Come si mette la firma nelle mail

La firma è un testo personalizzato che si può utilizzare in tutte le mail che si inviano o si inoltrano oppure da aggiungere ai singoli messaggi: una guida su come crearla
Come si mette la firma nelle mail
SmartWorld team
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Chi usa quotidianamente le email per comunicare, soprattutto se per lavoro, sa bene che la firma è una parte importante del messaggio che si sta inviando perché contiene le informazioni di contatto e altri dati che si ritengono importanti per presentarsi alla persona cui si sta inviando la mai.

Praticamente tutti i servizi di posta elettronica gratuiti danno la possibilità di creare una firma e di aggiungerla in automatico (o manualmente, a seconda delle preferenze) alle mail che si scrivono e si inviano. In questa guida vediamo dunque come mettere la firma nelle mail, e quale procedimento seguire per aggiungerla e anche per rimuoverla.

Indice

Cos’è la firma email

La firma email è un testo personalizzato che può contenere vari dati, da quelli di contatto come nome, cognome e numero di telefono, alla qualifica professionale, sino alla citazione preferita o ad altre informazioni di carattere più personale.

Diversi servizi email danno la possibilità di comporre la propria firma e poi di inserirla all'interno di tutti i messaggi mail, in automatico, oppure caso per caso, nel singolo messaggio, evitando così di dover digitare ogni volta la firma. Vediamo allora, a seconda del servizio email, come mettere la firma.

Come mettere una firma in Gmail

Gmail permette di creare quante firme si desidera e di usare sino a 10.000 caratteri. Per aggiungere una firma a Gmail bisogna:

  • Aprire Gmail e fare log-in con le proprie credenziali
  • In alto a destra, fare clic su "Impostazioni" e poi "Visualizza tutte le impostazioni"
  • Nella schermata delle impostazioni selezionare "Generali" (la prima che si visualizza solitamente
  • Scorrere la pagina sino ad arrivare alla voce "Firma"
  • Inserire il testo della firma nel riquadro della sezione "Firma". Si può formattare il testo cambiando lo stile e anche aggiungendo un'immagine.
  • Fare clic su "Salva modifiche" in fondo alla pagina

Come detto, Gmail dà la possibilità di creare e gestire più firme.

Si può scegliere di avere una firma predefinita per le nuove email e un'altra per quelle cui si risponde, oppure selezionare una delle varie firme mentre si scrive la mail. Se si utilizza la funzionalità "Invia messaggio come" per inviare email da diversi indirizzi dal proprio account, si può aggiungere una firma diversa a ciascun indirizzo: per selezionare quello a cui associare la firma è sufficiente scorrere il menu a discesa sopra la casella di testo della firma nella pagina "Impostazioni" sotto il riquadro del testo della firma.

A questo punto la firma verrà aggiunta in calce a tutti i messaggi in uscita. Per modificare la firma basta selezionare l'icona della matita nel riquadro di testo, per cancellarla fare invece clic sull'icona del bidoncino. Se si vuole eliminare la firma da una specifica mail, è sufficiente cancellarla direttamente mentre si scrive il messaggio selezionandola ed eliminandola manualmente.

Per creare una nuova firma, invece, è sufficiente fare clic su "Crea una nuova", sempre sotto la casella di testo della firma.

Il desiderio è approfondire l'utilizzo di Gmail? Qui vi abbiamo spiegato come funziona Gmail su Android, iPhone e pc.

Come mettere una firma in Outlook

Anche chi utilizza Outlook - mail @hotmail - può creare una o più firme personalizzate per i messaggi di posta elettronica. La firma può includere testo, immagini, un biglietto da visita elettronico, un logo e persino un'immagine della firma scritta a mano. È possibile configurare Outlook in modo che le firme siano aggiunte automaticamente a tutti i messaggi in uscita, oppure creare la firma e aggiungerla ai messaggi caso per caso.

Per aggiungere una firma alla mail in Outlook bisogna:

  • Accedere ad Outlook.com con le proprie credenziali e fare log-in
  • Selezionare Impostazioni (l'icona dell'ingranaggio)
  • Selezionare la voce "Visualizza tutte le impostazioni di Outlook" nella parte superiore della pagina
  • Selezionare "Posta" e poi "Scrivi e rispondi"
  • Alla voce "Firma di posta elettronica" digitare la firma (nome, cognome e tutto ciò che si vuole venga inserito nella firma) e usare le opzioni di formattazione disponibili per cambiarne l'aspetto: font, dimensioni, corsivo o grassetto

Se si vuole che la firma venga visualizzata nella parte inferiore di tutti i nuovi messaggi di posta elettronica che si compongono, selezionare la casella di controllo "Includi automaticamente la mia firma nei nuovi messaggi che scrivo".

Se si vuole invece che la firma venga visualizzata nei messaggi inoltrati o a cui si risponde, selezionare la casella di controllo "Includi automaticamente la mia firma nei messaggi che inoltro o a cui rispondo".

