PowerPoint, come proteggere la presentazione da modifiche altrui

Ci sono due modi per proteggere la presentazione ppt PowerPoint e impedire che vengano effettuate modifiche
PowerPoint, come proteggere la presentazione da modifiche altrui
SmartWorld team
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PowerPoint è uno strumento di presentazione incluso nella suite Microsoft Office. Originariamente sviluppato per Macintosh, l'applicazione sviluppata dalla società di Redmond è ormai praticamente inseparabile da Windows. Tuttavia è storicamente soggetto a un grande limite: l'impossibilità di inviare una presentazione immodificabile.

Eppure si tratta di una funzionalità preziosa per evitare che qualcuno, volontariamente o accidentalmente, possa apportare cambiamenti a un lavoro concluso. In realtà, PowerPoint offre alcune modalità dal funzionamento simili per bloccare in parte le modifiche alle presentazioni da inviare.

PowerPoint, dalle funzioni all’esigenza di impedire le modifiche

Il funzionamento dello strumento di presentazione di Microsoft PowerPoint è semplice. Consente infatti di progettare presentazioni che sono un insieme di diapositive da proiettare, visualizzare o stampare. Le possibilità di dare spazio alla propria creatività sono praticamente infinite e anche la modalità d'uso non presenta particolari complicazioni.

Le diapositive di Microsoft PowerPoint Office sono pagine vuote che vengono poi riempite con immagini, testo, grafica e video. Sia su Windows sia su MacOS, Microsoft PowerPoint di Office offre varie possibilità per arricchire le presentazioni. Lo strumento di presentazione di Microsoft PowerPoint è disponibile sugli ambienti Windows e Mac OS in varie versioni. Con PowerPoint è dunque possibile:

  • creare presentazioni da zero o da un modello;
  • aggiungere testo, immagini, diagrammi e video;
  • selezionare un design professionale con PowerPoint Designer;
  • aggiunger transizioni, animazioni e movimenti cinematografici:
  • salvare su OneDrive in modo da poter accedere alle presentazioni da computer, tablet o smartphone;
  • condividi il file e lavorare con altri, ovunque si trovino.

E proprio quest'ultimo è un punto centrale: come evitare che vengano apportate modifiche non desiderate.

I due modi per proteggere la presentazione ppt PowerPoint

Quando pensiamo al modo per proteggere i nostri documenti, comprese le presentazioni in ppt di PowerPoint, il primo riferimento non può che essere quello della crittografia.

Quest'ultima consente di proteggere la presentazione con password, ma se qualcuno la inserisce può comunque apportare ogni tipo di cambiamento. Il ricorso alla firma digitale per confermare l'integrità della presentazione non è poi così agevole. Anzi, la funzione per limitare l'accesso presuppone che tutti gli interlocutori abbiano un account riconosciuto.

Cosa fare allora in via preliminare per proteggere la presentazione ppt dalle modifiche, accidentali o meno che siano. Una soluzione è l'impostazione "Apri sempre in sola lettura" mentre una seconda è "Contrassegna come finale". Tutte e due agiscono con principi simili e permettono di inserire una protezione efficace, seppure non particolarmente forte. Ma soprattutto, entrambi i sistemi richiedono un passaggio preliminare prima della condivisione della presentazione. Nulla di particolarmente complicato, ma occorre acquisire l'abitudine a farlo. E in ogni caso non è possibile usare i due strumenti insieme.

Quale strumento scegliere per bloccare le modifiche dei file ppt PowerPoint

"Apri sempre in sola lettura" e "Contrassegna come finale" mostrano la stessa efficacia e in fondo sono piuttosto simili.

In buona sostanza, aggiungono un contrassegno all'interno della presentazione. In questo modo, quando qualcuno riceve un'indicazione che ne sfavorisce la modifica richiedendo un passaggio aggiuntivo per uscire dalla modalità in sola lettura.

Si tratta di una protezione sufficiente per impedire che qualcosa possa apportare modifiche per sbaglio. Oppure per rendere chiara la richiesta di non cambiare alcuna parte del file inviato. Chi riceve la presentazione non nota alcuna differenza pratiche, a differenza di chi prepara il lavoro.

L'impostazione per la sola lettura non è altro che un flag all'interno del file mentre Contrassegna come finale chiede di creare una copia della presentazione dedicata alla condivisione. Questo sistema è utile se usiamo la stessa base di presentazione più volte con qualche modifica da apportare di tanto in tanto. Possiamo quindi produrne una finale quando necessario ma conservare una copia aperta per le modifiche.

PowerPoint, la procedura da seguire per proteggere la presentazione

Partiamo da una nostra presentazione o creiamone una nuova.

Come prima cosa cliccare sulla scheda File per accedere alle funzioni. Spostarci quindi nella zona Informazioni che permette anche di rivedere alcune impostazioni. La voce Proteggi presentazione è quella che ci interessa. La prima funzionalità da esplorare è Apri sempre in sola lettura. Basta cliccare per attivarla, ricordandosi di salvare il file e che bisogna poi confermare le modifiche. Chiudere quindi la presentazione e riaprirla per vedere apparire un messaggio che ci scoraggia la modifica.

Basta cliccare su Modifica per andare oltre. Sempre seguendo il percorso da File -> Informazioni e sempre in Proteggi presentazione, abbiamo accesso a Contrassegna come finale. Questo strumento chiede di creare una copia della presentazione, segnalata come Finale. Anche in questo caso aprendo la presentazione abbiamo una indicazione di massima che ci dice che le modifiche sono scoraggiate. Le possiamo comunque effettuare facendo clic su Modifica comunque.

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