Come proteggere un file Excel con una password

Se c'è un software che presenta livelli di complessità crescenti è Excel. Non si tratta solo dell'inserimento dei contenuti, ma anche della sua formattazione che può richiedere molto tempo. Ecco perché proteggere un file Excel con una password dalle modifiche rappresenta un'accortezza indispensabile. Immaginiamo ad esempio di aver creato un foglio di calcolo particolarmente elaborato in cui ogni cella sia stata attentamente editata. Una procedura che può richiedere ore di lavoro sulla base della complessità del e che, se il documento è condiviso, giustamente vogliamo proteggere da possibili modifiche.

La soluzione per evitare "sorprese" è la protezione del file Excel utilizzando una password. Di positivo c'è che non occorre scaricare alcun programma aggiuntivo in quanto è sufficiente utilizzare uno strumento compreso nello stesso foglio di calcolo. Non ci resta allora che capire come funziona e come sfruttarlo all'occorrenza.

• Possibilità di proteggere tutto o parte del file Excel
• Qual è il livello di sicurezza della protezione di Excel dalle modifiche
• Proteggere Excel dalle modifiche: perché è importante
• La procedura per proteggere Excel dalle modifiche (accidentali o volontarie)
• Modalità di sola lettura
• Quale password scegliere per mettere il file Excel al sicuro

Il sistema di protezione di Microsoft Excel è pensato per gli utenti intenzionati a mettere al sicuro i dati ovvero il lavoro svolto.

Questa opzione è una funzionalità di base del pacchetto Office, ma soprattutto ha il vantaggio di essere personalizzabile sulla base delle esigenze dell'utente. Significa che può scegliere se proteggere tutto il documento con una password o impedire solo la modifica.

A proposito di customizzazione della protezione del file Excel dalle modifiche, ecco la possibilità di includere solo un foglio di calcolo anziché tutte le schede. In questo modo il proprietario del file può assegnare a una seconda persona privilegi di modifica ridotti. Vale la pena ricordare che questa opzione è comune con le principali applicazioni della suite Office e non solo di Microsoft Excel.

Dal punto di vista tecnico, la suite Office di Microsoft utilizza un algoritmo crittografico AES a 256 bit per proteggere i file attraverso le password. L'errore metodologico da non commettere è pensare che si tratti di una protezione a elevato livello di sicurezza.

Se ci pensiamo, la password scelta dal proprietario del file è parte integrante dello stesso foglio di calcolo. Tuttavia è più che sufficiente all'interno di un team di lavoro.

C'è una ragione ben precisa per cui la protezione del file Excel dalle modifiche con la crittografia e lo sblocco del file con una password sia importante. Nel contesto dell'organizzazione del lavoro aziendale, i file Excel sono molto utilizzati come strumento per l'elaborazione dei dati.

Di conseguenza passano spesso di mano in mano e l'introduzione di una password da richiedere all'utente nel momento in cui tenta di aprire il file assicura un livello di sicurezza maggiore e facilita la gestione e l'individuazione delle responsabilità.

La prima cosa da fare per proteggere il nostro documento dalle modifiche è aprirlo e fare clic sulla voce File della barra multifunzione. Nella colonna di sinistra cliccare sulla voce Informazioni. A questo punto fare clic sul riquadro Proteggi cartella di lavoro.

Compare un menu a tendina e qui fare clic su Crittografa con password per proteggere il file aperto. Si apre quindi una finestra in cui inserire la password scelta. Attenzione: non c'è modo per recuperarla e di conseguenza occorre ricordarla o annotarla altrove.

Excel permette quindi di proteggere il file in maniera più leggera con la modalità di sola lettura. Sempre da Informazioni, per attivarla bisogna cliccare su Proteggi cartella di lavoro e poi su Apri sempre in sola lettura.

La funzione Proteggi foglio corrente consente invece di apportare solo specifiche modifiche. Si apre una finestra dove scegliere quali azioni consentire con tanto di password aggiuntiva.

Ecco infine l'opzione Aggiungi firma digitale per inserire una firma digitale. Viene chiesto di salvare il file in un formato compatibile e di associare Excel a una ID digitale attraverso una procedura guidata.

Anche nel caso della protezione di un file Excel, è sempre consigliabile scegliere una password non facilmente individuabile.

In termini pratici significa prediligere un codice alfanumerico di almeno 8-10 caratteri con lettere maiuscole, minuscole, numeri e caratteri speciali. Le parole di fantasia sono più sicure di quelle reali ed esistenti. Il passo in più è rappresentato dal ricorso a una firma digitale per garantire l'integrità del file di lavoro.