Come creare una mailing list su Gmail, passo per passo

Le mailing list sono uno strumento molto utile per inviare mail a diversi contatti contemporeaneamente: ecco come fare
Come creare una mailing list su Gmail, passo per passo
SmartWorld team
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Le mailing list sono un utile strumento che consentono di inviare le stesse mail e comunicazioni a un unico gruppo di persone prestabilito e predefinito, così da risparmiare tempo e ottimizzare il lavoro. Ogni servizio email dà la possibilità di creare una mailing list: vediamo nel dettaglio come creare una mailing list con Gmail.

Indice

Cos'è la mailing list

La mailing list è uno strumento che consente di inviare comunicazioni a una lista di contatti. Questo metodo di comunicazione è tipico di aziende, associazioni, organizzazioni o persone singole, e prevede che il messaggio e-mail inviato a un sistema server venga inoltrato automaticamente e contemporaneamente alla lista di destinatari interessati e iscritti alla mailing list.

La mailing list solitamente ha un argomento di comune interesse per gli iscritti, e quando ci sono novità novità in merito all'argomento in questione chi la gestisce può inviare una mail a tutta la lista. Meno impattante e "intrusiva" rispetto alle chat, può essere gestita direttamente da Gmail con una serie di passaggi.

Come creare un gruppo di contatti su Gmail

Il primo passaggio per creare una mailing list su Gmail è creare un gruppo di contatti sfruttando le etichette, che indicano per esempio membri della famiglia, amici o ancora contatti di lavoro. Per creare un gruppo di contatti bisogna quindi come prima cosa accedere a Gmail e aprire la propria casella di posta, dopodiché:

  • Aprire "Contatti Google"
  • A sinistra, nella sezione "Etichette", fare clic su "Crea etichetta"
  • Digitare un nome per l'etichetta ("Amici", "Famiglia", "Colleghi", tanto per citare alcuni esempi)
  • Fare clic su "Salva"

Per aggiungere un contatto a un gruppo bisogna quindi:

  • Aprire "Contatti Google"
  • Scegliere se inserire nel gruppo un unico contatto (selezionando la casella accanto al nome del contatto), più contatti (selezionando le caselle accanto a tutti i contatti che si vogliono aggiungere) o tutti i contatti (selezionando la casella accanto a qualsiasi contatto)
  • In alto, fare clic su "Gestisci etichette"
  • Fare clic sull'etichetta del gruppo desiderata
  • Fai clic su "Applica"

Se un contatto ha più indirizzi email, solo il suo indirizzo email predefinito viene aggiunto al gruppo di etichette.

Si può quindi utilizzare l'app "Contatti" su un dispositivo Android per modificare l'indirizzo email predefinito di un contatto.

Per rimuovere un contatto da un gruppo bisogna invece:

  • Aprire "Contatti Google"
  • A sinistra, fare clic sul nome di un gruppo
  • Selezionare i contatti da rimuovere selezionando le caselle mostrate accanto ai nomi
  • In alto a destra, fare clic su Etichetta
  • Deselezionare il nome del gruppo

Per modificare o eliminare un gruppo creato con le etichette bisogna:

  • Aprire "Contatti Google"
  • A sinistra, nella sezione "Etichette", posizionare il puntatore del mouse sul gruppo che si vuole modificare o eliminare
  • Seguire i passaggi sullo schermo

Qui la nostra guida su come funziona Gmail su Android, iPhone e PC.

Come attivare la modalità invio multiplo

Una volta creato il gruppo di contatti, è possibile sfruttare l'opzione invio multiplo per gestire la mailing list. Quando la modalità di invio multiplo è attivata, il pulsante "Continua" sostituisce il normale pulsante "Invia", l'intestazione della scheda diventa viola e nella parte inferiore della bozza viene visualizzato un banner per l'assistenza.

Le email a invio multiplo includono automaticamente un link di annullamento dell'iscrizione nella parte inferiore del messaggio, in modo che i destinatari possano scegliere di non ricevere più le email in futuro.

Per attivare la modalità invio multiplo bisogna:

  • Sul computer, accedere a Gmail
  • In alto a sinistra, fare clic su "Scrivi"
  • Nella barra degli strumenti in basso, fare clic su "Attiva/disattiva" la modalità di invio multiplo
  • Scegliere i destinatari
  • In modalità di invio multiplo si possono aggiungere fino a 1500 destinatari nel campo "A" e un massimo di un destinatario nel campo "Cc" o "Ccn". Qualsiasi destinatario aggiunto al campo "Cc" o "Ccn" verrà copiato in ogni singola email in uscita

Come inviare mail a un gruppo di contatti con Gmail

Per inviare la stessa email a un gruppo predefinito di destinatari è sufficiente selezionare il gruppo contrassegnato dall'etichetta al campo "A" cercandolo con il nome dato all'etichetta. Per inviare la mail bisogna quindi:

  • Aprire Gmail
  • Selezionare la scrittura della mail
  • Quando la bozza dell'email è completa, fare clic su "Continua"
  • Fare clic su "Invia tutti"

Qui vi abbiamo spiegato invece come creare un indirizzo e-mail con Gmail su smartphone, tablet e pc.

Quando si attiva la modalità di invio multiplo, in fondo a ogni email viene aggiunto automaticamente un link di iscrizione univoco. I destinatari possono utilizzare questo link per annullare l'iscrizione o iscriversi nuovamente alle email. Ogni volta che un destinatario annulla l'iscrizione o si iscrive di nuovo alle email, Gmail invia una notifica al gestore della mailing list, ma non è possibile ricevere un elenco di tutti i destinatari che hanno annullato l'iscrizione.

Quando si invia un'email a invio multiplo, nella casella di conferma che appare verrà indicato il numero totale di destinatari che hanno annullato l'iscrizione e non riceveranno la email.

I destinatari che annullano l'iscrizione al tuo indirizzo possono comunque ricevere email a invio multiplo da altri account nello stesso dominio. Ad esempio, se annullano l'iscrizione all'indirizzo assistenza@azienda.it, possono comunque ricevere email da marketing@azienda.

it.

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