Se non si selezionano queste opzioni, è possibile aggiungere manualmente la firma a un messaggio selezionato. Per aggiungere la firma a una singola mail bisogna:

  • Accedere ad Outlook e fare log-in
  • Selezionare "Nuovo messaggio"
  • Digitare il messaggio, poi fare clic sui tre puntini nella parte alta della schermata e aprire il menù a tendina
  • Dal menù a tendina selezionare "Inserisci firma" e poi "Firma Web Outlook".
  • A questo punto la firma comparirà nella parte bassa della mail
  • Quando il messaggio è pronto per l'invio, selezionare "Invia"

Come mettere una firma in Mail

Anche Mail, il servizio email di Apple, consente di creare un testo predefinito, una firma appunto, da includere nei messaggi che si inviano. Se ne possono creare di diverse, per esempio una per le e-mail di lavoro e una per quelle personali.

Per creare una firma in Mail bisogna:

  • Aprire Mail sul Mac
  • Scegliere "Mail", poi "Preferenze", quindi fare clic su "Firme"
  • Nella colonna a sinistra, selezionare l'account e-mail per cui si desidera utilizzare la firma
  • Fare clic sul pulsante "Aggiungi" sotto la colonna centrale
  • Nella colonna centrale, digitare il nome che si vuole dare alla firma (per esempio "Lavoro"). Il nome viene visualizzato nel menu a comparsa "Firma" quando si scrive un messaggio
  • Nella colonna a destra (l'anteprima), digitare e creare la firma. Si può usare i menu "Formato" o "Modifica" di Mail per cambiare il font o il layout, convertire testo in link o controllare l'ortografia. Per aggiungere un'immagine, basta trascinarla sull'area dell'anteprima.
  • Se si vuole che la firma venga visualizzata dopo il testo originale dei messaggi a cui si risponde o di quelli che si inoltra, deselezionare "Firma prima del testo citato"

Per aggiungere automaticamente una firma alle email bisogna:

  • Aprire l'app "Mail" sul Mac, scegliere "Mail" > "Preferenze", quindi fare clic su "Firme"
  • Selezionare un account nella colonna sinistra.
  • Fare clic sul menu a comparsa "Scegli firma", quindi sceglierne una
  • Se sono state salvate più firme per un account, Mail può alternarle automaticamente: dal menu a comparsa, scegliere "In ordine casuale" o "In ordine sequenziale"

Se non si vuole più aggiungere automaticamente le firme ai messaggi, dal menu a comparsa è sufficiente fare clic su "Scegli firma", quindi selezionare "Nessuna".

Se non si utilizza più una o più firme e le si vuole eliminare dall'elenco, magari per evitare di aggiungerla per sbaglio, bisogna seguire questo procedimento:

Nell'app Mail sul Mac, scegliere "Mail", poi "Preferenze", quindi fare clic su "Firme"

Selezionare la firma nella colonna centrale, quindi fare clic sul pulsante per rimuoverla

Si può anche aggiungere una firma alle email manualmente, in modo da scegliere a quelli messaggi allegarla. Per farlo è sufficiente aprire un nuovo messaggio e una volta terminata la scrittura fare clic sul menu a comparsa "Firma", scegliere la firma e aggiungerla.

Per eliminare una firma dalle e-mail, invece, basta fare clic sul menu a comparsa "Firma" nel messaggio che si sta scrivendo e selezionare "Nessuna".

Qui vi abbiamo spiegato invece, in modo più ampio, come utilizzare Mail con iCloud.

Come mettere una firma in Yahoo Mail

Anche chi utilizza Yahoo Mail può creare una firma e impostarla come firma predefinita per i messaggi che si inviano.

Per creare una firma su Yahoo Mail bisogna:

  • Accedere a Yahoo Mail e fare log-in
  • Cliccare sull'icona del menu "Impostazioni"
  • Selezionare "Altre impostazioni"
  • Cliccare su "Scrivere email"
  • Cliccare sul pulsante attiva/disattiva per attivare o disattivare una firma per il proprio indirizzo email.
    Inserire la firma nella casella di testo (o modificarla se ce n'è già una)

Come mettere una firma in Virgilio Mail

Vediamo infine come creare una firma personalizzata, in formato testo semplice o in formato Html, da inserire sopra o sotto ciascun messaggio di posta, per chi utilizza il servizio di posta elettronica Virgilio Mail.

Per creare la firma bisogna cliccare sull'icona "Impostazioni" (l'ingranaggio in alto a destra) e selezionare la voce "Firme" che si trova all'interno di Impostazioni > Posta> Firme.

A questo punto verrà visualizzata una pagina in cui si potrà aggiungere una firma, e scegliere se impostarla per i nuovi messaggi e/o per le risposte e per gli inoltri.

È possibile inoltre configurare una o più firme selezionando il comando "Aggiungi una nuova firma". Si aprirà un layer da compilare con i seguenti campi:

  • Il nome firma: questo campo serve a distinguere le firme, nel caso in cui tu se ne sia creata più di una, per esempio una personale e l'altra per l'ufficio
  • La firma: qui si deve digitare il testo che si vuole mostrare all'interno dei messaggi di posta. Una volta creata la firma si può decidere di impostarla come predefinita, per averla sempre visibile nei nuovi messaggi di posta che si inviano, oppure si potrà aggiungere la firma a ogni messaggio di posta nelle risposte o negli inoltri. Nella pagina "Scrivi Messaggio" basta cliccare sul menu "Firme" e selezionare la firma creata.
  • Aggiungi la firma sotto il testo citato o sopra il testo citato: questo comando permette di decidere in che posizione visualizzare la firma.

Una volta compilati tutti i campi è necessario fare "salva modifiche".

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