WhatsApp Business, come configurare le nuove funzioni per comunicare con i clienti

Come rinunciare all’utilità di WhatsApp Business se si gestisce un’attività in cui la comunicazione con i clienti è frequente? Difficile dire di no a questa versione del software di messaggistica istantanea. La velocizzazione delle relazioni e dunque alleggerimento del carico di lavoro sono immediatamente percepibili.

Come distinguere visivamente le due versioni WhatsApp Business e WhatsApp Messenger? WhatsApp Business ha la lettera B in maiuscolo sullo sfondo verde. WhatsApp Messenger mostra l’immagine della cornetta di un telefono.

Al pari della versione tradizionale, WhatsApp Business è un’app gratuita per la comunicazione istantanea. Ma con una differenza di fondo: è progettata per i titolari di piccole attività. Disponibile sia per iPhone sia per smartphone Android, possiamo considerarla la release per professionisti e lavoratori. Naturalmente non è la copia fedele del classico WhatsApp, altrimenti non avrebbe senso scaricarla e installarla.

Vale certamente la pena sottolineare due particolarità nelle modalità d’uso di WhatsApp Business. In prima battuta, l’utente non può usare lo stesso numero di telefono per WhatsApp Business e WhatsApp Messenger.

Tuttavia può scegliere di trasformare l’account già attivo e poi tornare alla versione standard. Quindi è altrettanto importante far notare come WhatsApp Business funzioni pure con un numero di telefono fisso. In pratica, nel caso di associazione al nuovo account di un numero fisso, basta scegliere la ricezione di una telefonata anziché di un messaggio di testo per la verifica del numero prima dell’attivazione definitiva.

Ecco quindi che la prima differenza va cercata nella scheda del profilo. Nella versione classica sono presenti nome, fotografia e stato. In WhatsApp Business trova spazio il profilo dell’attività ovvero indirizzo, e-mail e sito web.

Ecco quindi le risposte automatiche, funzionalità completamente assente su WhatsApp Messenger. Si tratta dello strumento con cui i proprietari possono fornire una risposta preconfezionata ai clienti se sono impossibilitati a farlo manualmente. Pensiamo ad esempio al troppo carico di lavoro oppure a un messaggio arrivato fuori orario.

La terza importante particolarità di WhatsApp Business è la gestione semplificata delle chat tramite le etichette. L’utente può crearne fino a 20 e può recapitare il messaggio a tutte le chat contrassegnate dall’etichetta selezionata all’inizio.

La primissima cosa da fare per testare le funzionalità di WhatsApp Business è il download dell’app. Il software è disponibile su Google Play Store per smartphone Android e sull’App Store per quelli a firma Apple. Dopo aver scaricato l’app e proseguito con l’installazione occorre procedere con i 6 passaggio della configurazione:

• leggere i termini di servizio e l’informativa sulla privacy e poi fare tap su Accetta e Continua;
• scegliere la nazione di appartenenza, aggiungere il prefisso internazionale e il numero di telefono;
• fare tap su Avanti e OK per ricevere il codice a 6 cifre con cui completare la registrazione del telefono;
• decidere se prestare il consenso di accesso ai contatti e alle foto;
• scrivere il nome dell’attività, aggiungere una categoria e selezionare l’immagine profilo;
• fare tap su Esplora e andare su Profilo dell’attività, da dove aggiungere le informazioni utili sull’azienda, come l’indirizzo di posta elettronica, il sito web e la descrizione dell’attività, gli orari di apertura.

A questo punto non resta che sfruttare la funzionalità dei messaggi automatici con WhatsApp Business.

Il ventaglio di scelta delle risposte è di 3 tipi: di benvenuto, d’assenza e le risposte rapide.

Per attivare i primi bisogna fare tap su Altre opzioni, quindi Strumenti attività e Messaggio di benvenuto. Poi spostare la levetta da sinistra accanto a Invia messaggio di benvenuto per attivarlo. Quindi fare tap sul messaggio per modificarlo e selezionare dalla scheda Destinatari l’opzione adatta fra Tutti, Tutti quelli non in rubrica, Tutti tranne, Invia solo a. Infine fare tap su Salva per memorizzare le modifiche.

Per attivare i messaggi d’assenza la procedura è simile, se non la levetta va spostata a destra accanto alla voce Invia messaggio d’assenza per attivare l’opzione. Qui fare tap sulla scheda Orario e scegliere tra le possibilità di invio disponibili: Invia sempre, Orario personalizzato, Al di fuori degli orari di apertura.

Infine, per attivare le risposte rapide, fare tap su Altre opzioni e poi su Strumenti attività e Risposte rapide.

Quindi toccare Aggiungi e scrivere un messaggio di testo per la risposta rapida. Poi impostare il collegamento della tastiera preferito e selezionare una parola chiave per trovare la risposta rapida. Infine, fare tap su Salva.