono.

Online

Il modo più semplice per effettuare questa operazione è online, ovvero dal sito Web di Dropbox. Andate al sito del servizio e cliccate su Accedi in alto a destra. 

Inserite la vostra email e password per effettuare l'accesso, oltre a eventuale codice ricevuto via SMS per l'autenticazione a due fattori. In caso non siate registrati, cliccate su Registrati e seguite le istruzioni a schermo per effettuare la registrazione.

A questo punto, a sinistra vedrete la gerarchia delle vostre cartelle, mentre al centro dello schermo troverete in alto gli elementi consigliati in base alla vostra attività e sotto quelli recenti. Individuate una cartella da condividere, per esempio selezionandola a sinistra.

Cliccate in alto su Carica, selezionate File e selezionate il file da inviare dal computer.

Ora identificatelo, poi passateci sopra con il mouse e cliccate sull'icona di condivisione (rettangolo con la freccia verso l'alto). Ora potete inserire l'indirizzo email o il nome della persona (o del gruppo) con cui volete condividere il file e in caso selezionateli dai risultati. 

In basso potete aggiungere una nota e in basso a destra cliccate sul pulsante Condividi file per effettuare la condivisione. Le persone o il gruppo che avete indicato riceveranno un'email con il link a questo file. In alternativa, potete semplicemente creare un link di condivisione al file senza specificare gli indirizzi email delle persone con cui condividerlo. Per ottenerlo, potete semplicemente cliccare l'icona a forma di due anelli di catena uniti, a sinistra dell'icona di condivisione, oppure cliccare sull'icona di condivisione e nella finestra, in basso a sinistra, cliccare su Crea link.

Come inviare file con Dropbox

Verrà creato un link di condivisione e copiato negli appunti, e potete incollarlo nell'app che preferite per condividerlo con chi volete.

PC

Da PC, assicuratevi di aver installato l'app Dropbox come descritto sopra. Poi, su computer Windows, premete i tasti Windows + E, mentre su Mac cliccate sul Finder. Ora cliccate a sinistra su Dropbox e a destra cercate un file che volete condividere. 

Cliccateci sopra con il tasto destro del mouse o (per il Mac) cliccandoci sopra tenendo premuto il tasto control. Apparirà un elenco di opzioni dedicate a Dropbox. Selezionate Condividi.... 

Si aprirà una finestra che assomiglia a quella di invio di un'email. In alto, inserite l'indirizzo o gli indirizzi email delle persone con cui volete inviare il file. Se volete, aggiungete un messaggio, nello spazio sottostante, poi in basso a destra cliccate su Condividi e la persona o il gruppo di persone riceverà un'email per accedere e scaricare il file.

In alternativa, se non inserite un indirizzo email nel campo di testo in alto, potete creare un link manualmente e condividerlo come preferite. Per farlo, lasciate vuoto il campo degli indirizzi e in basso a destra cliccate su Crea link. Il sistema creerà un link, e se cliccate su Copia link potete copiarlo per condividerlo come desiderate.

Telefono Android o iPhone

Da telefono Android o iPhone, la procedura è invece la seguente. Partiamo dal presupposto che abbiate già installato l'app, poi avviatela e toccate la scheda File in basso a sinistra. Vedrete una pagina con le vostre cartelle e file. Toccate i tre puntini di fianco alla cartella da condividere (verticali in Android, orizzontali in iOS).

Toccate Condividi e poi la voce Invita al file. Inserite l'indirizzo email, il nome o il gruppo della persona (o delle persone) con cui volete condividere il file ed eventualmente selezionateli dai risultati proposti.

Sotto, toccate Messaggio (facoltativo) per aggiungere un messaggio, se lo desiderate, poi toccate in basso il tasto Condividi. Se invece volete condividere solo un link con chi volete, anche tramite app di messaggistica, invece di inserire un indirizzo email toccate in basso la voce Crea link (dopo aver toccato i tre puntini di fianco al file e aver selezionato Condividi) e toccate poi Condividi link.

Domande e risposte

Se volete inviare file molto pesanti potete usare uno strumento come Dropbox Transfer, ma nella versione gratuita ha un limite di 100 MB. In alternativa, ci sono molti altri servizi di questo tipo, che descriviamo in questo articolo.

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