Microsoft Teams, le 6 funzioni che forse non conosci

Microsoft Teams è tra le app più diffuse per lo smartworking e la didattica a distanza. Ecco sei utili funzioni in grado di migliorare la produttività
Microsoft Teams, le 6 funzioni che forse non conosci
SmartWorld team
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Con l'esplodere della pandemia di coronavirus, molte organizzazioni sono state costrette a sperimentare modi inediti e alternativi per garantire la prosecuzione delle attività lavorative e scolastiche. Si è così assistito in breve tempo alla diffusione dello smartworking e con esso al successo delle app di videochiamate, di cui fa parte in un certo senso anche Microsoft Teams.

La piattaforma è stata lanciata dall'azienda statunitense nel marzo del 2017, pur conoscendo soltanto negli ultimi due anni un enorme tasso di utilizzo e, corrispondentemente, un più puntuale sviluppo attraverso la costante aggiunta di nuove funzionalità in grado di migliorare l'esperienza utente. Configurare il servizio di Microsoft come semplice strumento per le videoconferenze appare tuttavia riduttivo: Teams include infatti una serie di strumenti pensati per favorire il lavoro di squadra e migliorare la produttività a distanza, semplificando i vari processi.

Ecco perché può essere utile fornire qualche consiglio per sfruttare al meglio Microsoft Teams, volgendo lo sguardo a quelle funzioni che potrebbero essere rimaste un po' in penombra ma che, invece, costituiscono parte inscindibile di quell'esperienza utente che l'azienda di Redmond ha cercato di migliorare aggiornamento dopo aggiornamento.

Whiteboard, l’area di disegno digitale condivisa per prendere appunti

Microsoft Teams offre un'integrazione con Whiteboard, una sorta di lavagna "smart" che consente ai partecipanti delle riunioni di condividere idee e appunti in contemporanea. Trattandosi di una risorsa condivisa, tutte le modifiche verranno visualizzate ovunque e in tempo reale, di modo che gli utenti collegati alla call possano sempre prendere visione del contenuto della lavagna. La web app Whiteboard viene abilitata in automatico per chi possiede una licenza Microsoft 365 e ha due differenti impostazioni di modifica: singola o estesa a tutti i partecipanti, che avranno quindi la possibilità di modificare l'area digitale aggiungendo le proprie annotazioni.

Le scorciatoie su Microsoft Teams

Le scorciatoie rappresentano da sempre delle skills più utili per migliorare la produttività e anche Microsoft Teams ne offre qualcuna, al fine di semplificare i processi e risparmiare tempo. Premendo la combinazione di tasti CTRL + su Windows o COMANDO + su macOS, sarà possibile accedere ad un ricco elenco di shortcuts da tastiera, alcune delle quali peraltro assai utili per interrompere una conversazione o disattivare la parte audio o video in pochi istanti. Vogliamo segnalarvene giusto qualcuna, rimandandovi per il resto alla seguente pagina per avere una panoramica completa sui tasti di scelta rapida presenti su Teams:

  • CTRL + N per avviare una nuova chat
  • CTRL + Maiuscolo + M per disattivare il microfono
  • CTRL + Maiuscolo + O per attivare o disattivare il video
  • CTRL + Maiuscolo + H per terminare la videochiamata
  • CTRL + Maiuscolo + K per alzare o abbassare la mano

Registrare le riunioni

Un'utile funzione di Microsoft Teams è quella della registrazione delle riunioni o delle chiamate, così da permettere una visualizzazione futura. La registrazione acquisirà sia la parte video (compresa la condivisione dello schermo) che quella audio e rappresenta certamente una funzione cruciale per i membri che si sono persi l'incontro o per rivedere con calma alcuni punti della call.

Sottotitoli e didascalie

L'opzione sottotitoli live di Teams permette di generare una trascrizione in tempo reale della riunione, riducendo i malintesi e agevolando il dialogo nelle call di respiro internazionale. La funzione è al momento disponibile soltanto in inglese, ma da parte di Microsoft c'è già la promessa di estendere il supporto grazie all'aggiunta di nuove lingue. Per attivarla basterà cliccare sui tre puntini presenti all'interno della riunione, selezionare la voce "altre opzioni", quindi "attiva i sottotitoli in tempo reale".

Anche la barra di ricerca è una funzionalità spesso trascurata dagli utenti. Collocata nella parte superiore della schermata, rappresenta il punto di riferimento per trovare tutto quello che stai cercando. Ma non solo, perché se si posiziona il cursore nella barra e si digita uno slash (combinazione di tasti maiuscolo + 7), sarà possibile richiamare alcune scorciatoie che, altrimenti, richiederebbero qualche click in più. Tra quelle più interessanti riportiamo soprattutto:

  • /chat, che permette di scegliere un destinatario e inviare un messaggio veloce
  • /file, per visualizzare "al volo" gli ultimi file caricati su Teams
  • /assente, per impostare lo status Assente
  • /non disturbare, per impostare lo status non disturbare
  • /torno subito, per impostare lo status torno subito
  • /disponibile, per impostare lo status disponibile
  • /novità, per mostrare le ultime novità introdotte su Teams
  • /trova, per cercare una parola particolare all'interno di un canale o di una chat

Switch tra dispositivi

Si tratta di un'altra utile funzione per chi ha la necessità di cambiare dispositivo (ad esempio dal notebook allo smartphone) e sta partecipando nel frattempo ad una riunione, agevolando soprattutto chi è solito lavorare in modalità multitasking. Basterà aprire l'app Microsoft Teams sul secondo dispositivo, effettuare il login all'account utilizzato e partecipare alla riunione in corso, avendo cura di premere su "Trasferisci su questo dispositivo".

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