Guide

Come organizzare la casella di posta elettronica

Mettere in ordine e gestire efficacemente le e-mail

SmartWorld team del 17 giugno 2024, 08:00

In questa guida, scopriremo come organizzare la casella di posta elettronica.

Indice

Creare cartelle e sottocartelle
Cancellare la sottoscrizione a newsletter
Archiviare o cancellare le vecchie e-mail
Impostare risposte automatiche

Creare cartelle e sottocartelle per organizzare la casella di posta elettronica

Usate le cartelle per categorizzare le e-mail in base al tema, al progetto, alla priorità o al mittente. Ad esempio, potreste avere cartelle per "Lavoro", "Personale", "Bollette" e altre per progetti specifici. Per creare una cartella su Gmail, seguite questa procedura.

Aprite il vostro browser preferito, andate sul sito di Gmail e fate il login;
Sulla sinistra, trovate la sezione "Etichette" e un pulsante con il simbolo "+";
Cliccate il pulsante "+";
Inserite il nome che desiderate dare all'etichetta, come "Acquisti" o "Lavoro";
Se desiderate che questa nuova etichetta sia una sotto-cartella, selezionate l'opzione "Nidifica etichetta in" e scegliete l'etichetta principale dal menu a tendina;
Cliccate "Crea".

Come creare una nuova etichetta su Gmail per ordinare la propria casella di posta elettronica.

Impostate i filtri per automatizzare il processo di organizzazione. Potete configurare la vostra casella e-mail in modo che i messaggi provenienti da certi mittenti vadano direttamente in una cartella specifica, oppure che le e-mail contenenti certe parole chiave vengano etichettate o archiviate automaticamente.

Cancellare le sottoscrizioni a newsletter o aggiornamenti che non interessano più è un metodo efficace per ridurre il numero di e-mail in entrata. Questo aiuta a mantenere la casella di posta più ordinata e risparmiare tempo. Ecco come cancellare manualmente le sottoscrizioni.

Aprite l'e-mail indesiderata;
Scorrete fino alla fine del messaggio;
Cercate un link o un pulsante (solitamente "Unsubscribe", "Cancellati" o "Annulla iscrizione");
Cliccate su quel link e seguite le istruzioni per completare la cancellazione.

La voce "Annulla l'iscrizione" in un messaggio di posta elettronica consente agli utenti di annullare una sottoscrizione.

Esistono strumenti e servizi che possono aiutarvi a gestire in massa le iscrizioni, come Unroll.Me, Clean Email e Mailstrom.

Archiviare o cancellare le vecchie e-mail per organizzare la casella

Eliminare o archiviare le e-mail vecchie contribuisce a mantenere l'ordine nella casella di posta e a minimizzare le distrazioni. Ricordate che i contenuti eliminati non sono recuperabili, quindi eliminate soltanto i messaggi di cui siete certi non abbiate più bisogno.

Eliminare le e-mail

Selezionate le e-mail che desiderate eliminare;
Cliccate il pulsante "Elimina" (o l'icona a forma di bidone dell'immondizia);
Le e-mail selezionate verranno spostate nel cestino e, dopo un periodo stabilito dal vostro servizio di posta elettronica, verranno eliminate definitivamente.

Archiviare e-mail

Selezionate i messaggi da archiviare;
Cliccate il pulsante "Archivia" (spesso rappresentato da un'icona a forma di cartella o di freccia che punta verso il basso);
Le e-mail archiviate saranno rimosse dalla Posta in arrivo e trasferite nella sezione Archivio, rimanendo comunque accessibili.

Impostare risposte automatiche

Quando siete fuori ufficio o in vacanza, attivate le risposte automatiche per informare i mittenti della vostra assenza.

Questa funzione permette di comunicare automaticamente la data prevista del vostro ritorno o di fornire dettagli su contatti alternativi a cui rivolgersi durante la vostra assenza. Un esempio:

Gentile (Nome del mittente),

Grazie per il tuo messaggio. Sono fuori ufficio per ferie fino al [data di ritorno] e non avrò accesso alla mia casella di posta elettronica. Se la tua richiesta è urgente, puoi contattare [nome del sostituto o collega] all'indirizzo [indirizzo del contatto].

Cordiali saluti,

[Nome]