Documenti Google: le funzioni nascoste da conoscere

Dall’app Documenti è possibile accedere a tutti i file presenti nel cloud di Google Drive. Ecco una seria di funzionalità nascoste
SmartWorld team
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Documenti Google: le funzioni nascoste da conoscere

Tra le numerose applicazioni disponibili sul Play Store, i word processor rappresentano sicuramente uno strumento molto utile, ma allo stesso tempo meno utilizzato. Questo è dovuto principalmente alla limitata dimensione degli schermi degli smartphone e alla difficoltà di eseguire operazioni di formattazione e verifica dei documenti, nonché alla creazione di documenti da zero. Su tutti gli smartphone Android è già preinstallato uno dei più potenti programmi di scrittura per dispositivi mobili disponibili, chiamato Documenti, che in realtà è la stessa applicazione che si apre da Google Drive in qualsiasi browser e che consente non solo di scrivere, ma anche di inserire note e collaborare in tempo reale con altre persone.

La compatibilità con il formato .docx del pacchetto Office di Microsoft è completa e, volendo, è anche possibile scegliere di salvare automaticamente i nuovi documenti nel formato di Microsoft. Anche il problema della digitazione veloce può essere facilmente superato grazie all'avanzato sistema di riconoscimento vocale di Google, che è in grado di riconoscere correttamente oltre il 95% delle parole, compresa la punteggiatura, anche in ambienti rumorosi.

Per attivare il riconoscimento vocale, basta premere l'icona del microfono presente sulla tastiera, mentre per interrompere la funzione basta premere nuovamente l'icona.

Caratteristiche dei documenti Google

Le applicazioni di word processing sono considerate tra le più utili nel Play Store di Google, ma spesso vengono sottovalutate a causa delle ridotte dimensioni del display dello smartphone e della difficoltà di eseguire la formattazione e la verifica dei documenti. Tuttavia, tutti gli smartphone Android includono già un potente programma di scrittura chiamato Documenti, che può essere utilizzato anche per inserire note e collaborare in tempo reale con altri utenti. Inoltre, Documenti è completamente compatibile con il formato .docx del pacchetto Office di Microsoft e può anche salvare automaticamente i nuovi documenti in tale formato. Per quanto riguarda la digitazione veloce, il riconoscimento vocale avanzato di Google consente di riconoscere correttamente oltre il 95% delle parole, compresa la punteggiatura, anche in ambienti rumorosi.

Per attivare questa funzione, è sufficiente toccare il simbolo del microfono sulla tastiera.

Se riceviamo un documento particolarmente lungo da correggere o annotare, la funzione Struttura documento può essere molto utile, in quanto crea un indice che permette di accedere rapidamente al paragrafo desiderato con un solo tocco. Il documento deve essere già suddiviso in paragrafi e titoli. La gestione dei file di Android non è molto intuitiva, ma è possibile visualizzare tutti i documenti presenti sul telefono, compresi quelli in formato PDF, toccando l'icona della cartella accanto alla casella di ricerca. In alternativa, è possibile accedere ai documenti salvati su Drive, direttamente dall'app Documenti. È possibile condividere i documenti tramite e-mail con Gmail o condividere tramite WhatsApp o altre app di messaggistica.

Come scegliere il formato dei documenti

L'app Documenti di Google è un potente word processor disponibile per dispositivi mobili Android. Nonostante le ridotte dimensioni dello schermo dei dispositivi mobili, l'app consente di scrivere, formattare e verificare documenti, e supporta anche la collaborazione in tempo reale con altri utenti.

Inoltre, l'app offre una compatibilità totale con il formato .docx del pacchetto Office di Microsoft. Se il documento è particolarmente lungo, può essere difficile muoversi all'interno dello stesso, ma la funzione Struttura documento crea un indice che consente di passare facilmente al paragrafo desiderato. Inoltre, l'app consente di gestire i file in modo da visualizzare tutti i documenti presenti sul dispositivo, inclusi quelli in formato pdf. Nel caso in cui un file non fosse presente sul dispositivo, può essere cercato direttamente nel cloud di Google Drive.

L'app Documenti salva automaticamente i documenti che stiamo modificando in formato odt. Ma possiamo visualizzare e salvare i file di Microsoft Office in formato .docx, previa attivazione della funzione Crea file di Word dalle Impostazioni dell'app. Per rendere disponibili i propri file offline sul dispositivo, è consigliabile attivare la funzione di download automatico dei file. Per condividere un file, è possibile utilizzare l'icona a fianco del nome del file per indicare l'account Google della persona con cui si vuole condividere il documento.

Nel caso in cui si voglia condividere il documento con un gran numero di persone, è possibile copiare il link e inviarlo tramite e-mail o WhatsApp. È anche possibile visualizzare i documenti condivisi con noi direttamente dall'app e salvare i documenti in locale sul nostro dispositivo. Ed è importante attivare le impostazioni di notifica per ricevere un messaggio ogni volta che qualcuno condivide con noi un documento.

Scorciatoie per accedere ai documenti Google

L'app Documenti Google offre diverse opzioni per gestire i documenti che stiamo modificando. Possiamo accedere al menu completo del documento facendo tap sui tre puntini verticali in alto a destra. Tra le varie opzioni, questo menu consente di ottenere il link del file da condividere e di aggiungere un collegamento al documento sulla schermata Home per accedervi rapidamente. Inoltre, è possibile salvare qualsiasi documento in diversi formati, tra cui docx, pdf e ePub, che può essere caricato su Play Libri. Per salvare un documento in un formato diverso dal formato odt predefinito, è necessario attivare la voce "Crea file di Word" dalle Impostazioni dell'app.

Per salvare il file in un formato specifico, sarà necessario selezionarlo manualmente dal menu Condividi ed esporta e quindi selezionare Salva con nome. È anche consigliabile rendere disponibili i propri file offline per accedervi in assenza di connessione Internet. Per condividere un file, è possibile inviarlo tramite e-mail o WhatsApp, oppure condividere il link con altri utenti. Infine, il menu principale dell'app consente di visualizzare i documenti condivisi con noi senza dover passare attraverso il cloud di Google Drive.

A cosa serve la funzione Esplora dei documenti Google

Il menu completo di Documenti Google offre numerose funzioni, come la possibilità di ottenere il link del file da condividere e di aggiungere un collegamento al documento sulla scrivania. Inoltre, è possibile salvare i documenti in formato PDF o file ePub, che possono essere caricati su Play Libri. Tra le funzioni meno utilizzate ma interessanti, c'è Esplora, che effettua una ricerca all'interno del documento e sul Web e fornisce informazioni utili per la modifica, grazie all'intelligenza artificiale.

Documenti Google offre il controllo ortografico in italiano e la possibilità di monitorare il numero di parole e caratteri del documento. Le opzioni di formattazione sono meno avanzate rispetto ai competitor, ma permettono comunque di scegliere tra diversi caratteri e stili, selezionare il colore del testo e dell'evidenziazione.

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