Google Drive, le funzioni "nascoste" che migliorano l'utilizzo

Il servizio di Google Drive è tra i Cloud Storage più utilizzati dagli utenti della rete. E' comodo, rapido e con il tempo è diventato uno strumento utile per il lavoro e non solo, creando uno spazio virtuale sicuro per i documenti personali, lavorativi e di altre tipologie di file. Sebbene sia ampiamente utilizzato, anche nella forma a pagamento, ci sono delle funzioni nascoste che non tutti conoscono e sono in grado di utilizzare. In questo articolo faremo riferimento a piccoli trucchi per utilizzare Google Drive al meglio, sfruttanto al massimo le sue potenzialità.

Alle volte si può avere la necessità improvvisa di dover cosultare un determinato documento personale o di lavoro quando non si ha a disposizione una connessione. Come fare? Google Drive permette di accedere e lavorare con i file in memoria anche offline. Non c'è dunque la necessità di essere sempre connessi.

Per attivare la modalità offline si dovrà fare clic sull'ingranaggio in alto a destra e selezionare Impostazioni. Sulla finestra che si aprirà, scorrendo verso il basso ci sarà la voce Offline. Sarà necessario apporre il segno di spunta e cliccare su fine per apportare la modifica.

Google Drive, così come altri software permete agli utenti di attivare una serie di funzioni attraverso delle scorciatoie da tastiera. Queste rendono più pratico e rapido l'utilizzo del sistema stesso, in particolare quando si tratta di funzioni utilizzate più di frequente. Un esempio paratico: vuoi selezionare tutti gli elementi visibili in una determinata cartella? Una volta dentro potrai semplicemente digitare i tasti MAIUSC + A dalla tastiera ed evitare così l'utilizzo del mouse. Per accedere al "cheat sheet" che spiega tutte le scorciatoie si dovrà cliccare sull'ingranaggio in alto a destra e selezionare l'opzione Scorciatoie da tastiera.

Oltre al salvataggio dei file, Google Drive è utile per la condivisione di documenti con colleghi di lavoro, familiari, ecc. Alle volte può essere necessario condividere un file assicurandosi che questo non venga in alcun modo modificato, né scaricato, stampato o copiato. Con questo comando nascosto è possibile abilitare tutte queste funzioni. Una volta individuato il file, si dovrà cliccarci sopra con il tasto destro del mouse. Dal menù si selezionerà l'ozpione Condividi e cliccare sull'ingranaggio in alto a destra e disattivare l'opzione "Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere" levando il segno di spunta.

Può capitare di aver condiviso in passato dei file con degli utenti con cui adesso non si hanno più rapporti. La privacy dei propri file è importante, in particolare quando si tratta di documenti. Google Drive consente di bloccare gli utenti indesiderati con un paio di clic. In questo modo il proprio materiale salvato nel cloud sarà al sicuro.

Per bloccare uno o più utenti si potrà cliccare su Condivisi con me nella parte sinistra. Nell'elenco di file che comparirà si dovrà individuare uno inviato dall'utente da bloccare, clic destro del mouse e selezionare la voce Blocca.

All'apertura di Google Drive, quello che compare nella parte centrale della schermata sono è la sezione dei suggerimenti. Spesso e volentieri non risulta particolarmente utile e occupa un grande spazio della pagina. Attraverso un'opzione è possibile disabilitare i suggerimenti e farli scomparire dalla pagina principale di Google Drive, in modo da avere lo spazio dedicato a file più rilevanti. Per farlo si dovrà fare clic sull'icona dell'ingranaggio, selezionare la voce Impostazioni. Nella schermata che comparirà, scorrendo verso il basso, sarà sufficiente levare il segno di spunta alle opzioni Mostra i file suggeriti in Il mio Drive e Mostra i file suggeriti in Condividi con me (aggiornamento della pagina obbligatorio).

L'archiviazione a titolo gratuito dei file su Google Drive ha il limite di 15GB. Chi non ha intenzione di pagare un aumento della memoria a disposizione si potrà trovare nelle condizioni di dover eliminare alcuni file presenti. Negli anni tendiamo ad accumulare materiale che dopo un po' di tempo può rivelarsi superfluo. Un modo efficace di liberare spazio da Google Drive è quello di individuare i file più grandi ed eliminarli. Con un clic su questo link https://drive.google.com/drive/u/0/quota si potranno vedere i file in memoria per ordine di grandezza.