Come organizzare la mail su Gmail: trucchi e consigli

Una guida su come organizzare i messaggi se si utilizza Gmail, il servizio di posta elettronica di Google
Come organizzare la mail su Gmail: trucchi e consigli
SmartWorld team
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Gmail è uno dei più diffusi servizi di posta elettronica al mondo, usato da milioni di persone per inviare e ricevere mail. Che possono essere organizzate e gestite secondo precisi criteri, in modo da rendere l'utilizzo del servizio il più efficiente e personalizzato possibile. Vediamo quindi come organizzare le mail su Gmail in modo semplice ed efficace.

Indice

Cosa sono le etichette su Gmail e a cosa servono

Gmail sfrutta le etichette per differenziarle e contrassegnarle. È come se si inserissero le mail in specifiche cartelle, ma ogni mail può avere più di una etichetta, così da ritrovarla semplicemente facendo clic su una delle etichette nel riquadro a sinistra.

Le etichette possono essere usate, inoltre, per monitorare lo stato delle attività delle persone (per esempio, si può creare le etichette di una specifica persona per capire se la persona sta lavorando alla mail o l'ha completata), per identificare le email cui bisogna dare seguito o quelle che si possono leggere in un secondo momento.

Come creare un'etichetta su Gmail

Per creare un'etichetta su Gmail bisogna:

  • Aprire Gmail su computer
  • Sul lato sinistro della pagina, scorrere verso il basso, quindi fare clic su "Altro"
  • Fare clic su "Crea nuova etichetta"
  • Dare un nome all'etichetta
  • Fare clic su "Crea"

A questo punto si possono usare le etichette create per differenziare le email. Per associare un'etichetta a una mail bisogna:

  • Aprire Gmail su computer
  • Selezionare i messaggi che si vuole etichettare
  • Nella parte superiore della pagina, fare clic su "Etichette"
  • Selezionare un'etichetta (o creane direttamente una nuova)
  • La mail sarà associata alla specifica etichetta, e sarà possibile cercarla usando l'etichetta come chiave.

Come filtrare le mail su Gmail

Gmail da anche la possibilità di gestire la posta in arrivo utilizzando i filtri, per esempio per inviare email a un'etichetta o archiviare, eliminare o aggiungere automaticamente a "Speciali" la posta in arrivo.

Per creare un filtro per email bisogna:

  • Aprire Gmail
  • Nella casella di ricerca in alto, fare clic su "Mostra opzioni di ricerca"
  • Inserire i criteri di ricerca
  • Nella parte inferiore della finestra di ricerca, fare clic su "Crea filtro"
  • Scegliere le opzioni per il filtro
  • Fare clic su "Crea filtro"

Se si crea un filtro per l'inoltro dei messaggi, è bene ricordare che il filtro funzionerà solamente per i nuovi messaggi e non per quelli già ricevuti.

​Inoltre, quando un utente risponde a un messaggio che è stato filtrato, la risposta verrà filtrata solo se soddisfa gli stessi criteri di ricerca.

Come cercare le mail su Gmail

Per cercare le mail su Gmail si può procedere in due modi. Il primo è digitare nella casella di ricerca in alto, una volta aperto Gmail, le parole contenute nel testo della mail o nell'oggetto o l'indirizzo email della persona che ha inviato il messaggio. Premendo invio, verrà mostrato un elenco di email.

Si può inoltre restringere la ricerca facendo clic su "Mostra opzioni di ricerca" per utilizzare la ricerca avanzata. Ecco qualche esempio:

  • Mittenti: digitare From:(paolo@azienda.it)
  • Intervalli di date: digitare after:2019/3/29 before:2019/4/5
  • Parole chiave: digitare la parola chiave, come informazioni riservate
  • Attributi del messaggio, come gli allegati: digitare has:attachment

Qui vi abbiamo spiegato come funziona Gmail su Android, iPhone e pc.

Come aggiungere le email importanti a Speciali

Le email aggiunte a Speciali in Gmail vengono contrassegnate come importanti, aiutando a tenerle in evidenza.

Per aggiungere una mail alla cartella Speciali bisogna:

  • Aprire Gmail sul computer
  • Dalla Posta in arrivo, andare alla sinistra del messaggio e fare clic sulla stella "Aggiungi a Speciali". Se il messaggio è aperto, fare clic su "Altro" quindi su "Aggiungi a Speciali"
  • Se ci sono più stelle, continuare a fare clic sull'icona a stella finché non verrà visualizzata quella che si vuole utilizzare

Per visualizzare i messaggi aggiunti a Speciali bisogna quindi:

  • Aprire Gmail su computer
  • Sul lato sinistro della pagina, fare clic su Speciali. Verranno mostrate le mail caratterizzate dalla stella.
  • Per trovare i messaggi aggiunti a Speciali si può anche utilizzare le scorciatoie is:starred o has: con il nome della stella, ad es. has:yellow-star

Come archiviare le mail su Gmail

Gmail consente di rimuovere una mail dalla pagina di quelle in arrivo, senza però cancellarla. In questo caso si parla di archiviazione (così da poterla recuperare in seguito, se dovesse servire).

Per archiviare una mail bisogna aprire il messaggio e, a destra, fare clic su "Archivia". Per cercare un messaggio archiviato, invece, è sufficiente aprire Gmail e a sinistra fare clic su "Altro e poi su "Tutti i messaggi": verranno visualizzati anche quelli archiviati.

Qui vi abbiamo spiegato invece come dirottare le mail su Gmail.

Come eliminare le mail su Gmail

Se la decisione è invece quella di eliminare definitivamente una mail, il procedimento è ugualmente semplice:

  • Aprire Gmail su compute
  • Andare sulla mail
  • Sulla destra, fare clic su "Elimina"

Quando si elimina un messaggio, questo rimane nel cestino per 30 giorni. Trascorso tale termine, verrà eliminato definitivamente.

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